Khi ghi seri tem sau sửa chữa, hãy lưu seri tem cũ và seri tem mới trong cùng hồ sơ, gắn với mã thiết bị và phiếu sửa tương ứng. Ghi lý do thay, thời điểm thay và ai đã đối chiếu. Nếu seri cũ bị rách hoặc mờ, ghi phần còn đọc được rồi xác nhận từ ảnh hoặc hồ sơ đã lưu. Trước khi bàn giao, tra thử theo seri mới và kiểm hồ sơ có dẫn về đúng thiết bị, đúng lần sửa hay không.
Giữ liên kết giữa thiết bị, tem cũ và tem mới
Dải tem đánh số thứ tự liên tiếp gắn trên linh kiện. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu bằng việc phân biệt seri thiết bị với seri in trên tem. Seri thiết bị nhận diện chiếc máy hoặc hồ sơ quản lý tương ứng. Seri tem nhận diện miếng tem được cấp và đang gắn ở một vị trí. Trong một lần sửa, thiết bị có thể giữ nguyên seri thân máy nhưng nhận tem khác do phải tháo vỏ. Hãy có trường riêng cho hai loại số. Nếu sửa chữa có thay cụm vỏ mang số nhận diện, xác nhận cách quản lý với người phụ trách trước khi cập nhật, rồi ghi rõ thay đổi trong phiếu sửa.
Trước khi tháo tem, chụp ảnh vị trí và seri cũ nếu đọc được. Đọc trọn chuỗi, kể cả tiền tố, số đầu hoặc ký tự phân cách nếu chúng thuộc định danh. Mở đúng phiếu rồi so với hồ sơ bàn giao trước đó. Nếu tem đã rách một phần, giữ ảnh và ghi mức xác nhận của dữ liệu. Khi lấy được seri cũ qua hồ sơ, ghi nguồn dùng để đối chiếu. Trường hợp còn nhiều khả năng hoặc chưa tìm thấy bản ghi, giữ trạng thái chờ xác nhận thay vì điền một chuỗi theo mẫu gần giống.
Khi cấp tem mới, kiểm mã còn chưa dùng theo sổ hoặc hệ thống đang áp dụng. Gắn seri mới vào đúng phiếu sửa và giữ seri cũ dưới trạng thái tương ứng như đã thay. Ghi mốc sửa và mốc bàn giao riêng nếu quy trình cần cả hai. Việc thay seri tem là một sự kiện trong lịch sử thiết bị. Các mốc bảo hành tiếp theo cần lấy từ hồ sơ đã được xác nhận. Sau khi dán, đọc lại seri trên sản phẩm và tra bằng cả seri mới lẫn seri cũ nếu hệ thống cho phép tìm theo hai đầu mối.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhiều tem nhỏ in số khác nhau. Nguồn: Unsplash
Cửa hàng lưu phiếu sửa và cấp tem tại bàn
Mở đúng phiếu trước khi lấy tem mới. Ghi seri thân máy, seri tem cũ và lý do thay ở các dòng riêng để tránh chép nhầm.
Dán xong mới đối chiếu seri nhìn thấy với seri đã ghi. Chụp cận tem mới và thêm một ảnh đủ thấy vị trí trên đúng thiết bị.
Trước khi giao, nhờ người kiểm đọc chuỗi từ thiết bị và mở lại hồ sơ. Nếu seri cũ không đọc đủ, để ghi chú nguồn xác nhận hoặc trạng thái chờ.
Cơ sở cấp nhiều tem theo dãy hoặc có nhiều bàn sửa
Ghi tem đã cấp cho phiếu nào và còn ở trạng thái nào. Tách mã chưa dùng, tem bị lỗi khi lấy và tem đã dán để tránh cấp trùng.
Thử tra theo seri tem mới và theo seri thiết bị. Với máy đã sửa nhiều lần, xem mỗi lần thay có hiện đúng cặp cũ và mới cùng phiếu tương ứng.
Khi đổi dãy hoặc thay định dạng dữ liệu, kiểm tiền tố và số đầu trên bản in. Giữ mã dạng văn bản nếu bảng dữ liệu có thể làm mất ký tự khi tự đổi định dạng.
Cách ghi và kiểm một lượt đổi seri
Bảng tên thiết bị có số seri in bên dưới. Nguồn: Unsplash
Khóa đúng bản ghi thiết bị. Đối chiếu seri trên thân với phiếu sửa. Chụp tem cũ trước khi tháo hoặc ghi tình trạng nếu đã thiếu.
Ghi cặp seri và lý do. Lưu seri tem cũ, seri tem mới, vị trí và mốc thực hiện. Giữ nguồn xác nhận của seri cũ nếu phải tra từ ảnh hoặc hồ sơ.
Kiểm tem mới đúng phiếu. Với tem bảo hành in seri, đọc từng ký tự trước khi dán. Nếu có mã quét, đối chiếu kết quả với chuỗi cần lưu.
Thử tra từ thiết bị đã hoàn tất. Đọc hoặc quét seri mới trên tem đã dán. Kiểm bản ghi trả về đúng lần sửa, đồng thời giữ ảnh vị trí và mã thiết bị.
Chuẩn bị dữ liệu cho đợt in sau. Khi trao đổi về in tem QR Code và mã vạch nếu dùng seri dạng mã quét, gửi quy tắc định dạng và bảng dữ liệu đã kiểm trùng.
Ví dụ khi tem cũ rách một phần sau khi mở vỏ
Ví dụ minh họa. Một kỹ thuật viên thay tem sau khi sửa, nhưng phần cuối seri cũ đã mất khi mở vỏ. Hồ sơ bàn giao có ảnh đọc được toàn chuỗi và seri thân máy trùng với phiếu sửa. Nhân viên lưu ảnh tem rách, ghi seri cũ theo nguồn đã đối chiếu và cấp một seri mới. Khi chuẩn bị giao, người kiểm tra theo mã mới và thấy phiếu đúng thiết bị, có lý do thay cùng thông tin của tem trước. Họ bổ sung ảnh tem mới đã dán để lần tiếp nhận sau có thể xác nhận cả vị trí và ký tự.
Giới hạn áp dụng. Cách ghi nhằm duy trì lịch sử nhận diện tem và thiết bị. Trường dữ liệu, người xác nhận và cách xử lý khi mất seri phụ thuộc quy trình của cơ sở. Nếu có nhiều hệ thống lưu song song, thử tra từ nơi nhân viên thực sự dùng để xác nhận thay đổi đã được cập nhật đúng.
Câu hỏi thường gặp
Đổi seri tem có cần sửa seri thiết bị trong hồ sơ không?
Ghi đây là hai trường riêng. Khi chỉ thay tem, cập nhật seri tem và giữ liên kết với bản ghi thiết bị. Nếu thay bộ phận mang số nhận diện, làm theo quy trình của cơ sở.
Nếu seri tem cũ đã mất thì ghi thế nào?
Lưu thông tin còn lại, tra ảnh hoặc hồ sơ theo seri thân máy và ghi nguồn xác nhận. Nếu chưa xác định được, đánh dấu trạng thái đó trong phiếu sửa.
Một máy thay tem nhiều lần nên tra theo số nào?
Dùng seri thiết bị để mở lịch sử, rồi đối chiếu seri tem hiện tại và các lần thay. Nếu hệ thống cho phép, kiểm thêm truy vấn theo mã mới và mã cũ.
Gửi mẫu seri, cách cấp mã và vị trí dán qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem quy cách tem cho quy trình sửa chữa.