Chọn khổ bao thư cho giấy A4 theo kích thước của bộ giấy sau khi gấp, hoặc theo nguyên khổ nếu tài liệu cần giữ phẳng. Gấp ba phù hợp với thư ngắn cần bao dài gọn, gấp đôi phù hợp khi muốn ít nếp hơn, còn giữ phẳng phù hợp với tài liệu cần nguyên mặt. Hãy thử đủ số tờ và phụ lục trong mẫu bao thật trước khi chốt khổ.
Chọn mức gấp theo cách người nhận dùng tài liệu
Với thư thông báo hoặc thư giới thiệu ngắn, gấp ba theo chiều dài tờ A4 tạo thành một dải có cạnh dài bằng chiều ngang ban đầu của giấy. Bao thư dài có thể phù hợp nếu lòng bao nhận được dải giấy đó. Trước khi gấp hàng loạt, hãy mở mẫu ra rồi kiểm tra nếp có đi qua phần ký, vùng đóng dấu hoặc một dòng cần đọc liền hay không. Nếu thư có phần đầu dùng để nhận diện, thử gấp sao cho người nhận mở ra theo đúng chiều đọc.
Gấp đôi giúp giảm số nếp trên tờ. Phương án này thường thuận khi thư có nội dung trải rộng, cần dễ mở tại bàn hoặc đi cùng một phụ lục có kích thước sau gấp tương đương. Hãy gấp và mở thử cả bộ. Hai tờ gấp riêng có thể xếp khác độ dày so với hai tờ lồng vào nhau rồi mới gấp. Chọn cách đóng bao mà nhân viên có thể thực hiện đều tay.
Nếu tài liệu cần giữ phẳng, chọn bao đủ chỗ cho nguyên tờ A4 và các vật kèm theo. Dùng trường hợp dày nhất để thử, nhất là khi có bìa mỏng hoặc phụ lục đóng ghim. Phần ghim hoặc mép bìa có thể cấn ở miệng dù tờ A4 rời đưa vào thuận. Nếu cần lấy toàn bộ hồ sơ ra thành một bộ, thử rút bằng một động tác để xem phụ lục có trượt lại trong bao không.
Đo lòng bao theo hướng đưa giấy vào
Khổ ghi trên quy cách bao thư thường mô tả kích thước thành phẩm. Khi thử độ vừa, đo cả phần miệng và vùng lòng thực sự dùng được. Mép dán, mối nối và dáng nắp có thể làm đường đưa giấy vào hẹp hơn tưởng tượng. Đặt mẫu giấy đã gấp cạnh bao và đánh dấu cạnh sẽ đi vào trước. Sau đó dùng đúng chiều đó để kiểm tra phần miệng và phần đáy.
Bộ giấy cần có khoảng chừa để luồn vào mà không phải ép mép. Một tờ giấy vừa sát có thể cấn khi thêm phụ lục hoặc lệch nếp gấp. Ngược lại, nếu lòng bao quá rộng, bộ giấy nhỏ dễ xê dịch. Điều này cần xem kỹ với bao có cửa sổ, vì vùng tên người nhận trên tờ bên trong có thể lệch khỏi ô nhìn sau khi đóng và cầm nghiêng.
Độ dày nên được kiểm tại nếp gấp, mép ghim và những chỗ nhiều lớp chồng lên nhau. Sau khi đưa đủ tài liệu vào, đóng nắp và xem nắp có áp đều hay bị đội lên ở một đầu. Mở một mẫu đã dán theo cách người nhận thường mở để biết giấy bên trong có nằm sát đường mở đến mức dễ bị cắt hoặc rách hay không.
Cách thử bao thư với bộ giấy thật
Chuẩn bị bộ gửi thông thường và bộ dày nhất. Dùng đúng giấy đang in văn bản. Thêm phiếu, phụ lục hoặc tờ ký nếu chúng thường đi cùng. Ghi riêng trường hợp giữ phẳng để tránh lấy số đo từ bản đã gấp.
Gấp rồi đo khổ thực tế. Đo hai cạnh của bộ sau gấp và xem cạnh nào có nhiều lớp. Nếu dự định gấp bằng dụng cụ hoặc theo dấu có sẵn, hãy làm mẫu theo đúng cách đó.
Thử đưa vào, đóng nắp và rút ra. Quan sát góc hay mắc, mép hay cong và phần nắp bị đội. Với bao có cửa sổ, kiểm tra tên người nhận khi bao nằm phẳng, dựng đứng và được cầm nghiêng.
Lưu mẫu đã duyệt. Ghi khổ bao, hướng mở, cách gấp và số tờ của bộ thử. Giữ một bộ thật để đối chiếu nếu lần sau đổi loại giấy, thêm phụ lục hoặc thay kiểu bao.
Khi đặt in phong bì và bao thư công ty, gửi kích thước của bộ giấy sau khi gấp và kiểu nắp muốn dùng. Nếu đặt kèm giấy tiêu đề, thử luôn vị trí nếp gấp trên văn bản có in nội dung. Với đơn in nhanh có nhiều bộ tài liệu, ghi rõ bộ nào dùng chung bao và bộ nào cần khổ riêng.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ gửi một tờ A4 thì nên gấp đôi hay gấp ba?
Gấp ba phù hợp nếu cần một bao dài gọn và nội dung chịu được các nếp gấp. Gấp đôi phù hợp nếu cần ít nếp và muốn người nhận mở tờ nhanh tại bàn. Hãy đặt nếp thử trên chính văn bản sẽ gửi rồi chọn theo vùng chữ, chữ ký hoặc dấu cần giữ.
Bao cũ vừa với thư, thêm phụ lục có phải đổi khổ không?
Thử lại với đủ giấy và cách gấp đang dùng. Nếu bộ vẫn luồn vào nhẹ, nắp đóng đều và người nhận rút được cả bộ, có thể giữ khổ cũ. Nếu mép hay mắc ở miệng hoặc nắp bị đội, xem lại cách xếp và khoảng trống trong bao.
Bao có cửa sổ cần thử thêm điều gì?
Hãy điền tên và địa chỉ người nhận với dòng dài tương tự hồ sơ thật. Gấp theo quy trình dự kiến rồi kiểm tra phần cần đọc còn nằm trong cửa sổ khi bộ giấy dịch về các cạnh. Đối chiếu thêm những dòng nội bộ gần đó để chúng nằm ngoài vùng nhìn.
Anh/chị cần chọn khổ bao thư cho giấy A4, hãy gửi số đo bộ giấy, cách gấp và ảnh mẫu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.