Bao thư công ty có những khổ nào và nên in gì lên bao thư?
Bao thư công ty thường dùng các khổ như DL, C5, C6 và khổ vuông tùy mục đích gửi thư, hóa đơn hoặc tài liệu. Nên in logo, tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ lên bao thư để người nhận nhận diện ngay và tăng tính chuyên nghiệp.
Tại xưởng in 226/31 Tân Hương, P. Phú Thọ Hòa, TP.HCM, khách doanh nghiệp thường hỏi về kích thước bao thư công ty khi chuẩn bị bộ nhận diện. Bao thư không chỉ để đựng giấy mà còn là phần đầu tiên người nhận nhìn thấy. Nếu bao thư không có thông tin rõ ràng, người nhận có thể bỏ qua hoặc mất thời gian kiểm tra. Người làm nghề khuyên in vừa đủ thông tin cần thiết, không nhồi nhét quá nhiều chữ lên mặt trước. Việc chọn đúng khổ và bố trí thông tin hợp lý giúp bao thư vừa chuyên nghiệp vừa dễ sử dụng.
Xưởng nhận in bao thư cả kỹ thuật số HP và offset. In kỹ thuật số HP có hàng trong khoảng 4 giờ với số lượng vừa phải. In offset thường mất 7–10 ngày với số lượng lớn. Nếu lỗi do tiệm, xưởng in lại 100%.
Các khổ bao thư công ty phổ biến và cách chọn
Khổ DL (110 x 220 mm) là khổ phổ biến nhất cho thư thường và hóa đơn. Kích thước vừa với giấy A4 gấp ba lần. Khổ C5 (162 x 229 mm) phù hợp khi cần gửi tài liệu A5 hoặc giấy A4 gấp đôi. Khổ C6 (114 x 162 mm) nhỏ hơn, thường dùng cho thiệp hoặc thư ngắn. Khổ vuông hoặc khổ tùy chỉnh được dùng khi thương hiệu muốn bao thư có hình thức khác biệt. Mỗi khổ có cửa sổ hoặc không cửa sổ tùy nhu cầu.
Khi chọn khổ, hãy nghĩ đến loại giấy sẽ bỏ vào bên trong. Giấy A4 gấp ba vừa với DL. Giấy A4 gấp đôi vừa với C5. Nếu thường xuyên gửi tài liệu dày, chọn khổ lớn hơn để tránh phải gấp nhiều lần. Tình huống gửi hóa đơn hàng tháng: khổ DL là lựa chọn quen thuộc và tiết kiệm. Tình huống gửi hợp đồng hoặc tài liệu nhiều trang: khổ C5 giúp giấy không bị gấp quá nhiều. Tình huống gửi thư mời hoặc tài liệu ngắn: khổ C6 vừa đủ và gọn.
Trường hợp thực tế: một công ty dịch vụ kế toán cần gửi hóa đơn cho khách hàng. Họ chọn khổ DL vì vừa với giấy A4 gấp ba và dễ bỏ vào hộp thư. Họ in logo và địa chỉ công ty ở góc trên bên trái, để khoảng trống lớn ở giữa để ghi địa chỉ người nhận. Bao thư trông chuyên nghiệp và dễ nhận diện.
Nên in những gì lên bao thư công ty
Mặt trước bao thư nên có logo và tên công ty ở góc trên bên trái hoặc giữa. Địa chỉ công ty và số điện thoại ghi rõ để người nhận biết nguồn gốc. Nếu có slogan ngắn, có thể đặt dưới tên công ty nhưng không nên chiếm quá nhiều diện tích. Mặt sau có thể để trống hoặc in thêm thông tin phụ như dòng chữ “Thư quan trọng” nếu cần. Tránh in quá nhiều màu hoặc hình nền vì có thể làm thông tin chính khó đọc.
Bao thư thường được in một hoặc hai màu để giữ vẻ chuyên nghiệp và dễ đọc. Nếu thương hiệu cần màu đầy đủ, có thể in offset với số lượng lớn. Thông tin in nên ngắn gọn và rõ ràng. Người nhận chỉ cần nhìn là biết nguồn gốc thư mà không cần đọc nhiều. Bạn có thể xem thêm in phong bì bao thư công ty để biết các khổ đang nhận in.
Cách bố trí thông tin trên bao thư theo tình huống
Đặt logo và tên công ty ở vị trí dễ thấy nhất khi người nhận cầm bao thư. Thông tin địa chỉ nên căn trái hoặc căn giữa tùy thiết kế. Để khoảng trống đủ lớn ở giữa hoặc bên phải để người gửi ghi địa chỉ người nhận. Nếu dùng bao thư có cửa sổ, đảm bảo vị trí cửa sổ khớp với địa chỉ in trên giấy bên trong. Kiểm tra file trước khi in để chữ không bị cắt khi gấp hoặc dán.
Tình huống gửi thư thường xuyên: in sẵn logo và địa chỉ công ty, để trống phần địa chỉ người nhận. Tình huống gửi số lượng lớn cùng địa chỉ: có thể in sẵn địa chỉ người nhận nếu cố định. Tình huống cần đồng bộ với giấy tiêu đề: bố trí logo và thông tin tương tự để tạo bộ nhận diện thống nhất. Nếu cần giấy tiêu đề đồng bộ, có thể tham khảo in giấy tiêu đề.
Lỗi thường gặp khi in bao thư công ty
Lỗi phổ biến là in quá nhiều thông tin lên mặt trước, khiến bao thư rối và khó đọc. Lỗi thứ hai là chọn khổ không phù hợp với giấy bên trong, phải gấp nhiều lần hoặc giấy bị nhăn. Lỗi thứ ba là chữ quá gần mép hoặc đường dán, bị che khi gấp. Lỗi thứ tư là màu in không đồng đều khi số lượng lớn mà không dùng offset.
Cách tránh: chỉ in thông tin cần thiết. Kiểm tra khổ giấy bên trong trước khi chọn khổ bao thư. Để khoảng trắng đủ quanh chữ. Nếu số lượng lớn, cân nhắc in offset để màu sắc ổn định. In thử một vài bản và gấp thử trước khi chạy số lượng lớn.
Cách chuẩn bị file in bao thư
File nên để ở định dạng PDF hoặc AI, có bleed nếu cần. Đánh dấu rõ vị trí cửa sổ nếu có. Chữ không quá gần mép hoặc đường dán. Độ phân giải hình ảnh từ 300 dpi. Màu để ở CMYK nếu in offset. Gửi kèm file gốc và ghi chú rõ khổ bao thư, số lượng và có cửa sổ hay không. Nhân viên xưởng sẽ kiểm tra file và báo lại nếu cần chỉnh trước khi in.
Câu hỏi thường gặp về bao thư công ty
Khổ DL có vừa với giấy A4 không? Vừa khi gấp giấy A4 thành ba phần. Đây là khổ được dùng nhiều nhất cho thư thường.
Nên in bao thư một màu hay nhiều màu? Một hoặc hai màu thường đủ cho bao thư công ty. Nhiều màu phù hợp khi số lượng lớn và cần nhận diện mạnh.
Có thể in địa chỉ người nhận sẵn lên bao thư không? Có thể nếu số lượng lớn và địa chỉ cố định. Với số lượng ít, thường để trống để ghi tay hoặc in riêng.
Nếu bạn cần tư vấn khổ bao thư và nội dung in, nhắn Zalo 0985 342 439 qua https://zalo.me/0985342439. Xưởng tại 226/31 Tân Hương sẵn sàng hỗ trợ kiểm tra file và báo thời gian hoàn thành.