In Vé Mời, Vé Sự Kiện – Từ Một Tấm Vé Đẹp Đến Khâu Check-in Gọn Gàng
Một sự kiện có 500 khách.
Vé đã phát hết. Đến giờ khai mạc, khách bắt đầu đến cùng lúc.
Người có vé VIP đứng chung với khách thường. Một vài người chụp lại vé gửi cho bạn. Ban tổ chức phải dò danh sách bằng mắt. Nhân viên cổng không biết chiếc vé vừa đưa ra đã được sử dụng hay chưa.
Lúc này mới thấy: vé sự kiện không chỉ là một tấm giấy để ghi ngày giờ.
Nó còn là một phần của quy trình đón khách.
Phước Lộc Thọ nhận in vé mời, vé sự kiện tại TP.HCM cho hội nghị, workshop, khai trương, triển lãm, chương trình nội bộ, biểu diễn, tiệc và nhiều loại sự kiện khác. Tùy cách tổ chức, vé có thể làm đơn giản với một nội dung chung hoặc kết hợp số nhảy, mã riêng, QR, dữ liệu tên khách và đường răng cưa.
Trước khi chọn giấy đẹp, hãy xác định một việc trước:
Ban tổ chức sẽ kiểm vé như thế nào khi khách đến?
Câu trả lời này quyết định rất nhiều thứ phía sau.
Nếu chỉ cần vé mời, đừng làm mọi thứ phức tạp
Một buổi khai trương nhỏ có 100 khách mời quen biết có thể chỉ cần một mẫu vé đẹp, ghi rõ:
Tên chương trình.
Ngày giờ.
Địa điểm.
Thông tin liên hệ.
Số ghế hoặc khu vực nếu có.
Một buổi gặp mặt nội bộ cũng không nhất thiết phải xây hệ thống check-in phức tạp.
Trong trường hợp đó, tập trung vào bố cục dễ đọc, giấy phù hợp và thông tin chính xác sẽ có ích hơn việc thêm hàng loạt công nghệ chỉ vì “vé sự kiện bây giờ phải có QR”.
Ngược lại, nếu sự kiện bán vé, có nhiều hạng vé hoặc cần kiểm soát từng khách, lúc đó mã riêng mới trở nên đáng giá.
Có 1.000 vé, nên để tất cả giống nhau?
Không nhất thiết.
Ví dụ sự kiện có:
VIP 001 – VIP 100
STANDARD 001 – STANDARD 600
GUEST 001 – GUEST 300
Chỉ nhìn mã, nhân viên đã có thêm một lớp thông tin để phân loại.
Hoặc mỗi vé có thể chạy số liên tục:
0001
0002
0003
0004…
Đây là số nhảy.
Thay vì thiết kế hàng nghìn file riêng, phần nền giữ nguyên còn số trên mỗi vé thay đổi theo dữ liệu.
Cách này phù hợp khi ban tổ chức muốn theo dõi số vé đã phát, phân nhóm khách hoặc đối chiếu với danh sách nội bộ.
Nhưng phải chốt quy tắc trước.
Đừng đến lúc đã in 800 vé mới phát hiện ban tổ chức muốn VIP bắt đầu bằng V001 còn khách thường phải bắt đầu từ A001.
Nếu ban tổ chức có sẵn danh sách QR riêng cho từng khách, có thể cung cấp dữ liệu để ghép lên từng vé.
Nếu tất cả khách dùng chung một QR dẫn đến bản đồ sự kiện, việc xử lý lại đơn giản hơn rất nhiều.
Và dù dùng loại nào, hãy quét thử trước khi chạy toàn bộ.
QR quá nhỏ, nền thiếu tương phản hoặc file mã không đúng đều có thể gây khó khăn ở cổng vào.
Một tấm vé đẹp nhưng phải mất 20 giây mới quét được sẽ tạo thành một hàng người rất dài khi 300 khách đến cùng lúc.
In tên từng khách lên vé có đáng làm?
Với sự kiện chọn lọc, hội nghị khách hàng, tiệc doanh nghiệp hoặc chương trình VIP, in tên người nhận trực tiếp lên vé tạo cảm giác cá nhân hơn.
Thay vì:
Trân trọng kính mời Quý khách
có thể là:
Trân trọng kính mời Anh Nguyễn Văn Minh
Nếu có danh sách Excel, tên khách, công ty, mã ghế hoặc nhóm vé có thể thay đổi theo từng dòng dữ liệu.
Ví dụ:
Họ tên | Công ty | Hạng vé | Ghế | Mã vé
Nhưng dữ liệu cần được làm sạch trước.
Tên sai dấu.
Công ty viết sai.
Một khách xuất hiện hai lần.
Mã ghế trùng.
Những lỗi đó máy in không tự nhận biết được. File cung cấp thế nào, dữ liệu có thể được xử lý theo đúng thông tin đó.
Với danh sách quan trọng, nên kiểm tra trước vài trường hợp tên dài nhất, tên ngắn và một số dòng ngẫu nhiên.
Răng cưa vẫn hữu ích trong thời đại QR
Không phải sự kiện nào cũng check-in bằng điện thoại.
Có chương trình vẫn sử dụng vé có cuống xé.
Khách đến cổng.
Nhân viên xé một phần.
Phần cuống được giữ lại để kiểm soát hoặc đối chiếu.
Trong trường hợp này, đường răng cưa giúp việc xé vé nhanh và gọn hơn.
Nếu dùng cuống vé, cần quyết định từ lúc thiết kế:
Phần nào khách giữ?
Phần nào ban tổ chức thu?
Mã vé có cần xuất hiện trên cả hai phần không?
Tên khách có cần lặp lại?
Có cần chỗ đóng dấu hoặc ký xác nhận?
Đừng đợi tới khi vé đã in mới phát hiện phần cuống không có mã để đối chiếu.
Vé VIP và vé thường có cần in hai kiểu hoàn toàn khác?
Không nhất thiết.
Một cách dễ kiểm soát là giữ cùng nhận diện sự kiện nhưng thay đổi một yếu tố rõ ràng.
Ví dụ:
màu nền;
ký hiệu VIP;
mã vé;
khu vực;
hoặc tên hạng vé.
Khách vẫn nhận ra cùng một chương trình, còn nhân viên cổng phân biệt nhanh hơn.
Nếu có nhiều hạng vé, nên gửi số lượng từng nhóm ngay từ đầu:
VIP: 100
Standard: 500
Media: 50
Guest: 150
Đừng chỉ nói tổng cộng 800 vé.
Từng phiên bản ảnh hưởng trực tiếp đến cách chuẩn bị file và sản xuất.
Chọn giấy theo cách vé được phát
Vé gửi kèm thư mời cho khách VIP có thể cần cảm giác khác vé phát tại quầy.
Vé chỉ dùng để check-in rồi bỏ có thể không cần giấy quá dày.
Vé mời doanh nghiệp được gửi trước vài tuần lại cần chịu được quá trình vận chuyển và cầm giữ.
Nếu vé phải viết thêm tên hoặc ghi chú bằng tay, cũng nên tính tới bề mặt giấy.
Thay vì hỏi:
“Giấy nào đẹp nhất?”
hãy nói:
“Vé này tôi gửi cho khách VIP.”
hoặc:
“Vé dùng một lần, số lượng 2.000.”
Thông tin sử dụng thực tế giúp chọn phương án hợp lý hơn.
Giá in vé sự kiện phụ thuộc vào những gì?
Cùng 1.000 vé nhưng hai đơn có thể khác nhau khá nhiều.
Một đơn chỉ in một mẫu.
Đơn khác có bốn hạng vé.
Một đơn tất cả mã giống nhau.
Khi báo giá thường cần xác định:
Kích thước vé.
Số lượng.
Số phiên bản.
Loại giấy.
In một hay hai mặt.
Có cuống và răng cưa không.
File thiết kế đã hoàn chỉnh chưa.
Thời điểm cần nhận.
Nếu có dữ liệu biến đổi, gửi luôn Excel hoặc CSV sẽ giúp việc kiểm tra nhanh hơn.
Trước khi in, hãy nghĩ đến 10 phút đầu tiên của sự kiện
Không phải lúc khách nhận vé.
Mà là lúc hàng trăm khách cùng xuất hiện trước cửa.
Nhân viên có phân biệt được vé không?
QR có quét nhanh không?
Mã vé có rõ không?
Cuống có xé đúng vị trí không?
Tên khách có dễ đọc không?
Nếu những việc này ổn, chiếc vé đang hỗ trợ ban tổ chức chứ không tạo thêm việc cho họ.
CTY TNHH IN NHANH PHƯỚC LỘC THỌ
Hotline/Zalo: 0985 34 24 39 – Ms Thuyền
Email: innhanhphuocloctho@gmail.com
Địa chỉ: 226/31 Tân Hương, Phường Phú Thọ Hòa, TP.HCM