Ở quầy đón khai trương, hãy in trước những ấn phẩm nhân viên cần để tiếp nhận khách và bàn giao đúng quyền lợi, chẳng hạn vé mời dùng để đối chiếu hoặc phiếu dùng để đổi quà. Chọn theo quy trình thực tế của quầy, vì có buổi đón khách chung chỉ dùng danh sách và có buổi cần tách nhiều nhóm. Những ấn phẩm khách có thể lấy sau khi đã vào nên được xếp sau các món cần dùng ngay lúc mở cửa.
Đi thử một lượt tiếp nhận để tìm món cần có trước
Đứng ở vị trí quầy và mô phỏng một người vừa đến. Nhân viên cần biết khách thuộc nhóm nào, có cần ghi nhận lượt đến hay không và phải giao gì sau khi kiểm. Nếu khách trình vé mời, tổ chức trước cách nhân viên nhận diện vé đúng nhóm. Nếu khách được nhận phiếu đổi quà sau khi đối chiếu, chuẩn bị phiếu để phát tại đúng bước đó. Mỗi món nên gắn với người sử dụng và thời điểm lấy ra.
Một số chương trình có cả khách mời và khách ghé tự do. Hãy thử riêng hai lượt. Nếu khách ghé tự do chỉ cần được dẫn vào khu trải nghiệm, nhân viên có thể dùng chỉ dẫn tại quầy và giữ vé mời cho nhóm cần đối chiếu. Nếu cả hai nhóm có bước nhận quà khác nhau, xác định phiếu nào dùng cho từng nhóm và cách phân biệt bằng chữ. Khi cách phục vụ khác nhau, việc bỏ chung các xấp có hình gần giống dễ làm nhân viên lấy nhầm.
Những vật cần phát trước ngày khai trương cũng phải có mặt trong thứ tự chuẩn bị. Nếu vé mời bản giấy được trao trước buổi, chốt mẫu đó theo lịch gửi cho khách. Nếu phiếu đổi quà chỉ cấp tại quầy, xếp theo thời điểm quầy phải nhận đủ để chia xấp và tập thử. Đây là hai mốc khác nhau, ngay cả khi vé và phiếu có chung một thiết kế nhận diện.
Chọn ấn phẩm theo công việc ở từng vị trí
Vé mời dành cho bước đối chiếu khách
Nếu quầy dùng vé để gọi đúng nhóm hoặc kiểm lượt, hãy ghi thông tin nhận diện đủ rõ cho thao tác đó. Chốt nhân viên sẽ nhìn tên nhóm, ký hiệu hay danh sách tương ứng. Thử nhận vé từ tay khách và đọc bằng một lượt nhìn. Nếu quầy dùng danh sách làm căn cứ chính, thống nhất vé giấy hỗ trợ việc gì để tránh bắt khách qua hai lượt đối chiếu giống nhau.
Phiếu dành cho bước phát hoặc đổi quà
Nếu người ở quầy đón cấp phiếu và một người khác thu tại điểm phát, phiếu cần có dấu hiệu nhận ra loại quà, nhóm khách hoặc vị trí nhận theo quy trình. Hãy quyết định ai phát, ai thu và phiếu có đi tiếp cùng khách hay được giữ lại sau khi đổi. Chuẩn bị xấp riêng khi quyền lợi khác nhau, ghi tên xấp theo cách nhân viên sẽ đọc khi quầy đông.
Tờ hướng dẫn dành cho bước chuyển khách sang khu khác
Nếu khách phải qua một khu trải nghiệm hoặc một bàn tư vấn sau khi được đón, có thể dùng tờ hướng dẫn ngắn để họ biết đi đâu tiếp theo. Thử xem nhân viên có thể chỉ khách bằng bảng chung tại quầy hay từng khách cần cầm một tờ. Các tài liệu giới thiệu dài có thể được đặt ở khu tư vấn, nơi khách có thời gian đọc và người phụ trách có thể giải thích.
Cách chốt thứ tự in và giao về quầy
Ghi đầu việc phải làm lúc cửa mở. Mô tả bước nhận khách, bước phát phiếu và bước chuyển khu nếu có. Ghi cạnh mỗi bước món nào cần sẵn trên bàn, món nào đã trao cho khách từ trước và ai chịu trách nhiệm kiểm.
Chốt số lượng theo nơi dùng. Đếm theo nhóm khách, số bàn và cách kiểm thực tế. Nếu có phần dự phòng, tách gói để người phụ trách biết lúc nào mở. Với phiếu chỉ phát sau đối chiếu, giữ riêng với vật để khách tự lấy.
Chạy thử bằng bản giấy đúng cỡ. Xếp các xấp như trên quầy thật rồi diễn thử lượt có vé và lượt không có vé giấy. Kiểm tra nhân viên có phân biệt được xấp khi chỉ thấy phần đầu, có biết giao món nào trước và có chỗ để cuống hoặc phiếu đã thu không.
Ghi tên gói theo từng điểm bàn giao. Dùng các tên như bàn đón, điểm đổi quà hoặc phần dự phòng. Kèm danh sách món trong mỗi gói. Người nhận kiểm từng xấp trước khi đem đặt lên bàn để phát hiện lẫn loại hoặc giao thiếu đúng món cần trước.
Khi quầy cần dùng vé mời và vé sự kiện cùng voucher hoặc phiếu quà tặng, giữ tên nhóm khách nhất quán trên hai món. Nếu đặt qua dịch vụ in nhanh, ghi món cần bàn giao trước và cách chia gói để xưởng đối chiếu với quy cách từng món.
Câu hỏi thường gặp
Quầy đón có cần in vé mời cho mọi khách không?
Điều đó tùy cách tiếp nhận. Nếu chương trình dùng danh sách hoặc đón khách chung, vé giấy có thể chỉ phục vụ nhóm cần nhận diện riêng. Thử quy trình trước rồi xác định số mẫu thực sự cần đặt tại quầy hoặc gửi trước.
Có thể dùng vé mời để đổi quà luôn không?
Có thể nếu điểm phát quà nhận biết được vé hợp lệ và có cách ghi nhận lượt đã dùng. Nếu người tham dự còn cần giữ vé cho việc khác, hãy xác định phần nào có thể thu hoặc dùng phiếu riêng để tránh mất thông tin cần thiết ở bước sau.
Nếu chỉ nhận được một phần ấn phẩm trước thì ưu tiên món nào?
Ưu tiên món có thời điểm sử dụng sớm nhất và ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp nhận khách. Nếu vé cần phát trước ngày mở cửa, xử lý vé trước. Nếu quầy dùng danh sách và sẽ đổi quà ngay, phiếu tại điểm đổi có thể là món cần nhận trước.
Anh/chị cần chuẩn bị ấn phẩm cho quầy đón khai trương, hãy gửi danh sách món, giờ cần nhận và cách chia gói qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.