Khi mã vạch quét ra sai mặt hàng, anh/chị hãy ghi lại chuỗi đã quét, mặt hàng phần mềm đang mở và sản phẩm thực tế đang cầm. Tiếng bíp báo thiết bị đã đọc được một mã. Để xác định mã nào được đọc và hệ thống đã tra vào bản ghi nào, cần so kết quả với danh mục đã duyệt. Nếu chuỗi đúng nhưng tên hoặc quy cách sai, kiểm bảng gán mã trước khi yêu cầu in lại tem.
Đối chiếu từ tem trên sản phẩm đến dữ liệu tại quầy
Dãy kệ hàng cần đối chiếu mã. Nguồn: Unsplash
Chọn một sản phẩm có lỗi, chụp mặt có tem và ghi rõ tên, biến thể, đơn vị bán. Nếu bao bì có nhiều mã, đưa riêng tem cần kiểm vào vùng đọc bằng cách dùng mẫu tách hoặc che tạm các mã bên cạnh trong lượt thử. Lấy chuỗi thiết bị trả về ở nơi có thể xem đầy đủ ký tự. So chuỗi đó với file đã duyệt. Nếu hai chuỗi khác nhau, kiểm thiết bị đang lấy đúng mã, tem đã được dán đúng món và cấu hình truyền dữ liệu có thêm hoặc bỏ ký tự hay không.
Nếu chuỗi quét khớp file đã duyệt, tìm chính chuỗi đó trong danh mục. Kiểm bản ghi đang dùng, mã nội bộ liên kết và đơn vị bán. Một chai bán lẻ và một lốc nhiều chai có thể dùng hình nhận diện tương tự nhưng được quản lý riêng. Cũng cần xem mã có đang được gán cho nhiều bản ghi, hoặc bản ghi cũ còn xuất hiện trong kết quả tra. Khi chỉ một quầy gặp lỗi, thử cùng mẫu ở quầy đang hoạt động bình thường và đối chiếu thời điểm cập nhật dữ liệu của hai nơi.
Khi thấy nghi tem bị dán nhầm, so sản phẩm với tên biến thể, dấu hiệu trên bao bì và phiếu đóng gói. Đặt thêm mẫu đúng bên cạnh để nhận ra khác biệt khó thấy, chẳng hạn dung tích hoặc số món trong bộ. Kiểm những sản phẩm được đóng ở đoạn chuyển từ mẫu này sang mẫu khác. Nếu phiếu và hàng đều đúng nhưng tem mang chuỗi của biến thể kế bên, tập trung rà khâu chia tem và thu tem dư tại bàn. Nếu tem đúng chuỗi mà phần mềm mở mặt hàng sai, lưu ảnh cùng bản ghi để người quản lý danh mục xử lý.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Kệ kho chứa hàng đóng thùng. Nguồn: Unsplash
Shop phát hiện sai tên hoặc quy cách khi quét tại quầy
Giữ một sản phẩm đại diện, ghi chuỗi quét và ảnh kết quả trên màn hình. Tách sản phẩm cần kiểm khỏi nhóm đã xác nhận để tránh dùng nhầm trong lượt bán tiếp theo.
Thử một món cùng quy cách và một món dễ nhầm. So kết quả ở cùng quầy trước khi chuyển sang quầy khác, để biết lỗi theo sản phẩm hay theo điểm đọc.
Nếu thấy tên đúng nhưng đơn vị sai, kiểm bản ghi đang mở theo món lẻ, lốc hay thùng. Ghi rõ đơn vị cần dùng khi báo người phụ trách danh mục.
Cơ sở quản lý nhiều mã hoặc nhiều điểm bán
Tra chuỗi đã quét trong danh mục nguồn và danh mục đang dùng tại quầy. Rà gán trùng, bản ghi ngừng dùng và mốc cập nhật của từng điểm gặp lỗi.
Nếu phải sửa bảng gán, giữ một bản trước khi sửa và ghi mặt hàng đã được xác nhận. Thử lại bằng tem thật sau khi dữ liệu được cập nhật tại nơi phát sinh lỗi.
Đối chiếu thêm khâu dán tem khi hai biến thể dùng bao bì gần giống nhau. Kiểm mẫu đầu sau mỗi lần đổi quy cách và tách phần tem còn dư theo mã.
Cách khoanh lỗi trước khi quyết định thay tem
Tem mã dán ngoài trời. Nguồn: Unsplash
Ghi đối tượng cần tra. Lưu ảnh tem, tên mặt hàng, biến thể và đơn vị đóng gói. Ghi số quầy hoặc vị trí bàn kiểm nếu có nhiều điểm đọc.
Thu chuỗi đọc được. So chuỗi với dữ liệu nguồn, kể cả số đầu và ký tự phân cách. Thử đọc riêng mã cần kiểm khi có nhiều mã cùng xuất hiện.
Kiểm dữ liệu đặt in. Với tem mã vạch theo dữ liệu, lấy bản đã duyệt và dò đúng dòng theo mặt hàng, quy cách và chuỗi cần mã hóa.
Tra chuỗi trong phần mềm sử dụng. Đối chiếu bản ghi được gọi lên và kiểm tại quầy từng phát sinh lỗi. Nếu sửa dữ liệu, quét lại sản phẩm đại diện sau khi cập nhật.
Rà khâu dán nếu sai mã nằm trên hàng. Khi đặt lại tem nhãn decal, gửi danh sách ghép mã với quy cách và ảnh vị trí dán để bàn soạn dễ kiểm.
Ví dụ với mã lốc được gán vào bản ghi chai lẻ
Ví dụ minh họa. Một shop quét lốc đồ uống và thấy phần mềm gọi tên chai lẻ. Nhân viên đọc riêng mã trên lốc, so với bản in đã duyệt và thấy chuỗi khớp. Khi tra danh mục tại quầy, họ phát hiện chuỗi đó gắn với bản ghi có đơn vị chai. Người phụ trách đối chiếu danh sách nguồn rồi sửa liên kết theo đơn vị lốc. Sau khi cập nhật, họ quét lại cả chai lẻ lẫn lốc tại quầy từng gặp lỗi để chắc mỗi mẫu mở đúng bản ghi.
Giới hạn áp dụng. Cách kiểm phù hợp với quy trình có dữ liệu nguồn để đối chiếu. Hệ thống có thể xử lý tiền tố, quy đổi đơn vị hoặc đồng bộ danh mục theo cách riêng. Khi chưa xác nhận quy tắc, giữ nguyên chuỗi đọc được và chuyển kèm ảnh mẫu cho người phụ trách.
Câu hỏi thường gặp
Máy quét kêu bíp thì mã in đã đúng chưa?
Tiếng bíp cho biết máy đã đọc được mã. Hãy đối chiếu chuỗi trả về và mặt hàng hiện trên phần mềm với sản phẩm thực tế.
Chỉ một quầy mở sai mặt hàng thì nên kiểm gì?
Dùng cùng sản phẩm để so chuỗi và bản ghi tại các quầy. Kiểm cấu hình đọc và trạng thái dữ liệu của quầy gặp lỗi trước khi sửa tem.
Khi nào mới cần in lại tem?
Khi tem chứa sai chuỗi đã duyệt hoặc cần thay tem dán nhầm theo quy trình. Nếu chuỗi đúng và lỗi nằm ở bảng gán, sửa dữ liệu rồi quét lại mẫu thật.
Gửi ảnh tem, chuỗi quét và danh sách mã theo quy cách qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu phần dữ liệu in.