Hãy lập bảng dữ liệu mã vạch với mỗi dòng ứng với một SKU và một quy cách tem cần in, gồm mã SKU, nội dung mã vạch, tên biến thể và số tem. Lưu chuỗi mã dưới dạng văn bản để giữ các ký tự đầu, rồi đối chiếu với dữ liệu trong hệ thống bán hàng hoặc kho. Trước khi in cả lô, quét mẫu và xác nhận kết quả trả về đúng sản phẩm.
Phân biệt SKU và chuỗi được mã hóa
SKU là mã nội bộ dùng để quản lý một mặt hàng hoặc biến thể theo quy ước của cơ sở. Cột nội dung mã vạch chứa đúng chuỗi mà thiết bị cần đọc. Hai cột có thể giống nhau nếu hệ thống dùng chính SKU làm dữ liệu mã. Khi hàng đã có mã bán lẻ, bảng cần giữ mã đó theo hồ sơ được duyệt và dùng SKU để đối chiếu nội bộ. Ghi rõ loại mã cần tạo để tránh lấy một chuỗi rồi tự chọn dạng vạch theo hình thức.
Chốt đơn vị quản lý trước khi lập bảng. Một món bán lẻ và một hộp gồm nhiều món có thể được hệ thống theo dõi riêng. Nếu bảng chỉ dùng tên chung, người in có thể gắn đúng chuỗi nhưng người soạn lại dùng sai quy cách bao gói. Khi chuẩn bị tem QR và mã vạch, ghi rõ tem dán trên món lẻ, túi, hộp hay kiện để người duyệt biết cần quét và tra cứu ở cấp nào.
Thiết kế các cột để người in và người nhận đọc giống nhau
SKU: Mã nội bộ đúng theo danh mục. Dùng để đối chiếu khi hai mặt hàng có tên giống nhau.
Tên và biến thể: Ghi nội dung phân biệt như màu, cỡ hoặc dung lượng. Nếu không in trường này, vẫn có thể giữ trong cột đối chiếu riêng.
Chuỗi mã vạch: Ghi chính xác dữ liệu cần mã hóa, bao gồm các ký tự đầu mà hệ thống yêu cầu. Với mã theo chuẩn có số kiểm tra, xác nhận chuỗi với hồ sơ và thông số của loại mã.
Loại mã và mẫu tem: Ghi loại mã đã thống nhất với người quản lý hệ thống. Nếu một SKU cần nhiều cỡ tem, tách dòng theo mẫu và ghi rõ cỡ cho từng dòng.
Số tem và nhóm giao: Ghi số bản cho từng dòng và cách chia theo mã, nhóm sản phẩm hoặc nơi sử dụng. Giữ cột ghi chú tách khỏi trường sẽ đưa vào hình in.
Nếu tệp được mở bằng bảng tính, định dạng cột chuỗi thành văn bản trước khi nhập hoặc thiết lập đúng kiểu dữ liệu khi nhập từ tệp. Một số chương trình có thể bỏ số ở đầu hoặc đổi cách hiển thị dãy số dài. Sau khi lưu, mở lại theo đúng cách người nhận sẽ dùng và kiểm các dòng có số đầu hoặc chuỗi dài. Nếu gửi dạng CSV, kèm hướng dẫn nhập cột mã dưới dạng văn bản và đối chiếu lại với bản nguồn sau khi nhập.
Cách kiểm bảng trước khi chạy dữ liệu
Đối chiếu danh mục hiện hành. So SKU, biến thể, đơn vị bán và chuỗi mã với hệ thống. Đánh dấu các dòng thiếu thông tin và hoàn tất chúng trước khi đưa vào danh sách in.
Dò trùng theo quy tắc đã thống nhất. Một SKU lặp dòng có thể do cần hai mẫu tem khác nhau. Hai SKU dùng cùng chuỗi cũng cần được kiểm: nếu hệ thống phải phân biệt chúng khi quét, xử lý xung đột ở dữ liệu gốc rồi xuất bảng mới.
Kiểm số bản theo nhóm. Cộng số lượng theo SKU và đối chiếu từng kiểu tem. Khi dùng in dữ liệu biến đổi, xác nhận rõ một dòng tạo một tem hay tạo một nhóm theo cột số bản.
Duyệt ở những chỗ dễ lệch dữ liệu. Lấy mẫu có số đầu, các biến thể tên gần giống và dòng ngay trước, sau điểm đổi nhóm. So cả hình mã, phần chữ đi kèm và tên biến thể với bảng nguồn.
Quét trên thành phẩm và tra trong hệ thống. Dùng thiết bị dự kiến. Kiểm chuỗi được đọc và mặt hàng hiện ra, kể cả đơn vị lẻ hay hộp. Lưu một mẫu đã duyệt và bảng dùng để in để lần sau tra được đúng phiên bản.
Ví dụ, một shop có hai biến thể cùng tên, khác màu, và thêm tem cho hộp chứa nhiều chiếc. Nếu cột tên chỉ ghi tên dòng sản phẩm, người soạn khó nhận ra tem nào đi với túi lẻ. Tách từng biến thể và quy cách thành dòng riêng, giữ mã theo hệ thống rồi quét các mẫu cạnh nhau. Khi đặt in tem nhãn decal, gửi bảng đã duyệt cùng bản bố cục và yêu cầu chia tem theo thứ tự sử dụng.
Câu hỏi thường gặp
Có thể lấy SKU để tạo luôn mã vạch không?
Có thể khi hệ thống nội bộ được thiết lập đọc SKU và kiểu mã đã chọn hỗ trợ chuỗi đó. Nếu hàng cần mã bán lẻ theo yêu cầu của kênh phân phối, dùng định danh đã được cơ sở xác nhận thay vì tự đổi chuỗi.
Có nên xóa các dòng có mã lặp trong bảng không?
Hãy xác định lý do lặp trước. Một mã có thể được in trên hai mẫu cho cùng mặt hàng. Nếu hai mặt hàng cần được nhận diện riêng mà cùng trả về một chuỗi, sửa quan hệ mã trong hệ thống và duyệt lại bảng.
Quét đọc được chuỗi mã là đã kiểm xong chưa?
Hãy tra thêm mặt hàng trong hệ thống và so với tem vừa quét. Mã có thể đọc rõ nhưng đi với nhầm tên, màu hoặc quy cách. Khi kiểm cả chuỗi và mặt hàng hiện ra, người đóng gói mới có đủ thông tin để đối chiếu.
Gửi bảng SKU, chuỗi mã đã duyệt và mẫu bố cục qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách nhập dữ liệu và chia nhóm tem.