Khi nhận tem seri nối tiếp, hãy kiểm từng dãy theo danh sách đã duyệt. Xem mã đầu, mã cuối, các điểm chuyển hàng hoặc chuyển tờ và những vị trí có bước nhảy đã được ghi trước. Sau đó, đối chiếu danh sách seri thực nhận nếu cần xác nhận đủ mã và phát hiện trùng. Một xấp có đúng mã đầu và mã cuối vẫn có thể thiếu một seri ở giữa hoặc chứa mã lặp. Với tem có mã quét, so cả chuỗi đọc được và phần seri in bằng chữ.
Dùng đúng danh sách giao in làm mốc
Đối chiếu dữ liệu khi quét mã. Nguồn: Unsplash
Lấy bản dữ liệu đã duyệt cho đợt này. Ghi riêng tiền tố, phần số, độ dài chuỗi và các đoạn dãy được cấp theo từng nhóm hàng. Nếu danh sách có mã bỏ qua theo quy định nội bộ, đánh dấu trước để người nhận phân biệt khoảng nhảy đã biết với khoảng nhảy cần kiểm. Nếu dãy chạy qua chỗ phần số đổi độ dài, kiểm cách giữ số 0 ở đầu hoặc cách chuyển sang mã tiếp theo. Tên nhóm và mã tệp cần khớp với phần tem đang lấy ra, nhất là khi nhận nhiều xấp có cùng mẫu nền.
Tiếp theo, xác nhận thứ tự đọc trên tờ. Có thể seri chạy theo hàng, theo cột hoặc theo thứ tự xếp đã thống nhất. Đặt tờ theo chiều chữ và lấy sơ đồ dàn làm tham chiếu. Kiểm mã đầu và cuối ở các hàng đại diện, sau đó chuyển sang tờ tiếp theo theo đúng chiều xếp. Nếu mã ở vị trí cạnh nhau nhìn như nhảy dãy, thử đọc theo hướng đã duyệt trước khi ghi lỗi. Khi đóng gói cần phát tem đúng thứ tự, xác nhận thêm tờ nào được lấy trước và cách giữ phần tờ đã bóc dở.
Chọn mức kiểm theo công dụng của seri. Kiểm mẫu ở đầu, cuối và điểm chuyển giúp phát hiện sớm tờ đảo, chuỗi sai định dạng hoặc lệch dãy. Với seri dùng để ghi nhận từng món và cần đối chiếu đầy đủ, lập danh sách thực nhận từ các tem đã đọc hoặc quét rồi so với tệp nguồn. So theo chuỗi đầy đủ để tìm mã thiếu, mã xuất hiện nhiều lần và mã ngoài danh sách. Nếu nghi có một tờ lặp, giữ cả hai tờ cùng vị trí trong xấp trước khi chia ra bàn dán.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Quét mã trên hàng khi nhận. Nguồn: Unsplash
Shop nhận tem theo tờ và bóc lần lượt
Đặt tờ đúng chiều, tìm điểm bắt đầu và kết thúc theo sơ đồ. Đọc ở điểm chuyển hàng và qua tờ kế tiếp để biết thứ tự cần giữ khi đặt vào khay.
Đối chiếu mẫu đầu của từng xấp với phiếu đặt. Khi thấy mã nhảy, kiểm danh sách có chừa đoạn đó hay tờ đang bị đặt ngược.
Để riêng tờ cần rà và lưu ảnh toàn tờ thay vì chỉ chụp một miếng. Ghi mã đứng trước và sau dấu hiệu bất thường để thuận tiện kiểm lại.
Cơ sở quản lý mỗi seri theo thiết bị hoặc hồ sơ
Đọc hoặc quét tem vào một danh sách kiểm riêng trước khi cấp. Giữ nguyên tiền tố, số đầu và ký tự phân cách theo chuỗi đã duyệt.
So danh sách thực nhận theo từng nhóm. Kiểm mã thiếu, mã dư, mã lặp và trường hợp chữ in khác kết quả quét. Rà cả số lượng lẫn định danh.
Chỉ đưa dãy đã đối chiếu vào bước cấp tem. Khi chia tờ giữa các bàn, ghi rõ phần dãy giao cho từng bàn để tìm lại nếu phát sinh chênh lệch.
Cách nghiệm thu dãy seri tại bàn nhận
Kiểm mã in trên sản phẩm. Nguồn: Unsplash
Chuẩn bị mốc đối chiếu. Mở bản dữ liệu cuối, danh sách số lượng và sơ đồ thứ tự. Kiểm mỗi nhóm có cùng tên với xấp đang nhận.
Rà đầu, cuối và điểm chuyển. Đọc các vị trí dễ nhầm như cuối hàng, đầu cột hoặc giữa hai tờ. Ghi điểm chuyển nào theo đúng sơ đồ và điểm nào cần giữ mẫu kiểm.
So ký tự nhìn thấy với dữ liệu quét. Với tem QR Code và mã vạch theo dữ liệu, thử bằng đúng thiết bị rồi đối chiếu với chữ in và bản nguồn.
Kiểm đủ danh sách khi quy trình yêu cầu. So từng seri thực nhận với tệp duyệt. Kiểm mã lặp và mã ngoài dãy ngay cả khi tổng số tem khớp.
Ghi vị trí tờ cần xử lý. Khi trao đổi về in tem nhãn decal, gửi ảnh cả tờ, mã đứng liền trước và mã đứng liền sau, kèm bản nguồn của đoạn liên quan.
Ví dụ khi tổng số tem khớp nhưng có một tờ lặp
Ví dụ minh họa. Một cơ sở nhận tem để cấp cho từng thiết bị. Mã đầu và cuối của xấp đều trùng phiếu, nhưng ở đoạn giữa có hai tờ mang cùng nhóm seri. Khi đối chiếu danh sách quét, nhân viên phát hiện các mã trên tờ lặp xuất hiện hai lần và một nhóm khác chưa có. Họ giữ thứ tự xấp, đánh dấu các tờ liền kề và gửi ảnh cùng phần bảng nguồn của đoạn đó. Trước khi cấp tem, họ kiểm lại dãy thực nhận theo từng mã thay vì dựa vào tổng số miếng.
Giới hạn áp dụng. Kiểm theo điểm đại diện giúp khoanh lỗi sớm. Việc xác nhận đủ từng seri cần dữ liệu đọc hoặc quét đầy đủ theo yêu cầu sử dụng. Khi seri có khoảng nhảy hợp lệ hoặc tờ được dàn khác chiều, dùng danh sách và sơ đồ đã duyệt để đánh giá trước khi kết luận.
Câu hỏi thường gặp
Cần kiểm dãy theo vị trí trên tờ hay theo thứ tự trong file?
Dùng file để xác nhận các seri cần nhận và sơ đồ tờ để biết cách đọc. Nếu công đoạn dán cần cấp lần lượt, kiểm thêm thứ tự thực tế khi lấy tờ.
Kiểm mã đầu và cuối có phát hiện được tờ thiếu không?
Hai mốc này giúp kiểm nhanh. Hãy rà điểm chuyển và đối chiếu danh sách thực nhận khi cần phát hiện tờ thiếu, tờ lặp hoặc mã ngoài dãy.
Nếu gặp một mã không quét được thì ghi gì?
Giữ tem trên tờ, chụp vị trí và ghi ký tự in, thiết bị dùng cùng kết quả đọc. Thử mã liền kề để khoanh xem lỗi nằm ở một tem hay cả vùng.
Gửi danh sách seri, sơ đồ tờ và ảnh đoạn cần đối chiếu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem dãy tem.