Vé nhiều hạng ghế nên có tên hạng hoặc ký hiệu khu nổi bật, đặt ở cùng một vị trí trên mọi mẫu. Màu giúp nhận ra nhóm vé từ xa, còn chữ và ký hiệu giúp nhân viên xác nhận khi vé bị che một phần hoặc ánh sáng tại cửa làm khó phân biệt màu. Trước khi in, hãy thử phân luồng bằng mẫu thật và đối chiếu tên trên vé với sơ đồ khu ghế.
Ghi hạng vé và khu ghế theo đúng việc cần kiểm
Hạng vé cho biết khách thuộc nhóm nào. Khu, hàng và ghế cho biết họ ngồi ở đâu. Nếu một hạng có chỗ ở nhiều khu, hãy ghi cả hạng và khu, mỗi thông tin có nhãn riêng. Ví dụ, hai khách cùng hạng có thể vào hai lối khác nhau vì ghế ở hai khu. Nhân viên trực cửa cần nhìn khu để chỉ lối, còn người đối chiếu quyền vào có thể cần đọc hạng trước.
Dùng đúng tên khu mà khách sẽ thấy trên bảng hướng dẫn. Nếu sơ đồ ghi “Khu A” nhưng vé chỉ ghi tên thương mại của hạng, người nhận phải hỏi thêm để biết đi đâu. Ngược lại, nếu mọi khách đều vào cùng một cửa và chỉ tách khu bên trong, đặt tên khu đủ rõ để người hướng dẫn ở điểm phân luồng đọc được ngay. Cách sắp thông tin nên đi theo thứ tự các điểm kiểm thực tế.
Với ghế có đánh số, trình bày khu, hàng và ghế theo một thứ tự thống nhất. Nếu có khu ngồi tự do, ghi cách bố trí đó bằng chữ ở vị trí mà các vé khác dùng để ghi ghế. Để trống có thể khiến người kiểm tưởng vé bị mất dữ liệu. Nếu dùng ký hiệu ngắn, thử đọc thành tiếng để biết các ký hiệu có dễ nhầm khi nhân viên chỉ đường cho khách hay không.
Dùng màu để nhận nhanh, dùng chữ để xác nhận
Đặt tên hạng trong một khối dễ thấy ở tất cả mẫu. Khối này có thể có màu riêng, nhưng chữ cần đủ tương phản với nền. Khi xếp các mẫu cạnh nhau, thử che phần lớn vé và chỉ để lộ phần mà nhân viên thường thấy lúc khách đưa vé. Nếu nhận ra màu nhưng phải xoay vé mới đọc được tên khu, hãy dời hoặc đổi hướng khối nhận diện.
Tránh dựa vào hai sắc gần nhau để phân biệt các hạng thường xuất hiện ở cùng một cửa. Hãy xem mẫu dưới ánh đèn tại điểm đón khách và thử thêm một bản sao đen trắng để biết chữ hoặc ký hiệu có đủ rõ khi thiếu thông tin màu. Cách thử này cũng có ích nếu ban tổ chức chấp nhận đối chiếu ảnh chụp vé trong một số trường hợp.
Giữ phần nhận diện hạng tránh xa vùng nhân viên cần thao tác, chẳng hạn chỗ cầm khi quét hoặc vùng đóng dấu. Nếu vé có mã quét, giữ đủ chỗ cho mã ở vị trí ổn định. Người kiểm có thể đọc hạng và quét mà không phải đổi nhiều lần cách cầm. Nếu tại cửa có hai vai trò, thử đường chuyền vé từ người đọc hạng sang người quét để phát hiện chỗ gây nhầm.
Cách duyệt bộ vé trước khi in
Lập danh sách hạng, khu và lối vào. Đối chiếu từng mẫu với sơ đồ ghế đã chốt. Nếu cùng hạng có nhiều khu, kiểm xem file nào ứng với khu nào và người trực cửa cần dùng trường nào để phân luồng.
Dùng chung vị trí cho các trường nhận diện. Gắn nhãn hạng, khu và ghế theo một mẫu. Duyệt riêng vé có tên dài hoặc có cả tên khu và ký hiệu, vì các dòng này dễ chật hoặc bị đẩy sang vị trí khác.
Trộn các vé mẫu để thử phân loại. Đưa từng vé theo nhiều chiều như khách thực sự đưa. Nhờ nhân viên nói tên khu, chỉ lối và đọc ghế nếu phần việc yêu cầu. Ghi lại trường nào họ bỏ sót hoặc đọc nhầm rồi sửa ngay trên mẫu.
Đối chiếu vé với hướng dẫn tại chỗ. Dùng cùng tên khu trên vé, bảng hướng dẫn và danh sách kiểm vé. Sau khi sửa sơ đồ, kiểm lại mọi biến thể có liên quan, kể cả vé dành cho khu ít khách.
Khi đặt in vé mời và vé sự kiện, gửi từng mẫu kèm danh sách hạng và khu tương ứng. Nếu đặt qua dịch vụ in nhanh và cần giao riêng theo từng cửa, ghi tên nhóm trên danh sách đóng gói để người nhận kiểm theo đúng lối phụ trách.
Câu hỏi thường gặp
Vé khác hạng chỉ cần đổi màu là đủ chưa?
Hãy thêm tên hạng hoặc ký hiệu đọc được bằng chữ. Màu hỗ trợ nhận biết nhanh khi điều kiện nhìn thuận lợi. Chữ là căn cứ đối chiếu khi ánh sáng yếu, các mẫu có màu gần nhau hoặc nhân viên cần đọc lại tên khu cho khách.
Một hạng vé đi qua nhiều cửa thì ghi cửa nào?
Nếu cửa phụ thuộc khu ghế, ghi cửa theo đúng khu trên từng mẫu. Nếu các cửa dùng chung, có thể ghi một hướng dẫn chung và làm rõ khu cần đến sau khi vào. Xác nhận cách phân luồng với người phụ trách điểm đón trước khi duyệt.
Vé ngồi tự do nên để trống ô số ghế không?
Nên ghi “Ngồi tự do” hoặc tên gọi ban tổ chức đã chốt. Nếu quyền chọn chỗ chỉ áp dụng trong một khu, đặt hai thông tin gần nhau. Người kiểm sẽ biết vé đã đủ dữ liệu và khách cũng biết phạm vi được chọn chỗ.
Anh/chị cần in vé nhiều hạng ghế, hãy gửi thiết kế và sơ đồ phân khu đã duyệt qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu từng mẫu.