Giấy tiêu đề cần chừa vùng sạch đủ cho nội dung văn bản, gồm phần mở đầu, thân bài, chữ ký và những mục thường xuất hiện ở trang cuối. Hãy xác định các vùng này từ mẫu văn bản đang dùng, rồi đặt logo, thông tin liên hệ và đồ họa in sẵn bên ngoài vùng nội dung. Chốt khoảng chừa bằng bản in chồng trên chính máy văn phòng sẽ sử dụng.
Bắt đầu từ những văn bản xuất hiện thường xuyên
Lấy một thư ngắn, một văn bản có nhiều dòng đầu trang và một hồ sơ dài có chữ ký ở trang cuối. Dùng bản mẫu đã bỏ thông tin riêng nếu chia sẻ cho người dàn trang. Quan sát dòng đầu bắt đầu ở đâu, phần cuối xuống đến đâu và tài liệu có bảng hoặc mục căn sát lề hay không. Những tài liệu này cho biết vùng giấy thực sự cần để nhập nội dung, kể cả các trường hợp ít gặp nhưng vẫn dùng cùng mẫu giấy.
Phần đầu văn bản có thể gồm tiêu đề, ngày tháng, dòng người nhận hoặc mã hồ sơ. Ô trống dưới logo cần chứa được tổ hợp dài nhất mà văn phòng thường dùng. Nếu đầu văn bản thường căn phải, kiểm tra cả logo hoặc họa tiết đặt phía phải. Hãy dò theo chiều ngang và chiều dọc vì một yếu tố có thể nằm ngoài đoạn văn nhưng vẫn vướng vào bảng hoặc dòng ngày tháng.
Ở chân trang, tính cả chữ ký, chức danh, số trang và ghi chú nếu những mục đó được in cùng văn bản. Một đường kẻ hoặc dải màu in sẵn có thể cắt ngang phần ký khi một đoạn văn dài hơn bình thường. Dùng trang cuối dài nhất trong nhóm mẫu để kiểm. Nếu người dùng phải tự kéo ngắn từng tài liệu mới in vừa, nên chỉnh mẫu văn bản hoặc vị trí dải chân ngay từ đầu.
Khớp bố cục giấy với mẫu trên máy tính
Sau khi đặt logo và các phần cố định, ghi lại vị trí giới hạn của vùng nội dung so với mép tờ. Dùng các mốc đó để đặt lề trong mẫu văn bản. Chừa một khoảng chuyển tiếp giữa vùng đánh máy và đồ họa để hợp với sai khác khi nạp giấy. Mức chừa cần dựa trên bản in thử, vì cách căn và vùng máy in được có thể khác giữa các máy tại cùng văn phòng.
Nếu văn phòng có mẫu để gửi điện tử và mẫu để in lên giấy tiêu đề, đặt tên dễ phân biệt. Bản dùng trên giấy in sẵn chỉ cần xuất nội dung sẽ được thêm vào tờ. Nếu in nhầm bản điện tử có logo lên tờ đã có logo, hai hình có thể chồng lệch. Hãy đặt tên tệp theo cách người dùng nhận ra ngay từ hộp thoại mở mẫu, nhất là khi cả hai bản có nội dung giống nhau.
Với văn bản nhiều trang, xác định dùng giấy tiêu đề cho trang đầu hay toàn bộ. Nếu các trang sau dùng giấy thường, đặt lề cho chúng theo mẫu phù hợp và kiểm cách nạp giấy theo máy. Nếu tất cả cùng dùng giấy tiêu đề, thử cả trang giữa có số trang và trang cuối có phần ký. Mỗi loại trang có thể chạm vùng in sẵn ở một vị trí khác nhau.
Cách thử chồng bản in trước khi chốt
Chuẩn bị mẫu giấy đúng khổ. In bản xem có logo và đồ họa ở đúng kích thước thành phẩm. Đánh dấu cạnh trên và mặt sẽ nhận nội dung trên một tờ thử để biết cách đặt vào khay mà không phải đoán chiều.
In nội dung như lúc làm việc. Mở mẫu văn bản trong chương trình văn phòng và dùng thiết lập khổ giấy đã kiểm. Xem máy có tự co giãn nội dung khi in từ một định dạng khác hay không. Nếu nhiều máy cùng dùng giấy tiêu đề, thử trên những máy thực tế sẽ dùng.
Đo chỗ gần nhất giữa chữ và phần in sẵn. Xem dòng đầu, bảng rộng, chữ ký dài và số trang. Thử các bản liên tiếp để quan sát sai khác khi nạp giấy. Nếu vùng trống quá sát, chỉnh lề hoặc dịch phần đồ họa rồi thử lại.
Lưu hướng dẫn sử dụng cùng mẫu. Ghi cách nạp giấy, mặt và chiều in, mẫu văn bản cần chọn. Nếu thường in hai mặt, kiểm cả mặt sau, thứ tự đọc và thiết lập lật. Giữ một bản đạt để đối chiếu khi thay máy hoặc đổi mẫu giấy.
Khi đặt in giấy tiêu đề, gửi thiết kế phần in sẵn và bản minh họa đã chồng nội dung. Đánh dấu bản nào dùng sản xuất. Nếu cần đối chiếu kích thước trang và vùng chừa, xem dịch vụ kiểm tra và xử lý file in. Nếu đặt cùng các món văn phòng qua dịch vụ in nhanh, ghi riêng quy cách của tờ sẽ chạy thêm qua máy in văn phòng.
Câu hỏi thường gặp
Có một bộ lề dùng chung cho mọi mẫu giấy tiêu đề không?
Lề phụ thuộc kích thước và vị trí hình in sẵn, nội dung văn phòng thường dùng và máy in sẽ chạy. Hãy lấy văn bản thật kiểm qua những trường hợp có tiêu đề, bảng và chữ ký dài. Giữ khoảng chừa dựa trên kết quả in mẫu.
Có thể đặt hình chìm trong vùng in văn bản không?
Có thể thử nếu chữ vẫn rõ trên bản chồng in và tài liệu vẫn dễ đọc sau khi sao chụp. Kiểm tra những chỗ có chữ nhỏ, số liệu hoặc nét ký đi qua phần đậm của hình. Nếu hình làm mất nét, làm nhẹ hình hoặc dịch nó ra khỏi vùng nội dung.
Tại sao cùng tệp văn bản nhưng hai máy in cho vị trí khác nhau?
Thiết lập khổ giấy, chế độ co giãn và cách máy nạp tờ có thể khác. Hãy so bản in từ từng máy với mẫu duyệt, kiểm lại thiết lập trước khi chỉnh file. Nếu nhiều máy phải dùng chung mẫu, chừa khoảng đủ cho sai khác đã quan sát khi thử.
Anh/chị cần in giấy tiêu đề để in chồng văn bản, hãy gửi thiết kế và một mẫu nội dung qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu vùng chừa.