Để gắn số seri riêng cho từng tem bảo hành, hãy cấp trước một danh sách seri, dùng mỗi dòng để tạo một tem và ghi lại seri nào đã dán lên sản phẩm nào. Giữ một bản danh sách đã duyệt làm căn cứ khi in, nhận tem và xử lý tem hỏng. Cách này giúp tra lại từng sản phẩm ngay cả khi các tem dùng chung hình thức.
Quyết định số seri sẽ dẫn về hồ sơ nào
Tay dán nhãn lên hộp carton. Nguồn: Pexels
Trước khi tạo dãy, hãy thử tình huống một khách đọc seri qua điện thoại. Nhân viên cần tìm được hồ sơ tương ứng và biết phải đối chiếu thêm thông tin gì. Nếu sản phẩm đã có seri của nhà sản xuất, cửa hàng có thể dùng chính seri đó hoặc cấp seri tem riêng rồi lưu quan hệ giữa hai mã. Chốt cách dùng trước để người đóng gói và người tiếp nhận bảo hành tra cùng một nơi.
Mã sản phẩm thường dùng chung cho nhiều món cùng loại. Seri trên từng chiếc tem bảo hành dùng để phân biệt món cụ thể. Nếu hai bộ phận có thể cấp tem cùng lúc, giao một nơi quản lý dãy hoặc cấp riêng từng dải đã ghi nhận. Một dãy dễ nhìn trên tờ tem vẫn cần kiểm trùng với các đợt đã cấp, nhất là khi có nhiều dòng hàng dùng chung tiền tố.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Hộp carton có nhãn mã vạch trên bàn gỗ. Nguồn: Pexels
Shop dán tem lúc kiểm hàng hoặc đóng đơn
Chọn một trường dễ tra để ghép với seri tem, chẳng hạn mã món trong phiếu xuất hoặc seri có sẵn trên sản phẩm.
Đặt tờ tem đang dùng bên cạnh nhóm hàng tương ứng. Đọc lại seri từ tem đã dán trước khi chuyển món sang khay hoàn tất.
Ghi riêng tem rách, tem dán nhầm và tem chưa dùng để cuối ca biết dãy nào còn có thể cấp.
Đội bảo hành tra cứu từ nhiều điểm bán
Thống nhất nơi lưu hồ sơ, người cấp seri và người được cập nhật tình trạng đã dùng, hủy hoặc thay tem.
Cho từng điểm bán nhận danh sách theo nhóm đã cấp. Kiểm khả năng tìm hồ sơ bằng chính chuỗi nhân viên sẽ nhìn thấy trên tem.
Quy định cách đóng hồ sơ cũ nếu thay tem để cùng một món không mang hai seri đang có hiệu lực trong hệ thống.
Làm thế nào để cấp, in và đối chiếu seri
Dụng cụ dán băng keo màu cam trên hộp carton. Nguồn: Pexels
Chốt cách viết và phạm vi cấp. Chọn tiền tố nếu cần phân biệt dòng hàng. Dùng kiểu chữ dễ phân biệt các ký tự gần giống nhau. Kiểm xem phần mềm có giữ nguyên các số ở đầu và ký tự phân cách. Nếu có seri đọc bằng mã, lưu cả chuỗi sẽ in bằng chữ và nội dung sẽ mã hóa để đối chiếu.
Lập bảng cấp seri. Đặt mỗi seri trên một dòng, kèm dòng hàng, mẫu tem và trạng thái. Lưu seri dưới dạng văn bản. Dò trùng trong bảng và so với danh sách các đợt trước. Giữ một bản đã duyệt để người nhận tem có thể đối chiếu độc lập.
Duyệt cách đưa dữ liệu lên tem. Khi dùng in dữ liệu biến đổi, kiểm seri đầu, cuối và những dòng tại điểm đổi nhóm. Thử một chuỗi dài trong khổ thật. Xác nhận thứ tự bóc trên tờ và cách đánh dấu từng gói để bàn dán biết nên lấy tem nào trước.
Gắn seri tại thời điểm dán. Đặt sản phẩm và tem cạnh hồ sơ đang mở. Sau khi dán, nhập hoặc quét lại để xác nhận đúng món. Nếu dùng danh sách giấy, đánh dấu tại chỗ sau khi dán xong và chuyển dữ liệu vào hồ sơ trước khi giao hàng.
Chốt tem dư và tem lỗi. Cuối lượt, đối chiếu số seri đã dùng với hàng đã hoàn tất. Ghi tem nào hủy hoặc cần in bù. Khi đặt lại in tem nhãn decal, gửi đúng danh sách cần thay cùng quyết định xử lý tem cũ.
Ví dụ tại bàn đóng gói và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa: Một shop dùng cùng mẫu tem cho các bộ phụ kiện có hình giống nhau. Nhân viên bóc tem theo thứ tự trên tờ nhưng một tem rách khi lấy khỏi đế. Nếu chỉ nhập dãy theo thứ tự sản phẩm, mọi món sau đó có thể bị lệch một dòng. Shop đánh dấu seri rách là đã hủy, dán tem kế tiếp rồi nhập seri đọc trực tiếp từ tem vừa dán. Khi khách liên hệ, nhân viên tìm được đúng món dù thứ tự dán khác thứ tự ban đầu.
Giới hạn áp dụng: Seri riêng phù hợp khi có người cấp và nơi lưu quan hệ giữa seri với sản phẩm. Nếu cửa hàng chỉ lưu ảnh tờ tem hoặc chưa ghi tem nào đã dán, seri in ra khó dùng để truy từng món. Nếu mục tiêu là xác thực hàng thật, cần thêm quy trình xác thực phù hợp vì một chuỗi nhìn thấy trên tem có thể bị sao chép.
Câu hỏi thường gặp
Có cần in seri theo thứ tự liên tục trên tờ không?
Thứ tự liên tục giúp lấy tem dễ hơn, nhất là khi bàn dán xử lý từng nhóm. Vẫn cần đối chiếu seri thực tế trên món vì tem có thể bị bỏ qua, hỏng hoặc chuyển sang người dán khác.
Có thể dùng cùng seri cho tem thay thế không?
Chỉ dùng lại khi quy trình nội bộ cho phép và đã kiểm soát tem cũ. Nếu còn khả năng cả hai tem cùng được sử dụng, cấp seri thay thế và nối hồ sơ mới với hồ sơ cũ.
Nên tra thử lúc nào trước khi giao hàng?
Tra ngay sau lượt dán đầu tiên của mỗi nhóm và sau khi có đổi dãy hoặc xử lý tem hỏng. Mở hồ sơ từ seri trên sản phẩm, rồi kiểm tên món và trạng thái bảo hành hiển thị.
Gửi mẫu tem, danh sách seri và cách đang tra bảo hành qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách bố trí dữ liệu và chia tờ.