Folder dự án nên có chỗ ghi tên dự án không?

Hai người xem bìa hồ sơ màu xanh tại bàn họp. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels

Folder dự án nên có chỗ ghi tên dự án nếu công ty thường xuyên quản lý nhiều hồ sơ khác nhau cùng lúc, nhằm giúp nhân viên nhận biết nhanh nội dung bên trong mà không cần mở folder. Chỗ ghi tên rõ ràng hỗ trợ việc sắp xếp, tìm kiếm và bàn giao hồ sơ hiệu quả hơn. Với những folder dùng cho một dự án dài hạn, thông tin này càng có giá trị trong quá trình sử dụng.

Tại xưởng in 226/31 Tân Hương, P. Phú Thọ Hòa, TP.HCM, các công ty khi đặt folder cho dự án thường cân nhắc việc có dành không gian để ghi tên hay không. Người làm nghề nhận thấy folder không có chỗ ghi tên dễ bị nhầm lẫn khi có nhiều folder giống nhau trên kệ hoặc trong tủ. Những folder có ô hoặc dòng kẻ dành riêng cho tên dự án thường được nhân viên đánh giá tiện lợi hơn trong công việc hàng ngày. Việc thiết kế chỗ ghi cần đảm bảo đủ rộng và dễ viết.

Xưởng nhận in folder. In kỹ thuật số HP có hàng trong khoảng 4 giờ. In offset mất 7–10 ngày. Nếu lỗi do tiệm, làm lại 100%.

Cách bố trí chỗ ghi tên dự án trên folder

Bàn làm việc có laptop, sổ và giấy tờ. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels

Chỗ ghi tên nên được đặt ở vị trí dễ thấy khi folder được xếp hoặc cầm, thường là mặt trước hoặc phần trên của gáy nếu có. Nên có dòng kẻ hoặc ô rõ ràng để việc viết tay được thẳng và dễ đọc. Kích thước chỗ ghi cần đủ cho tên dự án thông thường mà không chiếm quá nhiều diện tích thiết kế chính. Có thể kết hợp với logo hoặc thông tin công ty nhưng vẫn ưu tiên không gian cho phần ghi tên.

Bạn có thể xem thêm tại in kẹp file folder. Gia công và hoàn thiện có thể thực hiện qua gia công sau in.

Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì

Hai người phụ nữ cùng xem một tờ tài liệu. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels

Nhóm quản lý nhiều dự án cùng lúc

Dành một ô hoặc dòng kẻ rõ ràng ở mặt trước để ghi tên dự án.
Đảm bảo chỗ ghi đủ rộng và dễ viết bằng bút thông thường.
Đặt ở vị trí nhìn thấy ngay khi folder nằm trên kệ hoặc bàn.
Thử viết và xem độ dễ đọc từ khoảng cách bình thường.

Nhóm dùng folder cho dự án đơn lẻ hoặc ít thay đổi

Vẫn nên có chỗ ghi tên để thuận tiện khi lưu trữ lâu dài.
Có thể thiết kế đơn giản hơn nhưng vẫn rõ ràng.
Kết hợp với các thông tin khác của công ty nếu muốn.
Kiểm tra sự tiện lợi khi sử dụng thực tế.

Hướng dẫn từng bước thiết kế chỗ ghi tên dự án trên folder

Bước 1: Xác định vị trí mà nhân viên thường nhìn vào khi tìm folder, từ đó chọn chỗ đặt phần ghi tên cho phù hợp. Bước 2: Thiết kế ô hoặc dòng kẻ với kích thước đủ rộng, có thể thêm nhãn nhỏ như “Tên dự án” để hướng dẫn. Bước 3: Xem tổng thể folder có bị rối hoặc mất cân đối không sau khi thêm phần này, điều chỉnh nếu cần.

Bước 4: Làm mẫu hoặc in thử, nhờ nhân viên viết tên dự án vào và đánh giá độ dễ viết cùng độ dễ đọc khi folder được đặt ở các vị trí khác nhau. Điều chỉnh kích thước hoặc vị trí dựa trên phản hồi trước khi sản xuất số lượng. Có thể kiểm tra file thiết kế qua kiểm tra xử lý file in.

Một công ty xây dựng đã thêm ô ghi tên dự án ở mặt trước folder. Việc tìm và phân loại hồ sơ trên kệ trở nên nhanh hơn rõ rệt so với trước khi phải mở từng folder để kiểm tra. Đây là ví dụ minh họa từ thực tế hỗ trợ các doanh nghiệp quản lý tài liệu.

Có giới hạn áp dụng: việc dành không gian lớn cho chỗ ghi tên dự án không phù hợp với các folder có thiết kế tối giản hoặc chủ yếu dùng để trình bày hơn là lưu trữ lâu dài, vì có thể làm giảm tính thẩm mỹ; trong trường hợp đó có thể dùng chỗ ghi nhỏ hơn hoặc kết hợp với nhãn dán riêng nếu cần.

Lỗi thường gặp khi thiết kế chỗ ghi tên trên folder dự án và cách tránh

Lỗi thường gặp là chỗ ghi quá nhỏ hoặc không có dòng kẻ, khiến việc viết tay khó khăn và chữ dễ bị lệch. Cách tránh là thiết kế đủ rộng và có hướng dẫn rõ bằng dòng kẻ hoặc ô. Lỗi khác là đặt ở vị trí khó thấy khi folder được xếp chồng hoặc để trên kệ. Nên kiểm tra trong điều kiện sử dụng thực tế.

Phần ghi tên làm mất đi các yếu tố thiết kế chính của folder cũng là vấn đề cần tránh bằng cách cân đối bố cục. Ngoài ra, không nhờ người dùng thử viết và đọc trên mẫu dễ bỏ qua những điểm chưa tiện. Nên có bước kiểm tra với nhân viên trước khi in số lượng lớn.

Câu hỏi thường gặp về chỗ ghi tên dự án trên folder

Có nên in sẵn tên dự án thay vì để trống không? Tùy trường hợp. Với dự án cố định có thể in sẵn, với nhiều dự án thì để chỗ trống tiện hơn.
Chỗ ghi tên nên ở mặt trước hay gáy folder? Mặt trước thường dễ thấy hơn khi folder nằm ngang. Gáy phù hợp nếu folder được xếp đứng.
Folder có chỗ ghi tên có ảnh hưởng đến độ bền không? Không nếu được thiết kế và gia công đúng cách.

Nếu bạn cần tư vấn về việc có và cách làm chỗ ghi tên dự án trên folder, nhắn Zalo 0985 342 439 qua https://zalo.me/0985342439. Xưởng tại 226/31 Tân Hương sẵn sàng làm mẫu và để bạn thử trước khi sản xuất.