In Kẹp File, Folder Hồ Sơ – Bế Túi, Cấn Gấp Theo Thiết Kế
Trên bàn có một báo giá, vài tờ giới thiệu dịch vụ, một hợp đồng mẫu và namecard của nhân viên kinh doanh.
Để riêng từng tờ, đó chỉ là một xấp giấy.
Đặt tất cả vào một chiếc folder có logo công ty, bộ tài liệu bắt đầu có hình hài rõ ràng hơn.
Khách mang về cũng dễ.
Nhân viên sales chuẩn bị hồ sơ nhanh hơn.
Tài liệu ít bị xáo trộn.
Và khi mở folder ra, mọi thứ nằm cùng một chỗ thay vì phải lục lại từng tờ.
Đó là lý do kẹp file, folder hồ sơ vẫn được nhiều doanh nghiệp sử dụng trong gặp khách, gửi báo giá, đấu thầu, giới thiệu dự án, tuyển sinh, bất động sản hay các bộ tài liệu cần trao trực tiếp.
Phước Lộc Thọ nhận in folder hồ sơ theo thiết kế, bế túi và cấn gấp theo quy cách thực tế tại TP.HCM.
Đừng bắt đầu bằng câu “folder kích thước bao nhiêu?”
Hãy bắt đầu bằng thứ bạn muốn bỏ vào bên trong.
Nếu chỉ có vài tờ A4, cấu trúc folder có thể rất gọn.
Nếu còn thêm brochure, bảng giá, namecard và tài liệu dày, phần túi cần được tính khác.
Một công ty bất động sản có thể cần folder đựng:
bảng giá;
mặt bằng;
chính sách bán hàng;
phiếu đăng ký.
Công ty B2B lại dùng cho:
profile;
báo giá;
hợp đồng mẫu;
catalogue ngắn.
Trung tâm đào tạo có thể cho vào:
chương trình học;
học phí;
lịch khai giảng;
phiếu đăng ký.
Nhìn vào bộ tài liệu thật sự, việc chọn folder trở nên dễ hơn nhiều.
Folder được làm để phục vụ tài liệu, không phải tài liệu phải cố nhét vào một mẫu folder đã chọn sẵn.
“Bế túi” là phần khiến folder từ một tờ giấy trở thành vật để đựng hồ sơ
Mở một chiếc folder ra, bạn thường thấy phần túi ở phía dưới hoặc một bên.
Đó là nơi giữ tài liệu.
Túi có thể đơn giản, chỉ đủ giữ vài tờ giấy.
Cũng có thể được thiết kế rộng hơn tùy bộ hồ sơ.
Có mẫu chỉ làm một túi.
Có mẫu cần hai bên.
Một số thiết kế còn dành vị trí gài namecard ngay trên phần túi để khi khách mở folder, thông tin người phụ trách nằm ngay trước mắt.
Điều đáng quan tâm không phải làm càng nhiều chi tiết càng tốt.
Nếu doanh nghiệp chỉ cần đựng 5–10 tờ tài liệu, một cấu trúc gọn thường sử dụng thuận tiện hơn.
Folder là đồ dùng văn phòng. Nó nên được mở ra, đóng lại và cầm theo một cách tự nhiên.
Cấn gấp tạo ra “xương sống” cho chiếc folder
Trước khi hoàn thiện, folder vẫn là một tờ in phẳng.
Các đường cấn giúp tờ giấy được gấp theo vị trí đã định để tạo thành hình dáng cuối cùng.
Nếu folder chứa ít giấy, phần gáy có thể rất mỏng hoặc gần như không cần độ dày đáng kể.
Nhưng với bộ tài liệu nhiều hơn, có thể cần tính đến khoảng chứa để khi đóng folder không bị căng.
Đây là chỗ nên nhìn vào lượng tài liệu thực tế.
Một folder dành cho cuộc gặp sales 15 phút khác với folder chứa bộ hồ sơ dự án dày.
Không có lý do phải làm folder nặng nề nếu bên trong chỉ có ba tờ giấy.
Mặt bìa nên làm đúng một việc: cho biết bộ hồ sơ thuộc về ai
Folder có diện tích khá lớn, nên rất dễ rơi vào tâm lý:
“Còn trống nhiều quá, cho thêm nội dung.”
Rồi mặt bìa bắt đầu có:
logo;
slogan;
10 dịch vụ;
website;
hotline;
địa chỉ;
một đoạn giới thiệu;
ba hình sản phẩm.
Trong khi nhiều folder doanh nghiệp nhìn tốt chỉ cần một logo, tên thương hiệu và một chi tiết nhận diện.
Bởi folder không phải tờ rơi.
Nội dung bán hàng đã nằm bên trong.
Mặt ngoài chỉ cần khiến khách nhìn vào và nhận ra bộ hồ sơ của công ty nào.
Nếu thương hiệu có màu nhận diện mạnh, có thể dùng màu đó theo cách vừa đủ.
Nếu phong cách công ty tối giản, khoảng trống không phải phần bị bỏ phí.
Nó là một phần của thiết kế.
Mở folder ra mới là lúc phần bên trong làm việc
Mặt trong đôi khi còn quan trọng hơn bìa.
Đây là nơi khách nhìn thấy ngay khi lấy tài liệu.
Có doanh nghiệp để trống hoàn toàn.
Có công ty đưa một câu giới thiệu ngắn.
Có nơi bố trí nhóm dịch vụ chính.
Có doanh nghiệp dùng hình ảnh dự án làm nền nhẹ.
Nếu folder được sử dụng trong đội sales, mặt trong cũng có thể hỗ trợ cuộc nói chuyện.
Ví dụ một công ty có ba nhóm dịch vụ chính thì chỉ cần trình bày rất ngắn ở đây; nhân viên có thể dựa vào đó để dẫn câu chuyện rồi lấy đúng tài liệu tương ứng từ trong túi.
Như vậy folder không chỉ “đẹp”.
Nó tham gia vào cách bộ hồ sơ được sử dụng.
Có nên làm khe gài namecard?
Nếu folder thường được nhân viên kinh doanh trao trực tiếp cho khách, khe namecard khá hữu ích.
Thay vì thả namecard vào trong rồi dễ lẫn với giấy tờ, thẻ được giữ ở một vị trí cố định.
Khách mở folder ra là thấy tên người phụ trách.
Nhưng nếu đây là folder dùng nội bộ hoặc phát đại trà tại sự kiện, khe namecard có thể không cần thiết.
Tương tự nhiều chi tiết khác trong in ấn: có chức năng thì làm, không cần thì bỏ.
Một folder ít chi tiết nhưng hợp cách sử dụng thường tốt hơn một mẫu có đầy đủ mọi kiểu gia công nhưng không dùng tới.
Folder hồ sơ nên đồng bộ với những gì doanh nghiệp đã có
Nếu công ty đã sử dụng:
namecard;
phong bì;
letterhead;
brochure;
profile;
thì folder nên đứng cùng nhóm đó.
Không nhất thiết mọi ấn phẩm phải giống nhau hoàn toàn.
Nhưng logo, màu sắc, cách dùng font và tinh thần thiết kế nên có liên hệ.
Khi khách nhận một bộ gồm folder, brochure, báo giá và namecard mà tất cả nhìn như cùng một hệ thống, thương hiệu tự nhiên trở nên chỉn chu hơn.
Không cần viết chữ “CHUYÊN NGHIỆP” lên bìa.
Cách bộ hồ sơ được chuẩn bị đã nói thay điều đó.
Một folder dùng cho 20 trang giấy khác folder dùng cho 5 trang
Đây cũng là lý do báo giá folder cần dựa trên quy cách thật.
Thông thường cần xác định:
Kích thước thành phẩm.
Số lượng.
Loại giấy.
In một mặt hay hai mặt.
Kiểu túi.
Có khe namecard hay không.
Cấu trúc bế.
Số đường cấn gấp.
Có yêu cầu hoàn thiện bề mặt hay không.
Lượng tài liệu dự kiến đặt bên trong.
Nếu đang có sẵn folder cũ và muốn làm lại, mang mẫu hoặc gửi hình cũng là cách rất nhanh để xác định kiểu cấu trúc mong muốn.
In kẹp file, folder hồ sơ tại Phước Lộc Thọ
Một chiếc folder tốt không cần làm người nhận trầm trồ.
Nó chỉ cần khiến bộ tài liệu dễ mang, dễ mở, dễ lấy và nhìn đúng chất doanh nghiệp.
Nếu đội sales thường xuyên gặp khách, nếu công ty hay gửi hồ sơ hoặc nếu mỗi lần chuẩn bị tài liệu đều phải gom nhiều loại giấy khác nhau, folder là một món khá thực dụng để đưa vào bộ nhận diện.
CTY TNHH IN NHANH PHƯỚC LỘC THỌ
Hotline/Zalo: 0985 34 24 39 – Ms Thuyền
Email: innhanhphuocloctho@gmail.com
Địa chỉ: 226/31 Tân Hương, Phường Phú Thọ Hòa, TP.HCM
Muốn làm folder nhưng chưa rõ nên bế túi kiểu nào? Hãy cho Phước Lộc Thọ xem bộ giấy tờ bạn thường trao cho khách. Từ số lượng và độ dày tài liệu thực tế, việc chọn cấu trúc folder sẽ dễ hơn nhiều so với chọn một mẫu có sẵn rồi mới tìm cách sử dụng.