Logo trên bao thư thường có thể đặt ở góc trên bên trái mặt trước, cùng cụm nhận diện người gửi, để dành một vùng sáng và liền mạch cho địa chỉ người nhận. Vị trí cụ thể cần theo kiểu bao và cách ghi địa chỉ, vì vùng viết tay, nhãn dán và cửa sổ có yêu cầu khác nhau. Trước khi in, hãy thử với địa chỉ dài và cách xử lý bao thực tế của văn phòng.
Tách cụm người gửi khỏi vùng người nhận
Logo nên đi cùng tên tổ chức hoặc thông tin gửi lại nếu bao thư cần dùng những chi tiết đó. Giữ cụm này gọn và có ranh giới rõ với vùng người nhận. Nếu tên công ty dài, thử xuống dòng trong phạm vi cụm người gửi trước khi kéo ngang hết mặt bao. Một logo rộng cộng với nhiều dòng thông tin bên dưới có thể chiếm đúng nơi nhân viên thường đặt nhãn hoặc viết địa chỉ.
Vùng người nhận cần đủ chỗ cho tên cá nhân hoặc phòng ban, tên tổ chức và các dòng địa chỉ. Hãy lấy một địa chỉ dài tương tự trường hợp thường gặp để dàn thử. Nếu bao dùng khi giao tay giữa nhiều phòng, có thể cần thêm dòng người phụ trách. Nếu bao gửi theo quy trình của hãng vận chuyển hoặc bưu chính, đối chiếu vị trí dành cho nhãn, mã và dấu theo hướng dẫn của dịch vụ sẽ dùng trước khi khóa bố cục.
Đừng đặt phần trang trí đậm ngay dưới nơi cần điền thông tin. Một họa tiết nhìn nhẹ trên màn hình có thể tranh nét với chữ viết tay, nhất là ở vùng tên đường hoặc số nhà. Nếu muốn dùng nền màu, thử in đúng nền và viết bằng bút tại văn phòng. Hãy xem bản đã điền ở khoảng cách người giao thường đọc, không chỉ khi đặt gần mắt để duyệt thiết kế.
Điều chỉnh vị trí logo theo cách ghi địa chỉ
Bao ghi tay cần chỗ đặt bút và đủ dòng
Chừa một vùng trống liên tục để người viết có thể xuống dòng tự nhiên. Nếu dùng nhãn “Người nhận”, đặt nhãn ngoài phần cần viết. Đừng dàn sẵn các dòng quá ngắn nếu văn phòng thường gửi đến tổ chức có nhiều cấp phòng ban. Với bao in nền, xem chữ viết sau khi khô và thử đặt tay lên phần vừa ghi như lúc làm nhiều bao liên tiếp.
Bao dán nhãn cần thử với chính nhãn đang dùng
In một nhãn có địa chỉ dài, bóc và dán lên bao mẫu. Kiểm tra mép nhãn có phủ logo, che thông tin người gửi hoặc chạm phần gấp của bao không. Nếu nhân viên có thể dán lệch trong lúc làm nhanh, dành khoảng trống đủ để sai khác nhỏ vẫn không che chữ. Việc này hữu ích hơn việc căn vừa khít nhãn trên bản thiết kế.
Bao có cửa sổ cần thiết kế theo cả tờ bên trong
Đặt logo, cửa sổ và vùng địa chỉ trên giấy bên trong theo cùng một mẫu đối chiếu. Sau khi gấp và luồn tờ, kiểm tra thông tin còn lộ đủ khi giấy trượt trong lòng bao. Nếu tên hoặc địa chỉ dài bị khuất, xem lại vùng in trên tờ hoặc vị trí cửa sổ trước. Giữ họa tiết và chữ của người gửi cách vùng nhìn để hai khối dễ phân biệt.
Cách duyệt bố cục trên bao thành phẩm
Xác định đúng mặt trước. Đặt mẫu bao theo chiều dùng, đánh dấu nắp và cạnh mở. Nếu thiết kế có nội dung ở mặt sau, ghi rõ hướng trên dưới khi lật.
Đặt đủ dấu hiệu sẽ xuất hiện khi sử dụng. In logo, điền địa chỉ người gửi nếu cần, rồi viết hoặc dán nhãn người nhận. Thêm chỗ dành cho dấu và nhãn vận chuyển nếu quy trình có dùng.
Thử trên bao đã chứa tài liệu. Bề mặt có thể gồ lên ở nếp giấy hoặc mối nối. Kiểm tra tay có tì được khi viết, nhãn có nằm phẳng và người nhận có dễ nhìn ra địa chỉ chính không.
Thử đọc mà chưa biết bố cục. Nhờ một người chỉ ngay đâu là người gửi và đâu là nơi nhận. Nếu họ đọc nhầm cụm, tách bằng vị trí, khoảng trống hoặc nhãn ngắn, rồi thử lại trên mẫu thật.
Ví dụ, văn phòng dùng một mẫu bao cho cả giao hồ sơ trực tiếp lẫn gửi qua dịch vụ vận chuyển. Phần thông tin công ty nằm gọn cạnh logo. Vùng người nhận đủ để viết tên phòng ban hoặc dán nhãn địa chỉ. Nếu nhãn của quy trình vận chuyển cần một vị trí riêng, văn phòng đánh dấu chỗ đó trên mẫu duyệt để logo không bị che khi gửi.
Khi đặt in phong bì và bao thư công ty, gửi file cùng ảnh mẫu đã điền hoặc dán nhãn. Nếu sử dụng dịch vụ in nhanh cho nhiều khổ bao, kiểm lại tỷ lệ logo và vùng người nhận trên từng khổ trước khi duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Có thể đặt logo giữa mặt trước bao thư không?
Có thể khi mục đích sử dụng vẫn cho phép dành một vùng riêng, dễ nhận ra cho địa chỉ. Hãy đặt thử nhãn hoặc viết đủ địa chỉ trên mẫu đã in. Nếu logo chiếm vùng người nhận hoặc khiến hai cụm khó tách, thu gọn cụm nhận diện hoặc chuyển vị trí.
Có nên đưa thông tin người gửi ra mặt sau không?
Cách này có thể giải phóng diện tích ở mặt trước nếu quy trình gửi chấp nhận vị trí đó. Kiểm tra yêu cầu của dịch vụ vận chuyển và cách bao được xử lý khi cần chuyển hoàn. Nếu người gửi cần nhìn thấy ngay trên cùng một mặt, giữ cụm đó gọn ở mặt trước.
Một mẫu logo dùng chung cho nhiều khổ bao được không?
Có thể giữ cùng cách bố trí nhận diện, nhưng cần kiểm tra riêng kích thước logo và vùng điền trên từng khổ. Với bao nhỏ, địa chỉ dài và nhãn dán có thể chiếm phần lớn mặt trước. Hãy dàn lại theo diện tích thật thay vì thu đồng tỷ lệ cả thiết kế.
Anh/chị cần kiểm tra vị trí logo trên bao thư, hãy gửi thiết kế và một mẫu địa chỉ hoặc nhãn sẽ dùng qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.