Muốn chọn kẹp hồ sơ vừa bộ tài liệu, hãy lấy bộ đầy đủ nhất để thử, gồm cả tập đã đóng và những tờ rời. Kiểm tra tài liệu đưa vào túi dễ, bìa khép tự nhiên và từng món có thể lấy ra theo đúng thứ tự cần dùng. Với bộ dày hoặc có gáy cứng, cần xem thêm độ sâu của túi và phần chừa ở gáy bìa.
Đo bộ đã xếp theo đúng cách sẽ bàn giao
Gom hồ sơ, tờ giới thiệu, catalogue hoặc phiếu đi kèm rồi xếp như lúc trao cho người nhận. Đo hai cạnh của món lớn nhất và xem món nào có phần nhô ra, chẳng hạn tai phân trang, mép gáy hoặc bìa lớn hơn ruột. Một bộ tài liệu có các tờ cùng khổ vẫn có thể cần bìa rộng hơn dự kiến vì phần nhô ra hoặc vì những món dày chiếm thêm chỗ khi đặt vào túi.
Độ dày nên xem ở chỗ dày nhất, thường là vùng ghim, gáy cuốn hoặc nơi nhiều nếp gấp chồng lên nhau. Nếu dồn các điểm dày vào cùng một bên, bìa có thể đội khi đóng dù phần giữa của bộ khá mỏng. Thử đổi vị trí các món hoặc phân sang hai túi. Dùng cách xếp mà nhân viên có thể lặp lại khi đóng nhiều bộ, đồng thời kiểm tra thứ tự lấy tài liệu có còn thuận không.
Cân nhắc số món thực sự phải có trong mọi bộ. Nếu tài liệu dành cho các nhóm người nhận khác nhau, dựng mẫu cho từng cấu hình có chênh lệch rõ về độ dày. Một kẹp vừa bộ đầy nhất cũng nên giữ được bộ mỏng. Khi chỉ có vài tờ rời, hãy nghiêng bìa trong tư thế cầm thường gặp để xem tờ có trượt khỏi túi hay bị kẹt giữa hai cánh.
Chọn cấu tạo túi và gáy theo cách lấy tài liệu
Túi thấp giúp nhìn thấy nhiều phần đầu của giấy và dễ rút một tờ. Túi cao giữ được phần thân giấy nhiều hơn nhưng có thể che tiêu đề hoặc làm khó thao tác lấy các tờ ngắn. Thử với món người nhận cần lấy đầu tiên. Nếu nhân viên phải chạm vào nhiều tờ mới tìm được đúng tờ, có thể đổi thứ tự xếp hoặc dùng một túi riêng cho phần cần lấy ngay.
Túi có nếp mở rộng có thể hữu ích với tập dày hơn. Cần thử cả độ mở miệng, đường dán và phần góc khi bộ tài liệu được đưa vào. Gáy bìa cũng cần phù hợp với độ dày sau khi xếp hai cánh. Nếu chỉ có một nếp gập và bộ quá dày ở giữa, cánh bìa có thể tự bật lên. Hãy trao đổi cấu tạo túi và gáy cùng lúc để phần mở rộng ở túi không dồn lực sang nếp chính.
Nếu bìa có khe gài danh thiếp, lắp card trước khi thử đóng. Quan sát card có chạm vào tập tài liệu, vướng lúc đưa giấy vào hoặc bị tuột khi nghiêng hay không. Nếu người nhận cần giữ card riêng, đặt khe ở vị trí có thể rút mà vẫn giữ nguyên bộ giấy. Với tập có góc ghim, thử quay phần ghim ra khỏi vùng card để tránh cấn hai món vào nhau.
Cách duyệt mẫu kẹp với các bộ sẽ sử dụng
Lập danh sách món và thứ tự lấy. Ghi tài liệu nào cần thấy đầu tiên, tài liệu nào nhận để xem sau và trường hợp có tập dày hơn thường lệ. Đánh dấu món cần nằm riêng để người dùng không kéo theo khi rút tờ khác.
Thử bộ dày và bộ mỏng trên cùng mẫu. Lắp đủ tài liệu rồi đóng bìa bằng lực bình thường. Kiểm tra cánh có khép đều, mép giấy có thò và đường túi có bị kéo hay không. Với bộ mỏng, thử cầm đứng để xem tờ có trượt khỏi vị trí dự kiến.
Đưa kẹp cho người chưa biết cách xếp. Yêu cầu họ lấy đúng một món từ bộ. Quan sát vị trí họ đưa tay vào và món nào bị kéo theo. Nếu họ không nhìn thấy đầu tờ, thử thay vị trí túi, cách xếp hoặc phần khoét để lấy giấy.
Chốt quy cách từ mẫu có thật. Lưu khổ khi đóng, số túi, phần mở rộng và vị trí khe gài nếu có. Giữ ảnh bộ dày nhất đã xếp để đối chiếu khi lần sau thay số trang hoặc thêm vật kèm theo.
Khi đặt in kẹp file và folder, gửi số đo bộ đã xếp, ảnh mặt trong và hai trường hợp dày, mỏng cần dùng. Nếu kẹp và tài liệu được làm cùng một đơn in nhanh, báo trước phần nào còn thay đổi số trang để xưởng đối chiếu độ vừa theo bộ sau cùng.
Câu hỏi thường gặp
Tài liệu A4 có thể dùng kẹp ghi khổ A4 luôn không?
Hãy xác nhận cách ghi khổ và thử lòng túi. Kẹp dành cho tài liệu A4 cần có chỗ cho mép, độ dày và thao tác đưa bộ vào. Nếu có bìa, tai phân trang hoặc cuốn đi kèm, dùng cả bộ để kiểm thay vì chỉ thử một tờ A4 rời.
Bộ có một cuốn dày thì nên đặt cùng túi với giấy rời không?
Có thể nếu túi đủ rộng và người nhận lấy được giấy rời mà cuốn vẫn nằm yên. Nếu cuốn ép giấy vào thành túi hoặc góc gáy hay móc vào mép giấy, hãy thử cho cuốn sang một túi riêng và kiểm lại khả năng khép của bìa.
Kẹp cũ bị hở mép khi đóng thì cần đổi phần nào?
Kiểm tra chỗ bìa bị đội. Nếu lực tập trung ở gáy, xem lại độ dày chồng hoặc quy cách nếp gáy. Nếu túi bị kéo căng trước khi bìa khép, thử đổi cách phân món và kiểm tra độ mở túi. Làm lại mẫu với đúng bộ gây vướng để chọn cách sửa.
Anh/chị cần in kẹp hồ sơ theo bộ tài liệu, hãy gửi khổ, ảnh bộ đã xếp và vị trí túi mong muốn qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.