Để chia bộ tài liệu hội thảo theo từng phiên, hãy xác định món nào dùng chung, món nào chỉ phục vụ một phiên và món nào cần phát riêng trong lúc diễn ra. Dùng mã hoặc tên phiên trên tài liệu, kẹp và danh sách đóng bộ để nhân viên kiểm được từng món. Nếu người tham dự có thể đổi phiên, giữ phần tài liệu riêng ở cửa phòng để đổi đúng phần mà khách cần.
Chia tài liệu theo nơi và lúc người tham dự cần dùng
Nhóm dùng chung có thể gồm sơ đồ sự kiện, lịch tổng hoặc phần ghi chú dùng suốt ngày. Đưa nhóm này vào bộ phát khi khách đến nếu họ cần mang theo giữa các phòng. Nhóm theo phiên có thể gồm đề bài thực hành, tờ đọc trước hoặc tài liệu của diễn giả. Dựa vào nội dung mà quyết định phát ngay tại bàn đón, đặt sẵn trên ghế hay giữ lại cho người điều phối phát vào một thời điểm cụ thể.
Trước khi in, hãy hỏi người phụ trách từng phòng xem người nghe sẽ mở tài liệu nào đầu tiên. Với phiên thảo luận, tờ câu hỏi có thể cần ở trên cùng. Với phiên thực hành, người điều phối có thể muốn phát đề sau phần giới thiệu để cả phòng bắt đầu cùng lúc. Cùng một món tài liệu có thể được xếp khác vị trí tùy cách phiên vận hành. Ghi quyết định này vào phiếu đóng bộ để người xếp không suy đoán từ tên tệp.
Nếu có tài liệu sau phiên, hãy phân biệt rõ với món phát đầu giờ. Một tờ tổng hợp có thể trông giống tờ làm bài nhưng phục vụ thời điểm khác. Tách thành gói ghi người nhận và lúc mở. Khi chuyển vật tư vào phòng, người giao sẽ biết gói nào đưa cho điều phối viên và gói nào đặt tại cửa cho người tham dự tự lấy.
Chọn dạng bộ theo khả năng đổi phiên
Với phiên đã phân người tham dự từ trước, có thể đóng sẵn một bộ gồm phần chung và phần riêng. Đặt tên phiên dễ nhìn ở ngoài kẹp hoặc trên tờ đầu. Dùng đúng tên trên lịch và biển phòng để người phát đọc lại cho khách. Nếu nhiều phiên có tên gần nhau, thêm mã phiên hoặc một cụm nhận diện bằng chữ để tách các bộ khi chúng nằm cạnh nhau.
Với hội thảo cho phép đổi phiên tại chỗ, phát bộ chung ở bàn đón và để phần riêng tại phòng thường dễ điều chỉnh hơn. Nhân viên có thể thay phần riêng mà không tháo cả kẹp đã xếp. Nếu khách cần mang một số tài liệu sang phiên kế tiếp, chỉ rõ món nào giữ lại trong kẹp. Cách này cũng giúp người đến muộn lấy đúng phần mà không mở những bộ đã dành cho phòng khác.
Với một phiên có nhiều nhóm làm việc, kiểm tra xem bộ cần giống nhau theo người hay phân theo bàn. Chẳng hạn, mỗi người có một trang ghi chú nhưng mỗi bàn chỉ cần một tập đề bài. Ghi hai dòng số lượng riêng, một dòng theo người và một dòng theo bàn. Nếu tất cả được tính theo số khách, bàn có thể nhận thừa tập nhóm trong khi những món phát cá nhân vẫn khó kiểm.
Cách lập phiếu đóng bộ và thử tại phòng
Viết danh sách thành phần theo phiên. Ghi tên từng món, phiên bản, số bản trong một bộ và điểm nhận. Đánh dấu món dùng chung và món chỉ phát theo yêu cầu. Với tài liệu có cả bản xem trước và bản cuối, ghi tên tệp đã duyệt trên cùng danh sách.
Đóng thử một bộ đầy đủ. Xếp món dùng trước ở nơi dễ lấy và kiểm tra tên phiên vẫn lộ khi kẹp đã đóng. Nhờ một người khác mở bộ, lấy đúng món theo lời hướng dẫn và đặt lại phần còn dùng. Ghi cách xếp đã thử để các bộ sau giống nhau.
Kiểm số bộ và món rời theo hai lượt. Lượt đầu so thành phần của bộ mẫu với danh sách. Lượt sau đếm số bộ hoàn chỉnh, số tài liệu phát tại phòng và phần dự phòng. Nếu có hai phiên chạy liên tiếp cùng phòng, giữ phần của phiên sau thành gói riêng.
Chốt bàn giao theo điểm dùng. Ghi tên phòng, tên phiên và người phụ trách trên gói. Đề nghị người nhận mở một bộ kiểm tại chỗ trước khi đưa lên bàn. Nếu tên phòng thay đổi, cập nhật nhãn ngoài gói lẫn danh sách giao để đội vận chuyển dùng cùng thông tin.
Khi đặt in kẹp file và folder, cho biết tài liệu được đóng trọn từ đầu hay bổ sung tại phòng. Với in nhanh nhiều mẫu số lượng ít, liệt kê số bản theo phiên. Nếu đặt nhiều món qua dịch vụ in nhanh, ghi rõ gói nào giao về bàn đón và gói nào chuyển thẳng đến từng phòng.
Câu hỏi thường gặp
Hai phiên dùng cùng một tài liệu thì đóng chung được không?
Có thể đưa tài liệu đó vào phần chung nếu người tham dự dùng được ở cả hai phiên. Nếu cần phát riêng tại từng phòng, giữ cùng file nhưng chia gói theo điểm nhận. Người trực phòng sẽ kiểm được phần của mình mà không phải đếm từ một xấp tổng.
Nên để bộ dự phòng ở bàn đón hay trong phòng?
Để phần chung ở bàn đón nếu đó là nơi xử lý khách đến thêm. Giữ phần riêng ở phòng để bổ sung đúng phiên. Nếu chia dự phòng giữa hai nơi, ghi số lượng đã chuyển trong danh sách để người điều phối biết phần còn lại ở đâu.
Một diễn giả thay tài liệu sát ngày thì cần sửa những gì?
Cập nhật tên bản cuối trên danh sách đóng bộ và xác định các gói đã xếp có chứa bản cũ hay chưa. Nếu phải mở gói để thay, kiểm lại toàn bộ thành phần trước khi đóng. Thông báo cho người giữ tài liệu tại phòng để họ phát đúng bản.
Anh/chị cần in bộ tài liệu hội thảo theo từng phiên, hãy gửi danh sách thành phần và số bộ theo phòng qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.