Catalogue tra cứu nên chia nhóm theo thông tin người đọc thường có trước, như công dụng, họ sản phẩm hoặc mã hàng. Dùng một cách chia chính cho toàn cuốn, rồi bổ sung mục lục và chỉ mục cho những người tìm theo cách khác. Hãy thử giao một yêu cầu tìm hàng cụ thể cho người chưa xem bản dàn để phát hiện nhóm nào dễ bị hiểu nhầm.
Chọn cách chia theo câu hỏi người đọc mang đến
Nếu khách thường mô tả họ cần làm việc gì, ưu tiên nhóm theo công dụng. Ví dụ, catalogue vật tư đóng gói có thể tổ chức theo những việc như bảo vệ hàng dễ vỡ, cố định sản phẩm hoặc phân loại đơn. Bên trong mỗi nhóm, khách mới xem tiếp vật liệu và quy cách. Cách này hữu ích khi họ biết tình huống sử dụng nhưng chưa biết phải gọi tên mặt hàng nào.
Nếu khách thường đến với tên một dòng sản phẩm, nhóm theo họ sản phẩm sẽ dễ tra hơn. Các biến thể cùng kiểu có thể để gần nhau, với thông tin phân biệt đặt theo cùng thứ tự. Người đọc có thể so các mẫu ngay tại chỗ. Điều này đặc biệt quan trọng khi tên rất giống nhau và sự khác nhau nằm ở một thông số mà khách thường dùng để chọn.
Nếu phần lớn lượt tra cứu bắt đầu bằng mã, hãy dành chỗ cho danh sách mã kèm số trang. Các trang giới thiệu vẫn có thể chia theo họ sản phẩm để dễ xem các biến thể. Người đã cầm mã cũ đi thẳng đến trang cần đọc, còn người mới có thể mở mục lục để chọn nhóm. Hai đường tìm có thể cùng xuất hiện mà vẫn dùng chung một vị trí cho mỗi mục sản phẩm.
Đặt tên nhóm để khách biết nên mở ở đâu
Ưu tiên cách gọi khách dùng khi hỏi nhân viên. Tên kho hoặc tên nhóm do bộ phận nội bộ đặt có thể ngắn, nhưng nhiều khách sẽ không biết từ đó chỉ gì. Ví dụ, một nhóm có tên kỹ thuật nên kèm dòng giải thích công dụng nếu người mua thường gọi theo nhu cầu. Giữ cùng tên gọi trên mục lục, đầu trang và các dòng dẫn sang phần liên quan.
Mỗi cấp nên trả lời một kiểu câu hỏi. Cấp đầu giúp người đọc đến đúng nhóm lớn. Cấp tiếp theo phân biệt các dòng bên trong nhóm bằng một thuộc tính dễ hiểu. Nếu lúc thì dùng vật liệu, lúc lại dùng công dụng để đặt các mục ngang hàng, khách dễ phân vân một sản phẩm thuộc về đâu. Hãy viết ra logic của từng cấp và xem có dùng được xuyên suốt cuốn hay không.
Khi một sản phẩm phù hợp với nhiều nhóm, chọn một trang chính chứa thông tin đầy đủ. Ở nhóm còn lại, đưa tên và số trang dẫn sang. Việc này giúp người đọc tìm được theo nhiều cách và giúp người biên tập chỉ sửa thông tin ở một chỗ khi quy cách thay đổi. Sau khi dàn lại trang, cần kiểm tra các số trang dẫn chiếu trước khi xuất file.
Cách dàn một nhóm để dễ so các mẫu liền nhau
Đặt tên, mã, ảnh và thông tin phân biệt theo thứ tự nhất quán. Nếu người mua thường hỏi kích thước trước, để kích thước ở cùng vị trí trên các trang nhóm đó. Dùng cùng cách ghi đơn vị và quy ước thứ tự các chiều. Khi một thông số còn phụ thuộc lựa chọn cụ thể, ghi rõ điều kiện ngay cạnh thông số để khách khỏi áp dụng cho cả dòng.
Ở đầu nhóm, giúp khách nhận ra mình đã mở đúng chỗ bằng tên nhóm và một dòng mô tả phạm vi. Nếu nhóm kéo dài qua nhiều trang, lặp một nhãn ngắn ở đầu hoặc chân trang để người đang lật biết mình còn trong nhóm nào. Khi tên hai nhóm gần nhau, dùng tên chữ rõ ràng ngay cả khi đã dùng màu để phân biệt.
Thử tra trên bản giấy trước khi duyệt
Lấy các yêu cầu thường gặp. Chọn một trường hợp chỉ biết công dụng, một trường hợp nhớ tên dòng và một trường hợp có sẵn mã. Viết yêu cầu bằng đúng cách khách hay hỏi để người thử có bối cảnh thực tế.
In bản xem có mục lục và số trang. Đặt các trang theo đúng thứ tự sẽ đóng cuốn. Nếu đang sửa nhóm, cập nhật mục lục trước khi thử. Bản thiếu số trang có thể che mất lỗi dẫn đường trên cuốn hoàn chỉnh.
Quan sát nơi người đọc dừng hoặc mở nhầm. Ghi tên nhóm họ chọn trước, trang họ mở và thông tin họ dùng để xác nhận mẫu. Nếu nhiều người mở cùng một nhóm sai, xem lại tên nhóm và mục dẫn chiếu.
Kiểm tra lại khi đã sửa. Thử thêm một mặt hàng ở ranh giới giữa hai nhóm. Đối chiếu tên, mã và số trang giữa mục lục, trang chính và chỉ mục để bảo đảm cả đường tìm theo nhóm lẫn theo mã vẫn hoạt động.
Khi đặt in catalogue nhanh, nên duyệt mục lục sau khi chốt thứ tự trang. Nếu catalogue đi kèm các tài liệu trong một đơn in nhanh, kiểm tra tên nhóm và mã hàng giữa các ấn phẩm để nhân viên có thể chỉ đúng trang khi tư vấn.
Câu hỏi thường gặp
Nên sắp sản phẩm theo mã hay theo công dụng?
Chọn theo thông tin người đọc thường có lúc mở cuốn. Nếu họ biết nhu cầu, chia theo công dụng và có danh sách mã tra ngược. Nếu họ thường đặt lại từ mã, làm chỉ mục mã dễ tìm rồi dùng trang sản phẩm để trình bày công dụng và các lựa chọn.
Có nên đặt cùng một sản phẩm ở hai nhóm không?
Có thể cho xuất hiện tên ở cả hai nhóm. Nên chọn một trang chính chứa dữ liệu đầy đủ, sau đó đặt dòng dẫn ở nhóm còn lại. Khi sửa thông số, kiểm tra dòng dẫn và số trang để cả hai cách tìm đều về đúng mục.
Catalogue ngắn có cần mục lục không?
Nếu các nhóm rõ và người đọc mở được ngay phần cần xem, tên nhóm ở mép hoặc đầu trang có thể đủ. Hãy thử tìm một mặt hàng ít quen thuộc. Nếu người đọc phải lật qua nhiều trang, thêm danh sách nhóm gọn ở đầu cuốn.
Anh/chị cần in catalogue tra cứu, hãy gửi file và sơ đồ các nhóm sản phẩm qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.