Khi catalogue còn dùng nhưng một mẫu đã ngừng bán, hãy đánh dấu ngay cạnh tên hoặc mã mẫu bằng một cụm chữ rõ. Nếu khách vẫn tra mã để hỏi về hàng cũ, giữ mã đọc được và ghi thông tin chuyển tiếp đã được xác nhận. Đối chiếu cả trang sản phẩm, mục lục và chỗ giới thiệu liên quan để khách không gặp thông tin mâu thuẫn.
Chốt đúng tình trạng trước khi đánh dấu
Các tờ giấy màu xòe hình quạt. Nguồn: Pexels
Hỏi người quản lý danh mục xem mẫu đã ngừng bán hẳn, tạm ngừng nhận yêu cầu hay chỉ ngừng một phiên bản. Mỗi trường hợp dẫn tới cách ghi khác nhau. Nếu chỉ một kích cỡ bị bỏ, đặt dấu trên dòng của kích cỡ đó. Một dấu đặt ở đầu cả nhóm có thể khiến khách tưởng các mẫu còn lại cùng ngừng bán. Ghi bằng đúng tên và mã mà nhân viên dùng khi tra.
Xác định phạm vi áp dụng theo nơi bán nếu các điểm có tình trạng khác nhau. Nếu mẫu vẫn được xử lý tại một số điểm trong một khoảng chuyển tiếp, hỏi người phụ trách nên dùng chú thích nào trên cuốn ở từng nơi. Đánh dấu theo thông tin đã duyệt. Khi catalogue được dùng chung giữa các điểm, ghi phạm vi áp dụng rõ enough để khách biết mình cần hỏi đâu trước khi lựa chọn.
Giữ mã và tên cũ khi nhân viên còn cần nhận diện sản phẩm đã giao hoặc tư vấn mẫu thay. Nếu có mẫu thay thế, kiểm người phụ trách đã xác nhận mối liên hệ giữa hai mã. Ghi mô tả đủ chính xác để khách biết đây là lựa chọn cần xem thêm. Hãy để thông tin về khác biệt cần kiểm cạnh dòng dẫn sang mẫu mới nếu sự khác biệt ảnh hưởng tới việc sử dụng.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Kẹp hồ sơ đen có nhãn mũi tên. Nguồn: Pexels
Anh/chị đang dùng catalogue tại quầy hoặc nội bộ
Lập danh sách các cuốn còn dùng theo vị trí. Kiểm cuốn ở bàn tư vấn, cuốn cho nhân viên tra và bản dự phòng.
Đánh dấu nhất quán cạnh từng mã đã ngừng bán. Giữ vùng tên và mã đủ rõ nếu quầy còn cần đối chiếu các yêu cầu cũ.
Thông báo cách đọc dấu và cách chỉ sang mẫu còn bán. Thu lại cuốn chưa cập nhật khỏi nơi khách có thể lấy nhầm.
Anh/chị còn catalogue để phát hoặc chuẩn bị in tiếp
Kiểm số trang và số mục bị ảnh hưởng trong bản đang có. Chọn phương án đánh dấu hoặc cập nhật phù hợp với lượng thay đổi.
Rà mục lục, trang sản phẩm và các đoạn giới thiệu có nhắc mã cũ. Kiểm thêm ảnh nhóm nếu mẫu đã ngừng vẫn nổi bật trong hình.
Lưu rõ phiên bản catalogue đã sửa và dùng file đó cho lần duyệt tiếp theo. Tách bản cũ khỏi tài liệu chuẩn bị phát.
Làm thế nào để cập nhật và rà các điểm dẫn?
Cuốn sách bìa trắng cạnh cuộn giấy vàng trên nền đỏ. Nguồn: Unsplash
Lập danh sách mã cần xử lý. Với từng mã, ghi tên, phần bị ảnh hưởng và phạm vi thay đổi. Tìm theo cả tên lẫn mã trong PDF vì một trang có thể chỉ nhắc tên, còn chỉ mục lại chỉ dùng mã.
Chọn vị trí chú thích trên bản giấy. Ưu tiên dòng cạnh tên hoặc dữ liệu khách dùng để chọn. Nếu dùng nhãn, thử trên một cuốn để xem nhãn có che tên, thông số của mẫu khác hoặc chỗ cần đọc khi mở trang hay không.
Rà đường tra từ đầu cuốn. Thử đi từ mục lục, từ một trang giới thiệu và từ danh sách mã. Kiểm mỗi đường đều dẫn khách tới chú thích tương ứng hoặc tới bản cập nhật được người phụ trách duyệt.
Kiểm từng cuốn hoặc từng file trước khi dùng lại. Với cuốn in sẵn, dùng danh sách để rà các trang đã đánh dấu. Với file sửa, mở PDF cuối và tìm lại mã cũ để xác nhận những vị trí còn xuất hiện đều có chủ đích. Đọc thử một trường hợp khách hỏi mã cũ để xem có trả lời được nhất quán hay không.
Nếu cần rà các trang có mã lặp, gửi file qua dịch vụ kiểm tra và xử lý file in. Khi cần in catalogue nhanh từ bản cập nhật, ghi rõ ngày duyệt và phần thay đổi. Nếu đặt kèm tài liệu tư vấn qua dịch vụ in nhanh, kiểm mã mẫu giữa các món trước khi gửi.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng còn catalogue tại quầy và có một biến thể đã ngừng bán. Trang sản phẩm có nhiều biến thể dùng chung ảnh. Nhân viên đặt chú thích sát dòng mã của biến thể đó, giữ đủ mã để trả lời khi khách mang thông tin cũ tới. Sau đó, họ tra thử từ mục lục và kiểm đoạn giới thiệu ở đầu nhóm để tránh lời giới thiệu dễ làm khách tưởng mọi biến thể vẫn còn bán.
Về giới hạn áp dụng, đánh dấu trên cuốn có sẵn phù hợp khi chỉ thay đổi một số mục và đội phụ trách kiểm được các cuốn đang dùng. Nếu nhiều trang phải sửa, các mẫu thay thế bên trong cũng thay đổi hoặc cuốn đã phát rộng, dấu bổ sung có thể không đến được người đang giữ bản cũ. Khi đó, chuẩn bị bản catalogue cập nhật và thông báo qua kênh tiếp nhận khách đang dùng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gạch bỏ cả tên và mã mẫu cũ không?
Giữ tên và mã nếu khách hoặc nhân viên vẫn cần tra lại. Dùng chú thích liền kề đủ rõ để người đọc hiểu tình trạng hiện hành. Nếu bỏ mã khỏi bản mới, kiểm chỗ nào còn dẫn tới mã đó.
Chỉ đổi một biến thể thì đánh dấu cả trang có được không?
Nên đánh dấu đúng dòng biến thể. Nếu cần lời nhắc ở đầu trang, ghi mã hoặc tên biến thể cụ thể để khách biết phạm vi. Những mục còn bán nên giữ cách trình bày dễ nhận diện.
Bản in tiếp nên giữ mục mẫu đã ngừng bán không?
Giữ khi cuốn còn phục vụ tra cứu hàng cũ và bộ phận phụ trách xác nhận nhu cầu đó. Nếu cuốn dùng để chọn hàng đang bán, có thể bỏ mục và rà lại mục lục, số trang cùng mọi dòng dẫn liên quan.
Anh/chị cần cập nhật catalogue còn dùng, hãy gửi PDF và danh sách mã cần sửa qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu file.