Khi cập nhật catalogue có sản phẩm ngừng bán, hãy xác nhận đúng mã và phạm vi thay đổi trước. Một biến thể ngừng bán có thể chỉ cần sửa một dòng, còn một dòng sản phẩm ngừng hẳn có thể ảnh hưởng ảnh nhóm, trang mở đầu và các phần dẫn chiếu. Chọn cách xử lý riêng cho cuốn đang dùng và file chuẩn bị in lại. Nếu có sản phẩm thay thế, chỉ đưa vào sau khi đã xác nhận điểm tương đương. Kiểm bản giấy bằng tình huống khách chỉ vào mẫu cũ và hỏi còn đặt được hay không.
Khoanh phạm vi theo mã hàng và chỗ khách nhìn thấy
Người lật xem trang catalogue sản phẩm. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu từ danh sách sản phẩm đã được người phụ trách xác nhận. Ghi rõ ngừng cả dòng, ngừng một mã hay chỉ dừng một biến thể. Dùng mã để rà vì tên thương mại có thể giống giữa nhiều cỡ hoặc màu. Nếu còn hàng tại một nơi theo quy trình riêng, xác định phạm vi mà catalogue mới sẽ đại diện. Khi tình trạng vẫn đang chờ quyết định, giữ ghi chú trong bản duyệt để xử lý trước khi xuất file sản xuất. Câu chữ khách đọc cần phản ánh trạng thái đã được chốt.
Rà mọi nơi khách có thể gặp món đó. Ngoài trang chính, sản phẩm có thể nằm trong ảnh bối cảnh, chú thích, bộ gợi ý mua cùng hoặc trang giới thiệu nhóm. Tìm theo mã và tên, rồi xem bằng mắt các ảnh không có mã trong chữ. Nếu chỉ một biến thể dừng, giữ hình dùng chung khi hình còn mô tả đúng các biến thể đang bán. Nếu ảnh cho thấy đúng mẫu đã ngừng và khách có thể hiểu đó là món đang chào bán, đổi ảnh hoặc ghi rõ mục đích minh họa khi cách dùng đó đã được xác nhận.
Với sản phẩm thay thế, ghi lý do nó phù hợp ở phạm vi cụ thể, chẳng hạn cùng cách lắp hoặc cùng mục đích sử dụng đã được kiểm. Đối chiếu ảnh, mã và thông số trước khi đặt vào vị trí của món cũ. Khi hai sản phẩm khác ở chi tiết ảnh hưởng lựa chọn, giữ thông tin đó để nhân viên giải thích chính xác. Nếu khách vẫn dùng mã cũ để hỏi, chuẩn bị một dòng đối chiếu cho người tư vấn. Quyết định có in dòng này hay lưu ở quầy dựa vào việc người đọc có cần tra từ cuốn hay không.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Cuốn catalogue mở trên bàn. Nguồn: Unsplash
Anh/chị vẫn dùng các cuốn đã in trong giai đoạn chuyển tiếp
Kiểm cuốn đang ở quầy, kho và nơi đã cấp cho nhân viên. Đánh dấu đúng mã bị ảnh hưởng bằng cách cập nhật phù hợp với kết cấu cuốn.
Nếu dùng tờ chèn, đặt gần trang có món cũ và ghi rõ mã nào được cập nhật. Thử mở cuốn như khách để kiểm tờ chèn có rơi, che thông tin khác hoặc bị bỏ qua không.
Giao một cách trả lời thống nhất khi khách hỏi mẫu cũ. Ghi sản phẩm thay thế đã xác nhận nếu có và cho ca sau biết cuốn nào đã được cập nhật.
Anh/chị chuẩn bị phát hành bản catalogue mới
Xóa hoặc thay thông tin theo từng mã đã xác nhận. Rà lại ảnh, đoạn dẫn, chú thích và những chỗ gợi ý dùng chung với món đã ngừng.
Nếu bỏ cả trang, kiểm thứ tự nhóm và các trang dẫn tới khu vực đó. Nếu giữ số trang và thay nội dung, xem sản phẩm mới có thuộc đúng nhóm đang trình bày không.
Đặt mã phiên bản trên bản mới ở vị trí nhân viên có thể kiểm. Chốt cách thu hoặc đánh dấu cuốn cũ trước khi đưa bản mới ra quầy.
Kiểm từ danh sách ngừng bán đến bản phát hành
Các trang ấn phẩm trưng trên tường. Nguồn: Unsplash
Chốt mã, phạm vi và ngày áp dụng nội bộ. Ghi người xác nhận và trường hợp còn cần xử lý riêng. Dùng danh sách này cho cả người sửa file và người quản lý cuốn đang dùng.
Lập danh sách trang bị ảnh hưởng. Tìm mã, tên và biến thể. Kiểm ảnh minh họa, dòng “xem thêm” và các mục dẫn tới trang liên quan. Ghi rõ chỗ sửa và chỗ giữ.
Duyệt lại trên bản giấy. Cho người thử tìm món cũ rồi xác định thông tin hiện hành. Nếu có món thay, nhờ họ chỉ đúng hình và mã. Rà trang liền kề khi việc thay đổi làm bố cục dịch chuyển.
Bàn giao phiên bản và kiểm cuốn cũ. Ghi tên PDF, mã bản và phạm vi đã cập nhật. Kiểm kho, quầy và các vị trí còn dùng cuốn để tránh phát lại bản đang chờ xử lý.
Khi chuẩn bị in catalogue bản cập nhật, gửi danh sách mã dừng, trang đã sửa và ghi chú về cuốn đang dùng. Nếu cần in nhanh tờ chèn trong thời gian chuyển tiếp, ghi rõ tờ áp dụng cho phiên bản nào.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng dừng một màu trong dòng ghế đang bán. Nhóm bỏ mã màu khỏi trang chính nhưng ảnh ghép ở đầu nhóm vẫn cho thấy biến thể cũ và ghi tên màu bên dưới. Khi thử tư vấn, khách tiếp tục chỉ vào ảnh đó. Nhóm thay ảnh ghép, giữ các màu còn bán trên trang chi tiết và thêm bản đối chiếu ngắn tại quầy cho khách mang mã cũ. Những cuốn chưa thay được dùng cùng tờ chèn đã ghi rõ phiên bản áp dụng.
Về giới hạn áp dụng, catalogue in phản ánh danh sách ở thời điểm phát hành. Nếu một mặt hàng chỉ hết tạm thời hoặc trạng thái thay đổi theo nơi bán, cần có cách xác nhận khi khách hỏi. Với cuốn đã phát ra, ưu tiên cập nhật thông tin tại nơi tiếp nhận yêu cầu để nhân viên xử lý đúng khi khách dẫn lại bản cũ.
Câu hỏi thường gặp
Ngừng một màu có cần bỏ cả trang sản phẩm không?
Giữ trang nếu các biến thể còn lại vẫn được trình bày đúng. Rà ảnh, chú thích và mã để khách không hiểu màu đã ngừng vẫn có thể chọn.
Có nên in tờ chèn cho cuốn cũ không?
Có thể nếu người đọc dễ gặp tờ tại trang liên quan và xác định đúng mã thay đổi. Thử trên cuốn thật để kiểm vị trí và độ ổn định.
Khi đổi sản phẩm thay thế có cần rà trang khác không?
Có nếu tên hoặc mã xuất hiện ở ảnh nhóm, phần gợi ý hoặc dòng dẫn chiếu. Kiểm các vị trí đó trong PDF cuối và bản ráp.
Anh/chị cần cập nhật catalogue có sản phẩm ngừng bán, hãy gửi PDF, danh sách mã và các cuốn đang dùng qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu phương án in.