Mục lục catalogue nhiều nhóm hàng nên dùng tên mà khách có thể đoán được trước khi mở cuốn. Mỗi mục ghi trang bắt đầu của nhóm. Chỉ thêm nhóm con khi điều đó giúp khách đi thẳng tới phần cần xem. Đặt mục lục ở đầu cuốn, dùng cùng cách gọi với tiêu đề trên trang đích và kiểm số trang sau khi đã chốt bản dàn. Để duyệt, hãy đưa cuốn mẫu cho người chưa biết cách phân nhóm rồi nhờ họ tìm một món mà không chỉ trước tên mục.
Đặt tên nhóm theo câu hỏi khách thường dùng
Bàn tay lật cuốn sổ trang trắng. Nguồn: Unsplash
Lấy những câu khách hay hỏi khi xem hàng để chọn cách gọi. Chẳng hạn, nếu khách hỏi “loại dùng ngoài trời ở đâu?”, một mục mang tên công dụng có thể hữu ích hơn tên dòng do nội bộ đặt. Nếu khách thường tra bằng loại sản phẩm, đưa tên loại lên trước và thêm tên dòng ở vị trí phụ khi cần. Giữ tên mục đủ ngắn để nhìn lướt nhưng đủ rõ để phân biệt hai nhóm đứng cạnh nhau. Thử đọc riêng các tên mục, không nhìn hình, để nhận ra nhóm nào còn quá chung.
Thứ tự mục lục nên đi theo thứ tự xuất hiện trong cuốn. Khi khách muốn so các nhóm gần nhau, đặt chúng liền kề nếu cấu trúc nội dung cho phép. Nếu một nhóm lớn có nhiều phần mà khách thường tìm trực tiếp, thêm một cấp mục con và thụt đầu dòng hoặc tạo khoảng cách vừa đủ để đọc đúng cấp. Với các nhóm ngắn, trang mở đầu có thể dẫn tiếp tới từng phần bên trong. Dành diện tích mục lục cho những điểm đến có ích hơn là đưa mọi tiêu đề nhỏ lên cùng một trang.
Với sản phẩm có thể thuộc hai nhóm, xác định một vị trí trình bày chính. Nếu khách thường tìm nó bằng cách gọi thứ hai, có thể thêm một chỉ dẫn ngắn tới trang đang chứa thông tin đầy đủ. Chẳng hạn, nhóm theo công dụng dẫn sang nhóm theo vật liệu khi cùng mẫu được tra theo hai cách. Hai điểm dẫn cần đưa người đọc tới cùng một mục hoặc nói rõ phần nào chỉ là danh sách tham chiếu. Rà các chỉ dẫn này cùng số trang vì chúng dễ bị bỏ sót khi sản phẩm được chuyển nhóm.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Cuốn sổ mỏng trang trắng mở trên nền xanh nhạt. Nguồn: Unsplash
Anh/chị làm catalogue cho khách tự chọn sản phẩm
Chọn một cách phân nhóm chính phù hợp với câu hỏi lúc mua, như công dụng hoặc loại sản phẩm. Tránh đổi tiêu chí giữa chừng nếu điều đó khiến một mục khó tìm.
Đặt tên mục lục giống tên trên trang mở nhóm. Nếu tiêu đề trên trang dài hơn, giữ phần tên chính ở đầu để khách xác nhận đã lật đúng chỗ.
Cho người thử tìm một món thuộc nhóm dễ nhầm. Hỏi họ sẽ chọn mục nào trước. Nếu nhiều người chọn cùng một mục sai, xem lại tên hoặc thêm chỉ dẫn phù hợp.
Anh/chị làm catalogue để nhân viên tra theo dòng hoặc mã hàng
Đưa tên dòng quen dùng lên mục lục nếu đó là cách nhân viên nhận yêu cầu. Với tên viết tắt, kiểm người mới vào ca có hiểu và tìm đúng phần không.
Nếu mã hàng là cách tra chính, dành một chỉ mục mã riêng khi thực sự cần. Giữ mục lục đầu cuốn để tìm nhóm và dùng chỉ mục để tra món cụ thể.
Chốt cách ghi trang bắt đầu. Với nhóm nối qua nhiều trang, kiểm người đọc có nhận ra ranh giới nhóm khi đã tới đúng trang đầu.
Rà mục lục sau khi chốt bản dàn
Bàn tay cầm cuốn tạp chí đang mở. Nguồn: Unsplash
Lập danh sách tên và điểm đến. Ghi tên hiển thị, nhóm cha nếu có và trang bắt đầu. Đánh dấu trường hợp cùng một món có hai đường tra để kiểm cả hai.
Đối chiếu số in trên trang với mục lục. Bìa, trang lót hoặc trang trắng có thể làm thứ tự trong trình xem PDF khác số in trên cuốn. Dùng đúng số mà khách nhìn thấy khi lật.
Thử từ mục lục trên cuốn mẫu. Giao hai hoặc ba nhiệm vụ tìm hàng. Quan sát nơi người đọc dừng, mục họ chọn và vị trí mở cuốn. Kiểm kỹ nhóm nằm sát nhau và nhóm bắt đầu giữa một cụm trang.
Rà lại sau khi thêm, bỏ hoặc dời trang. Kiểm các mục từ vị trí thay đổi trở đi cùng những chỉ dẫn chéo. Đọc lại PDF cuối rồi lật bản ráp để xác nhận số trang và trang đích khớp.
Khi chuẩn bị in catalogue nhiều nhóm hàng, gửi PDF có mục lục và đánh dấu các trang mở nhóm. Với lượt in nhanh để duyệt, dùng bản đủ trang nếu cần kiểm số trang và trình tự lật thực tế.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một catalogue đồ dùng quán có các mục mang tên dòng nội bộ. Khi được yêu cầu tìm loại khay dùng để trưng bánh, người thử mở nhầm nhóm vì tên dòng chưa gợi công dụng. Nhóm biên tập đổi tên mục theo loại sản phẩm, giữ tên dòng trên trang mở nhóm và thêm một chỉ dẫn từ phần trưng bày sang trang khay. Sau khi chuyển vị trí vài trang, họ rà lại số in trong cuốn và thử cùng nhiệm vụ với một người khác.
Về giới hạn áp dụng, mục lục hỗ trợ điều hướng theo các nhóm đã chọn. Với cuốn có nhiều mã gần giống hoặc người đọc tra theo thông số cụ thể, có thể cần chỉ mục riêng. Khi catalogue đổi danh mục, rà lại cả tên nhóm lẫn trang dẫn trước khi dùng bản mới.
Câu hỏi thường gặp
Có cần ghi khoảng trang của từng nhóm không?
Trang bắt đầu thường đủ để mở đúng phần. Ghi khoảng trang nếu người đọc cần xác định phạm vi và số trang đã được chốt.
Tên mục trong mục lục có thể ngắn hơn tiêu đề trang không?
Có thể nếu phần tên chính vẫn giống nhau. Kiểm người đọc nhận ra ngay mình đã tới đúng nhóm khi mở trang.
Nên dùng số trong PDF hay số in ở chân trang?
Dùng số người đọc thấy trên thành phẩm. Khi gửi duyệt, có thể ghi thêm số trang PDF riêng để người sửa tìm đúng vị trí.
Anh/chị cần làm mục lục catalogue nhiều nhóm hàng, hãy gửi danh sách nhóm, PDF và các trang mở mục qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bản dàn.