Khi bảng thông số quá rộng cho catalogue, hãy chia theo nhóm tiêu chí hoặc theo nhóm mẫu, tùy việc người đọc thường tra cứu. Lặp lại mã sản phẩm, tên cột và đơn vị ở từng phần cần đọc riêng. Trước khi in, dùng bản đúng khổ để kiểm xem người đọc theo được một mã từ phần đầu đến phần sau mà không nhầm dòng hay không.
Chọn cách chia từ câu hỏi người đọc cần trả lời
Tờ in biểu đồ cột màu xanh. Nguồn: Pexels
Nếu khách thường có sẵn một mã và cần xem nhiều thông số của mẫu đó, có thể chia bảng theo nhóm tiêu chí. Chẳng hạn, giữ mã mẫu cố định ở đầu mỗi phần rồi tách nhóm kích thước, cấu tạo và điều kiện lắp. Sắp các mã theo cùng thứ tự ở các phần liên quan. Người đọc tìm mã trước, sau đó xem lần lượt các nhóm mà không phải học một thứ tự mới mỗi khi chuyển trang.
Nếu khách thường so các mẫu gần nhau để chọn, có thể chia theo nhóm mẫu. Đặt những mẫu hay được đối chiếu trong cùng vùng đọc và giữ các tiêu chí quyết định trên phần đó. Nếu buộc phải tách thêm, lặp lại dữ liệu nền cần thiết để người đọc biết mình đang so cùng điều kiện. Với mẫu xuất hiện ở hai nhóm, đối chiếu thông tin từ cùng nguồn trước khi dàn.
Đừng thu đều mọi cột cùng lúc khi thiếu chỗ. Xem cột nào có giá trị dài, cột nào chỉ cần một ký hiệu và cột nào có thể chuyển phần giải thích xuống dưới. Đặt đơn vị ngay trong tiêu đề nếu áp dụng cho cả cột. Nếu có giá trị ngoại lệ, ghi đơn vị và điều kiện tại đúng dòng để người xem đọc đủ khi chỉ tra một mẫu.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Tài liệu in dạng bảng nhìn nghiêng. Nguồn: Unsplash
Catalogue dùng để tra thông số từ mã đã biết
Giữ cột mã ở vị trí quen thuộc và lặp trên các phần tách. Sắp mã theo cùng thứ tự nếu các phần phục vụ cùng danh sách mẫu.
Nhắc lại đơn vị, tên nhóm thông số và ghi chú cần thiết trên phần có thể được xem riêng.
Thử tra một mã có nhiều biến thể. Kiểm người đọc lấy đủ dữ liệu từ cùng một mã khi chuyển phần.
Catalogue dùng để so nhiều mẫu trước khi chọn
Đặt các mẫu thường được cân nhắc cùng nhau trong một vùng nhìn. Chọn những tiêu chí có thể làm thay đổi quyết định để ưu tiên.
Giữ cách ghi số đo, đơn vị và thứ tự các chiều nhất quán. Đặt điều kiện giới hạn sát giá trị liên quan.
Thử cho người chưa biết sản phẩm giải thích vì sao họ chọn một mẫu. Kiểm dữ liệu họ đọc có thuộc đúng cột và đúng phiên bản không.
Làm thế nào để rà bảng trước khi đưa vào catalogue?
Các trang sách cuộn tròn. Nguồn: Pexels
Gắn nhãn cho từng nhóm dữ liệu. Xác định mục nào cần đọc cùng nhau và mục nào có thể chuyển sang phần khác. Dò tên mã, tên cột, đơn vị và ghi chú trong dữ liệu đã duyệt trước khi đổi bố cục.
Dàn bản thử theo khổ và cách đóng dự kiến. Đặt phần cần so vào cùng lượt mở nếu có thể. Tránh để cột mã hoặc phần giá trị quan trọng lọt vào vùng sát gáy. Nếu bảng chạy qua trang, lặp đầu cột và ghi rõ phần tiếp theo.
Thử các trường hợp dễ lệch dòng. Dùng mã dài, dòng có ghi chú và trường hợp giá trị xuống hàng. Nhờ người thử chỉ vào mã và đọc đúng giá trị ở một cột xa. Sửa khoảng cách, căn dòng hoặc ngắt nhóm nếu họ trượt sang dòng kế bên.
So lại toàn bộ với dữ liệu đã chốt. Sau khi chia, kiểm ô đầu, ô cuối và các dòng vừa dịch. Nếu giá trị trùng ở nhiều phần, sửa từ cùng nguồn rồi rà từng vị trí. Đọc bản giấy sau lần xuất cuối để phát hiện chỗ chữ hoặc đơn vị bị khuất.
Khi đặt in catalogue nhanh, gửi file đã chia và đánh dấu các phần cần nhìn cùng lúc. Với đơn in nhanh, lưu kèm bản dữ liệu đã duyệt để có căn cứ nếu cần đổi ngắt trang hoặc điều chỉnh bố cục.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một catalogue có nhiều mã kệ và các cột về kích thước, phần đi kèm, cách lắp. Bản đầu thu chữ để giữ các cột trên cùng một trang. Khi thử tra mã, người đọc thường lấy nhầm dữ liệu ở cột xa. Người dàn đưa nhóm cách lắp sang phần tiếp theo, lặp cột mã và giữ thứ tự cũ. Người đọc có thể tra phần kích thước trước rồi theo cùng mã đến nhóm thông tin lắp đặt.
Về giới hạn áp dụng, chia bảng hiệu quả khi mỗi phần vẫn chứa đủ thông tin để nhận diện mã và hiểu giá trị. Nếu người xem phải đối chiếu đồng thời nhiều thông số liên quan để ra quyết định, tách chúng qua những lượt mở khác nhau có thể làm tăng lỗi. Khi đó, giữ các tiêu chí quyết định cùng vùng đọc hoặc dành khổ phù hợp hơn cho nhóm đó.
Câu hỏi thường gặp
Có cần lặp tên cột nếu bảng chỉ kéo sang trang kế bên không?
Nên lặp khi trang có thể được đọc riêng hoặc đầu cột nằm xa vùng người xem đang dò. Nếu cả bảng nằm trên một lượt mở, thử ở góc mở bình thường để xem tên cột và mã còn thấy rõ không.
Có nên dùng dấu gạch ngang cho ô thiếu dữ liệu?
Có thể nếu chú giải nêu rõ dấu đó có nghĩa gì. Nếu cần phân biệt dữ liệu chưa xác nhận với thông số không áp dụng, dùng cách ghi riêng để người đọc không suy ra cùng một trạng thái.
Đổi hướng trang có giúp giữ nguyên bảng rộng không?
Có thể giúp tăng bề ngang dùng được. Hãy thử cầm cả cuốn để xem việc xoay có làm khó khi tra liên tục không. Nếu nhóm chỉ xuất hiện ở một phần, dùng tên mục rõ để người đọc tìm lại sau khi xoay.
Anh/chị cần in catalogue có bảng thông số rộng, hãy gửi PDF và đánh dấu nhóm cần đối chiếu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm quy cách.