Có thể in tháng bảo hành ngay trên tem sản phẩm nếu shop xác định rõ đó là tháng bắt đầu, tháng hết hạn hay một phần của dữ liệu bàn giao. Chỉ in sẵn mốc khi thông tin đã được xác nhận cho nhóm sản phẩm tương ứng. Nếu mốc chỉ biết lúc giao hoặc kích hoạt, hãy chừa ô ghi hoặc dùng seri để tra hồ sơ. Tiêu đề cạnh ô cần nói rõ ý nghĩa của dữ liệu và có đủ chỗ cho năm nếu cần phân biệt giữa các kỳ.
Tách mốc thời gian khỏi thời hạn bảo hành
Hai tay tháo vít ở mặt đáy laptop. Nguồn: Unsplash
Một dòng chỉ ghi “tháng bảo hành” có thể được hiểu theo nhiều cách. Người soạn có thể xem đó là tháng bán, còn người tiếp nhận lại đọc thành tháng hết hạn. Hãy lấy cách tính đang áp dụng của cơ sở và ghi đúng tên trường. Nếu cửa hàng muốn thể hiện thời hạn, viết theo dạng thời hạn đã duyệt và xác định phần mốc sẽ tra ở đâu. Nếu thể hiện ngày hoặc tháng bắt đầu, ghi rõ trường đó đại diện cho sự kiện nào trong hồ sơ bán hàng.
Tiếp theo, kiểm thời điểm có dữ liệu. Hàng xuất theo nhóm đã xác nhận cùng mốc có thể dùng bản in sẵn nếu có cách chia và thu tem dư. Hàng đóng trước nhưng giao rải qua nhiều đợt thường cần điền tại lúc hoàn tất giao hoặc tra bằng mã. Hãy thử tình huống đơn chờ giao đến kỳ kế tiếp. Xem người soạn có chọn đúng bản, ghi đúng mốc và cập nhật hồ sơ dùng để tiếp nhận sau này hay không.
Nếu điền tay, thử bút trên đúng bề mặt thật, gồm lớp hoàn thiện nếu có. Đặt ô ở vùng người ghi có thể tì bút. Thử viết đủ tháng và năm theo định dạng đã duyệt rồi xem nét có lem khi cầm, xếp hoặc lau. Nếu tem rất nhỏ, dùng dữ liệu cần thiết nhất cho thao tác tại chỗ; phần chi tiết có thể tra qua mã khi quy trình đã hỗ trợ. Nhờ người khác đọc tem mẫu và nói lại mốc họ hiểu để phát hiện dòng tiêu đề còn mơ hồ.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Tay dùng tua vít bên khoang linh kiện laptop. Nguồn: Unsplash
Shop biết mốc bảo hành tại lúc bàn giao
Chọn ai sẽ điền và điền ở bước nào. Ghi tên trường rõ ràng, chừa chỗ cho định dạng đang dùng và thử viết trên tem đã dán.
Đối chiếu thông tin với phiếu bàn giao hoặc hồ sơ tương ứng. Nếu hàng được đóng trước, giữ ô chờ đến khi sự kiện đã được xác nhận.
Kiểm tem đầu tiên của lượt giao. Đọc mốc đã ghi, rà năm và xem mã sản phẩm có khớp với hồ sơ để người nhận sau đó tra được.
Cơ sở có nhiều đợt xuất hoặc quản lý bằng seri
Nếu in sẵn mốc, lập danh sách theo đợt và ghi quy cách chia tem. Kiểm trước khi dùng tem còn dư cho một nhóm hàng khác.
Nếu dùng seri, thử tra từ sản phẩm về bản ghi hiện hành. Xác định cách xử lý khi tem bị mờ hoặc hồ sơ có nhiều mốc liên quan.
Giữ mẫu đã duyệt và bản định dạng trường dữ liệu. Khi thời điểm tính thay đổi, rà tên trường, hồ sơ và tem còn lưu trước lúc chuyển sang bản mới.
Cách duyệt trường tháng trên tem
Laptop mở nắp đáy lộ bo mạch. Nguồn: Unsplash
Xác định ý nghĩa của trường. Ghi rõ đó là tháng bắt đầu, tháng hết hạn hay một mốc khác. Đối chiếu với chính sách đã duyệt và người sẽ dùng dữ liệu.
Chọn lúc đưa dữ liệu lên tem. Nếu đã biết trước và dùng chung theo nhóm, thử bản in sẵn. Nếu chỉ biết khi giao, thử ô ghi hoặc liên kết với hồ sơ theo seri.
Thử trên bề mặt thực tế. Khi chọn tem bảo hành, đưa định dạng cần ghi vào bản dàn. Kiểm chỗ để năm, dấu phân cách và dụng cụ ghi.
Diễn lại lúc giao và lúc tiếp nhận. Nhờ một người ghi hoặc chọn tem, một người khác đọc và đối chiếu hồ sơ. Thử cả trường hợp mốc chuyển sang kỳ mới.
Lưu bản duyệt và cách quản lý. Khi trao đổi về in tem nhãn decal, gửi nội dung trường, khổ tem và ảnh vị trí dán. Ghi rõ phần in cố định và phần thay đổi.
Ví dụ với sản phẩm đóng trước ngày giao
Ví dụ minh họa. Một shop chuẩn bị thiết bị từ cuối tháng để giao theo lịch của khách. Bản tem đầu in sẵn tháng theo lịch đóng hàng, trong khi hồ sơ của shop lấy mốc từ lúc bàn giao. Ở lượt kiểm, một đơn chuyển lịch sang tháng sau và tem in sẵn sẽ dẫn tới cách hiểu khác. Shop giữ seri in trên tem, chừa ô ghi mốc khi giao và dùng cùng định dạng trong hồ sơ. Nhân viên thử đọc tem từ thiết bị đã đặt vào hộp rồi đối chiếu bản ghi trước khi chốt mẫu.
Giới hạn áp dụng. Cách ghi phụ thuộc chính sách, mốc tính và dữ liệu cần tra của từng cơ sở. Nếu quy trình cần ngày cụ thể, hãy lưu đủ ngày ở nơi đã duyệt và thử cách đối chiếu khi tiếp nhận. Khi đổi vật liệu, bút hoặc cách quản lý hồ sơ, kiểm lại độ đọc và độ khớp của thông tin.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ ghi tháng có đủ để phân biệt mốc không?
Xem hồ sơ có cần năm hoặc ngày cụ thể để tra hay không. Trên tem, ghi rõ ý nghĩa của trường. Nếu dùng seri để tra phần chi tiết, thử thao tác từ tem tới hồ sơ.
Nên in sẵn thời hạn hay chừa ô cho mốc bắt đầu?
Có thể in sẵn thời hạn đã xác nhận cho nhóm hàng và dùng ô ghi riêng nếu mốc bắt đầu chỉ biết sau. Dàn hai trường riêng để nhân viên đọc đúng khi tiếp nhận.
Tem có cán mặt thì có thể ghi tay được không?
Thử đúng bút trên đúng cấu hình. Viết đủ định dạng rồi kiểm sau khi nét khô, sau khi cầm và sau thao tác lau nếu sản phẩm có bước đó.
Gửi nội dung cần ghi, ảnh vị trí dán và cách đối chiếu hồ sơ qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách bố trí tem.