Khi thử tờ gấp trong bao thư cửa sổ, hãy dùng bao đã gập dán đúng quy cách và một tờ có nội dung ở đúng vị trí sẽ in. Gấp tờ theo nếp dự kiến, đưa vào đúng chiều rồi kiểm cả khi bao nằm phẳng, dựng đứng và nghiêng nhẹ. Phần cần thấy phải còn đọc đủ khi tờ xê dịch trong lòng bao. Những dòng nằm ngoài mục đích của cửa sổ cần được kiểm ở các tư thế đó. Sau cùng, thử rút tờ để xem nếp gấp, mép dán và vật đi kèm có gây vướng hay không.
Kiểm phần lộ theo vị trí tờ thực sự nằm
Thư giấy đặt sẵn trong bao thư. Nguồn: Unsplash
Trước tiên, xác định cửa sổ dùng để thấy thông tin nào. Có thể là tên người nhận, tên bộ phận hoặc một dòng nhận diện đã được duyệt. Đặt đúng đoạn đó trên tờ trước khi gấp mẫu. Dùng nội dung đại diện có dòng dài và ký tự sát hai đầu để nhìn ra nguy cơ bị che. Nếu chỉ dùng một dòng ngắn để thử, bản dài hơn có thể chạm mép cửa sổ sau khi đưa vào bao. Ghi cạnh nào của tờ đi vào trước và mặt chữ quay về phía nào khi đặt.
Sau khi cho tờ vào, dựng bao theo chiều thường cầm rồi nghiêng sang các phía trong phạm vi tờ có thể trượt. Quan sát mỗi lần tờ chạm cạnh lòng bao. Kiểm đầu và cuối dòng còn nằm trong khung, dấu có bị cắt và nền quanh chữ có còn đủ rõ. Vùng lộ trên bản dàn chỉ mô tả một vị trí. Phép thử trên bao cho thấy chữ dịch thế nào khi tờ rơi về đáy hoặc trượt sang bên. Nếu vùng lộ thay đổi nhiều, xem khả năng dời khối chữ, điều chỉnh cách gấp hoặc chọn quy cách bao phù hợp hơn.
Kiểm thêm vùng lân cận. Đọc qua cửa sổ khi tờ đã trượt tới các cạnh và xem một phần nội dung bên dưới hoặc ở mặt khác có vô tình xuất hiện không. Dùng tờ đã in cả hai mặt nếu thành phẩm dự kiến như vậy. Nếu có nhiều tờ kèm, xếp đúng thứ tự và thử trường hợp bộ dày nhất. Tờ ngoài cùng có thể bị đẩy lệch khi thêm thẻ hoặc tài liệu phía sau. Đóng bao bằng đúng cách rồi xem nắp có phẳng, góc tờ có cấn và người mở có đủ chỗ để kéo cả bộ hay không.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Bao thư giấy kraft mặt sau. Nguồn: Unsplash
Anh/chị dùng cùng một kiểu gấp cho cả lô
Làm một mẫu chỉ dẫn có đánh dấu mặt quay ra, cạnh đưa vào và thứ tự gấp. Đặt mẫu đó tại bàn để người xếp có thể đối chiếu khi làm.
Thử một tờ có khối chữ ngắn và một tờ có khối dài hơn. Kiểm vùng lộ khi bao đứng yên và khi tờ trượt trong lòng bao.
Nhờ một người mới gấp và đặt tờ theo chỉ dẫn. Nếu họ đảo nếp hoặc đưa sai chiều, sửa cách ghi trước khi chốt bản mẫu.
Anh/chị có nhiều loại tờ hoặc nhiều món gửi kèm
Lập danh sách tờ nào quay ra cửa sổ ở từng bộ. Dùng mã trên bản hướng dẫn để phân biệt các phiên bản nhìn gần giống.
Thử bộ mỏng và bộ dày nhất. Ghi nơi tờ có cửa sổ bắt đầu dịch, mép nào bị đẩy lên và khi nào phần đáng lẽ nằm trong bao bị lộ.
Nếu một tờ kèm dễ trượt ra trước khối chữ, thử đổi thứ tự xếp. Kiểm lại lúc lấy ra để chắc người nhận vẫn gặp các món theo trình tự mong muốn.
Duyệt từ nếp gấp đến lúc mở bao
Tờ giấy gấp kèm bao thư. Nguồn: Unsplash
Chuẩn bị bao và bản in đúng khổ. Dùng bao đã tạo hình cùng vị trí cửa sổ dự kiến. In tờ mẫu có đủ số mặt và thông tin dài đại diện, rồi đánh dấu các nếp cần kiểm.
Gấp và đặt theo thao tác thật. Đưa vào theo đúng cạnh, đặt đủ món kèm và đóng nắp. Kiểm khối chữ qua cửa sổ khi bao nằm phẳng.
Thử độ xê dịch và nội dung lộ. Dựng, nghiêng nhẹ và cầm bao theo các hướng thường gặp. Ghi cạnh nào che chữ hoặc làm lộ dòng ngoài phạm vi đã chốt.
Mở và rút nguyên bộ. Quan sát tay nắm vào đâu, tờ có mắc nếp hay mép dán không. Nếu dời chữ, đổi nếp hoặc thay thứ tự, lặp toàn bộ lượt thử trước khi duyệt.
Khi đặt in phong bì và bao thư công ty có cửa sổ, gửi khổ bao, vị trí cần lộ và tờ sẽ gấp. Nếu cần in nhanh để thử, dùng một bộ đủ món kèm để kiểm cả lúc đóng lẫn lúc rút.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một văn phòng dùng bao có cửa sổ để gửi thông báo kèm một thẻ nhỏ. Khi bao nằm trên bàn, tên bộ phận hiện đủ. Lúc dựng bao để chuyển, tờ gấp trượt xuống và cửa sổ che dòng cuối. Nhóm kiểm thêm bộ có thẻ, phát hiện thẻ nằm trước tờ và đôi lúc che một góc. Họ dời khối chữ, chuyển thẻ ra sau và ghi lại chiều đặt. Trước khi duyệt, người đóng thử một bộ rồi nhờ người khác mở và rút để đối chiếu.
Về giới hạn áp dụng, kết quả thử gắn với bao, nếp gấp, khổ tờ và số món đã dùng. Khi đổi kích thước cửa sổ, thêm tờ kèm hoặc thay giấy, cần thử lại độ xê dịch. Nếu bộ có thông tin cần giữ kín, kiểm mọi tư thế thường gặp và nội dung sát vùng cửa sổ trước khi sản xuất.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ đặt tờ phẳng lên bản vẽ bao để so có đủ không?
Cách đó giúp kiểm vị trí ban đầu. Hãy gấp và cho vào bao đã dán để thấy phần chữ thay đổi khi tờ nghiêng hoặc trượt.
Nên sửa vị trí chữ hay sửa nếp gấp nếu bị che?
Xác định phần bị che do tờ xê dịch hay do nếp đặt sai vị trí. Thử điều chỉnh từng yếu tố rồi kiểm cả phần lộ lẫn cách mở.
Thêm một thẻ nhỏ có cần duyệt lại không?
Có nếu thẻ có thể làm tờ dịch hoặc che cửa sổ. Thử thứ tự xếp mới và rút bộ hoàn chỉnh theo thao tác thực tế.
Anh/chị cần thử tờ gấp trong bao thư cửa sổ, hãy gửi khổ bao, PDF tờ kèm và ảnh nếp gấp qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu mẫu.