Để chữ in giữ đúng phông, hãy mở bản thiết kế trong môi trường có đủ phông, xuất PDF theo quy cách xưởng yêu cầu và kiểm tra phông đã được nhúng. Mở lại chính PDF vừa xuất để đối chiếu chữ, dấu tiếng Việt và các dòng dễ xuống hàng. Nếu phông không cho nhúng hoặc xưởng yêu cầu chuyển chữ thành đường nét, xử lý trên một bản sao rồi kiểm lại hình dạng chữ trước khi gửi.
Kiểm chữ trong tệp thiết kế trước khi xuất
Mở tệp gốc và xem phần mềm có báo thiếu phông hoặc chữ đang dùng phông thay thế hay không. Bước này quan trọng khi nhận file từ người khác, mở trên máy mới hoặc đổi phiên bản phông. Nếu phần mềm đã thay phông trong bản đang mở, PDF có thể nhúng chính phông thay thế. Hãy khôi phục phông đúng hoặc duyệt một phông khác trước khi xuất bản dùng để in.
Kiểm tra những dòng dễ lộ sai khác, chẳng hạn họ tên dài, địa chỉ có nhiều dấu và chữ nhỏ ở đầu hoặc cuối khung. Khi phông thay đổi, cùng một câu có thể dài hơn, xuống hàng hoặc bị khuất trong khung chữ. Đối chiếu với bản duyệt đã xác nhận. Với kiểu đậm hoặc nghiêng, xem đúng biến thể đang dùng vì một biến thể thay đổi có thể làm một số dòng khác bản ban đầu.
Nếu chữ nằm trong hình hoặc trong một PDF được đặt vào thiết kế, kiểm riêng phần đó. Chữ nằm trong ảnh đã là các điểm ảnh, nên độ rõ phụ thuộc chất lượng hình ở kích thước in. Chữ trong tệp đặt có thể mang phông riêng. Hãy xem nó có hiện đúng trong PDF cuối, nhất là logo có chữ, sơ đồ và bảng được chèn từ nguồn khác.
Nhúng phông để PDF mang theo thông tin cần hiển thị
Khi được phép nhúng, PDF có thể chứa toàn bộ phông hoặc chỉ chứa nhóm ký tự đã sử dụng. Trạng thái nhúng một phần thường đủ cho nội dung hiện có, vì PDF mang theo các ký tự đã dùng trong tài liệu. Nếu sửa hoặc thêm chữ sau đó, hãy quay lại tệp thiết kế rồi xuất bản mới để kiểm lại phông và bố cục.
Sau khi xuất, mở PDF trong trình đọc có mục xem thuộc tính phông. Đối chiếu danh sách phông với thiết kế và tìm trạng thái nhúng bên cạnh tên. Một phông có tên khác dự kiến cần được kiểm lại tại chỗ đang sử dụng. Nếu trình đọc cho thấy phông chưa nhúng, file có thể vẫn nhìn đúng trên máy đang cài phông. Hãy xử lý nguyên nhân trước khi dùng PDF đó để sản xuất.
Quyền nhúng có thể phụ thuộc phông và giấy phép sử dụng. Khi gặp cảnh báo, trao đổi với người thiết kế để dùng phông có quyền phù hợp hoặc thống nhất phương án chuyển chữ thành đường nét nếu được phép. Chuyển thành đường nét biến ký tự thành hình. Vì vậy, lưu riêng tệp còn chữ chỉnh sửa được để dễ cập nhật tên, nội dung và thông tin liên hệ về sau.
Cách duyệt PDF trước khi gửi xưởng
Xuất bằng thiết lập phù hợp với yêu cầu nhận file. Hỏi xưởng về quy cách PDF cho sản phẩm đang làm. Sau khi xuất, mở tệp từ đúng thư mục bàn giao. Dùng tên phiên bản rõ để người đối chiếu nhận ra PDF nào dùng sản xuất, nhất là khi đã xuất nhiều bản.
Đọc danh sách phông và xem các dòng nhạy cảm. Kiểm những phông đáng lẽ phải nhúng. Sau đó so các dòng chứa dấu, chữ ghép, ký hiệu hoặc số với bản đã duyệt. Kiểm tra cả trang ít sửa và phần chữ ở sát đáy khung vì dòng bị tràn có thể mất khỏi PDF.
Kiểm riêng nếu chuyển chữ thành đường nét. Mở bản chuyển và so với bản còn chữ. Xem dấu, khoảng cách chữ, các ký hiệu nhỏ và những hiệu ứng gắn với chữ. Dùng bản sao cho công đoạn này để khi cần sửa có thể quay lại nguồn rồi xuất lại.
Xem ở đúng kích thước và xác nhận lần cuối. Phóng to để tìm nét bất thường, sau đó xem hoặc in đúng khổ để đọc như người nhận. Nếu có nhiều trang hoặc nhiều tên, kiểm những trường hợp dài nhất và các vị trí vừa cập nhật. Gửi đúng PDF đã qua lượt kiểm này.
Ví dụ, một file giới thiệu dùng phông riêng ở tiêu đề và một phông khác ở phần mô tả. Khi mở trên máy mới, tiêu đề vẫn có hình dáng gần giống nhưng dòng cuối bị đẩy xuống. Kiểm tệp gốc phát hiện thiếu đúng biến thể đậm. Sau khi khôi phục biến thể đó và xuất lại, người duyệt cần xem cả tình trạng nhúng lẫn vị trí ngắt dòng trong PDF mới.
Nếu PDF có cảnh báo phông hoặc chữ bị sai dấu, có thể dùng dịch vụ kiểm tra và xử lý file in để đối chiếu. Khi đặt in nhanh, gửi PDF cuối và ghi rõ trang vừa sửa phông hoặc cần duyệt lại cách hiển thị.
Câu hỏi thường gặp
PDF báo nhúng một phần thì có cần xuất lại không?
Nếu nhóm ký tự đã dùng được nhúng và quy cách xưởng chấp nhận, tệp có thể dùng cho nội dung hiện tại. Hãy kiểm chữ và bố cục trong bản cuối. Khi thêm hoặc đổi ký tự, xuất lại từ nguồn rồi kiểm lại trạng thái phông.
Mở trên điện thoại thấy chữ đúng là đủ chưa?
Điện thoại cho phép kiểm nhanh nội dung nhìn thấy. Để duyệt in, dùng thêm trình đọc có thông tin phông và đối chiếu các dòng quan trọng với bản đã duyệt. Mở chính tệp chuẩn bị gửi để tránh xem nhầm bản cũ đã tải trước đó.
Có cần chuyển toàn bộ chữ thành đường nét không?
Hãy theo quy cách nhận file và tình trạng phông. Nếu PDF nhúng đúng và được xưởng chấp nhận, có thể giữ chữ. Khi cần chuyển, thực hiện trên bản sao và kiểm lại dấu, ký hiệu cùng các dòng nhỏ trước khi gửi.
Anh/chị cần kiểm tra phông trong PDF in, hãy gửi file cuối và đánh dấu trang cần đối chiếu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm tra.