Để xếp voucher theo bộ quà mà không lẫn người nhận, hãy dùng một danh sách chung nối từng người hoặc mã bộ với đúng loại phiếu. Xếp và kiểm từng bộ trên bàn trước khi niêm phong, rồi gắn nhãn ngoài để bộ đã đóng vẫn đối chiếu được. Nếu có thay đổi sau khi kiểm, đưa bộ liên quan về khu chờ và xác nhận lại trước khi giao.
Dùng danh sách theo bộ để ghép đúng ngay từ đầu
Giỏ quà đỏ có thẻ giấy treo. Nguồn: Pexels
Mỗi dòng nên tương ứng với một bộ quà. Ghi tên hoặc dấu hiệu nhận diện, loại voucher, số phiếu cần đặt và phiên bản nếu có. Nếu hai người trùng tên, dùng thêm mã bộ hoặc trường phân biệt đã được người tổ chức chốt. Dùng cùng dấu hiệu trên phiếu theo dõi và nhãn ngoài để nhân viên có thể kiểm mà không phải mở lại từng bộ.
Tách thông tin cần cho người đóng khỏi thông tin chỉ cần cho người giao. Người đóng cần tìm đúng phiếu và đủ thành phần. Người giao cần biết bộ thuộc ai hoặc điểm nào. Nếu bộ chứa phiếu có tên riêng hay quyền sử dụng khác nhau, chỉ đưa ra ngoài thông tin đủ để giao đúng. Giữ danh sách đầy đủ ở nơi người có nhiệm vụ có thể tra khi cần xác nhận.
Phân biệt bộ đã chốt, bộ dự phòng và bộ đang chờ thay đổi. Không xếp voucher dự phòng chung với xấp đang dùng nếu hai loại nhìn giống nhau. Với bộ chứa nhiều phiếu, kiểm theo từng loại trước rồi đếm tổng. Một bộ có đủ số tờ vẫn có thể thiếu đúng phiếu nếu một loại bị đặt lặp trong quá trình xếp.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Bao thư đỏ có phiếu bên trong. Nguồn: Pexels
Anh/chị dùng voucher in tên cho từng người
Đối chiếu tên và dấu hiệu phân biệt giữa file in, phiếu thành phẩm và dòng tương ứng trong danh sách đóng bộ.
Đặt voucher cạnh nhãn ngoài của cùng một bộ và kiểm trước khi đưa vào. Với người trùng tên, đọc cả mã bộ đã chốt.
Tách phiếu có tên sai hoặc người nhận vừa thay đổi. Chỉ đưa phiếu vào bàn đóng sau khi đã kiểm bản cập nhật.
Anh/chị dùng voucher giống mặt ngoài nhưng khác quyền sử dụng
Đặt tên rõ cho mỗi loại phiếu trên danh sách. Dùng khay hoặc xấp riêng có nhãn để người đóng phân biệt khi nhìn từ trên.
Kiểm đúng loại theo từng bộ trước khi đếm tổng số tờ. Nếu dấu hiệu phân biệt nằm ở mặt sau, quy định chiều đặt khi xếp.
Giữ bộ dự phòng thành nhóm riêng và ghi người xác nhận khi cần đổi loại phiếu hoặc chuyển bộ sang người khác.
Làm thế nào để kiểm bộ từ lúc xếp đến khi giao?
Hộp quà nhỏ thắt nơ hồng trên vải. Nguồn: Pexels
Khóa danh sách dùng cho lượt đóng. Đánh dấu bản hiện hành và ghi rõ dòng đang chờ. Chuẩn bị các loại voucher theo từng xấp và để riêng phần có thông tin cần sửa. Người đóng cần biết mình đang đọc bản nào trước khi bắt đầu.
Xếp từng bộ trong một vùng riêng. Lấy nhãn ngoài, mở đúng dòng trong danh sách rồi gom phiếu cùng các món kèm. Nếu cần làm đồng thời nhiều bộ, tách từng vùng rõ để một voucher rời không bị chuyển sang bộ kế bên.
Đối chiếu trước khi niêm phong. Đọc mã hoặc tên, loại phiếu và số lượng. Với bộ dễ nhầm, nhờ người kiểm thứ hai xem ngay trên bàn. Chỉ đánh dấu đã đóng khi phiếu đã vào đúng bộ và nhãn ngoài đã gắn chắc.
Kiểm lại trạng thái khi giao hoặc đổi. Tập hợp bộ theo điểm giao và đọc nhãn với danh sách. Nếu một bộ được yêu cầu đổi, tách khỏi khu đã kiểm, xác nhận phần thay và cập nhật trạng thái trước khi đưa lại vào lượt giao.
Khi đặt in voucher và phiếu quà tặng, gửi tên phiên bản và số lượng theo loại. Với đơn in nhanh có nhiều mẫu nhìn gần giống, ghi cách chia xấp cần dùng ở bàn đóng để người nhận đối chiếu thuận tiện.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một doanh nghiệp chuẩn bị bộ quà cho những người nhận ở các phòng ban khác nhau. Phiếu dùng chung nhận diện nhưng khác loại, còn hai người trong danh sách có cùng tên. Đội đóng dùng mã bộ trên nhãn ngoài, xếp riêng từng loại phiếu theo khay rồi kiểm bằng mã trước khi dán kín. Khi một phòng đổi người nhận, họ lấy đúng bộ đang chờ giao và kiểm lại phiếu theo dòng đã cập nhật.
Về giới hạn áp dụng, xếp theo danh sách cố định phù hợp khi người nhận và loại phiếu đã được xác nhận. Nếu người nhận còn thay đổi liên tục hoặc quyền sử dụng chỉ được duyệt tại lúc trao, không nên niêm phong trước các bộ còn chờ. Giữ nhóm đã xác nhận riêng và quy định rõ ai cập nhật danh sách để tránh dùng lẫn phiếu cũ.
Câu hỏi thường gặp
Voucher giống nhau thì có cần kiểm từng bộ không?
Vẫn nên kiểm bộ có đủ thành phần và đủ số phiếu. Nếu mọi người nhận cùng loại, việc kiểm có thể đơn giản hơn, nhưng vẫn cần đối chiếu nhãn ngoài khi có nhiều điểm giao hoặc có bộ dự phòng.
Có cần in tên người nhận bên ngoài bộ quà không?
Có thể dùng tên hoặc mã bộ tùy cách trao. Nếu dùng mã, người giao cần có danh sách đối chiếu. Chọn dấu hiệu đủ để nhận đúng bộ và phù hợp với thông tin được phép để lộ.
Đã dán kín rồi mới phát hiện nhãn ngoài có thể bị lẫn thì làm gì?
Tách các bộ liên quan khỏi lượt giao và đối chiếu với bản ghi lúc đóng. Nếu chưa xác định được thành phần bên trong, mở bộ cần kiểm theo quy trình đã chốt, rồi gắn lại nhãn và cập nhật trạng thái.
Anh/chị cần in voucher để xếp theo bộ quà, hãy gửi file và danh sách chia loại qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.