Hãy đặt những điều kiện quyết định voucher có dùng được hay không, như hạn dùng và phạm vi áp dụng, ngay trên mặt chính, gần tên quyền lợi. Dùng mặt sau để trình bày các trường hợp cụ thể và hướng dẫn đổi phiếu. Nếu voucher chỉ in một mặt, dành một khối riêng cho điều kiện sử dụng để người nhận đọc được trước khi quyết định dùng.
Mặt chính cần cho khách biết phiếu có dùng được không
Hãy bắt đầu bằng tình huống người nhận mở phong bì hoặc lấy phiếu ra tại quầy. Họ cần nhận ra phiếu dành cho quyền lợi gì, còn dùng được đến khi nào và có dùng ở điểm đang đến hay không. Đặt các thông tin đó gần nhau. Nếu phiếu chỉ áp dụng cho một nhóm dịch vụ, hãy ghi tên nhóm ngay dưới tên voucher để người đọc biết phạm vi trước khi xem phần hướng dẫn.
Hạn sử dụng nên có nhãn rõ. Nếu phiếu còn có ngày phát hành, tách hai mốc và gọi đúng vai trò của từng ngày. Nếu hiệu lực bắt đầu sau một ngày nhất định, ghi cả thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc. Với chương trình xác định hạn theo ngày nhận phiếu, thống nhất cách ghi hoặc cách xác nhận ngày nhận trước khi dàn trang để nhân viên và khách đối chiếu cùng một căn cứ.
Điều kiện về điểm sử dụng cũng cần đủ cụ thể. Ghi tên chi nhánh nếu phiếu chỉ dùng ở một nơi. Nếu nhiều điểm cùng áp dụng nhưng có ngoại lệ, mặt chính nên có dòng chỉ sang danh sách ở mặt sau. Khi khách mang phiếu đến trực tiếp, cách gọi điểm sử dụng trên voucher nên khớp tên mà nhân viên dùng tại quầy.
Mặt sau dùng để giải thích cách đổi và các ngoại lệ
Viết theo trình tự khách sử dụng phiếu. Đầu tiên là việc cần làm trước khi đến, chẳng hạn đặt lịch nếu chương trình yêu cầu. Tiếp theo là lúc xuất trình phiếu và người hoặc bộ phận tiếp nhận. Sau cùng là cách xử lý những tình huống khách dễ gặp, như đi cùng người khác hoặc muốn dùng phiếu cho một dịch vụ có nhiều phiên bản. Chỉ đưa vào những điều khoản đã được người phụ trách chương trình xác nhận.
Nếu có quy định chỉ dùng một lần, ghi rõ một lần tính theo phiếu hay theo người nhận. Nếu phiếu cần xuất trình trước khi chọn dịch vụ, hãy viết thời điểm đó bằng một câu trực tiếp. Dòng “Vui lòng xuất trình khi đến” có thể chưa đủ rõ với mô hình có lễ tân, quầy đổi phiếu và khu phục vụ riêng. Nêu tên đúng quầy sẽ giúp khách thực hiện đúng ngay từ lần đầu.
Hãy chia mặt sau thành các nhóm ngắn như phạm vi áp dụng, cách sử dụng và trường hợp cần xác nhận. Mỗi điều khoản nên nằm trọn trong một mục. Nếu câu giải thích một ngoại lệ phải dẫn sang mục khác, thử viết lại để người đọc hiểu ngay tại chỗ. Với phiếu nhỏ, một dòng chỉ sang mặt sau trên mặt chính hữu ích hơn việc thu nhỏ cả khối chữ để nhét vào góc.
Cách dàn điều kiện trên voucher trước khi in
Liệt kê các trường hợp khách có thể gặp. Thử viết câu hỏi như “Tôi đến điểm này có dùng được không?” hoặc “Tôi có cần hẹn trước không?”. Đối chiếu câu trả lời với quy định đang áp dụng. Trường hợp còn chờ xác nhận cần được giải quyết trước khi khóa nội dung.
Chọn điều kiện cần thấy ngay. Đưa lên mặt chính những thông tin ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định sử dụng. Đặt phần diễn giải theo từng trường hợp ở mặt sau. Nếu điều kiện quan trọng có ở cả hai mặt, dùng cùng cách gọi và kiểm tra hai vị trí sau mỗi lần sửa.
In thử ở đúng khổ thành phẩm. Đọc phần điều kiện ở khoảng cách cầm tay thông thường. Kiểm tra các dòng ngày tháng, chữ có dấu và phần gần mép xén. Nếu chữ khó đọc, rút gọn câu, bỏ thông tin lặp hoặc điều chỉnh bố cục trước khi đổi cỡ chữ.
Thử tại quầy bằng một phiếu mẫu. Nhờ một người đóng vai khách và một người tiếp nhận. Hỏi phiếu còn dùng được không, dùng ở đâu và cần xuất trình lúc nào. Ghi lại câu họ phải hỏi thêm rồi điều chỉnh đúng mục trên voucher.
Ví dụ, một phiếu trải nghiệm chỉ dùng tại chi nhánh được ghi trên mặt trước và cần đặt lịch. Mặt chính có tên trải nghiệm, hạn dùng, chi nhánh và dòng nhắc đặt lịch. Mặt sau hướng dẫn liên hệ bộ phận tiếp nhận và xuất trình phiếu khi đến. Khách có thể quyết định có dùng được phiếu ngay khi cầm, rồi lật lại lúc cần làm thủ tục.
Khi đặt in voucher và phiếu quà tặng, gửi đủ hai mặt và đánh dấu phần cần đọc trước. Nếu voucher nằm trong bộ in nhanh có kèm bao thư hoặc tờ hướng dẫn, kiểm tra hạn dùng và tên nơi tiếp nhận giữa các món để tránh thông tin lệch nhau.
Câu hỏi thường gặp
Có thể ghi toàn bộ điều kiện ở mặt sau không?
Có thể dành mặt sau cho nội dung đầy đủ. Mặt chính vẫn nên cho thấy các giới hạn ảnh hưởng ngay đến việc sử dụng, như hạn dùng hoặc chi nhánh áp dụng. Nếu điều kiện dài, đặt một dòng dẫn rõ để người nhận biết cần lật mặt.
Voucher một mặt nên đặt phần điều kiện ở vị trí nào?
Đặt ngay dưới phần mô tả quyền lợi hoặc ở một vùng có tiêu đề riêng. Hãy giữ đủ khoảng trống để đọc từng dòng. Nếu phiếu có nơi điền thông tin hoặc đóng dấu, chừa khoảng cách để thao tác tại quầy không che chữ.
Có nên để khách quét mã mới xem được điều kiện không?
Mã quét có thể dẫn tới phần giải thích dài hoặc hướng dẫn đặt lịch. Trên phiếu nên giữ các điều kiện chính dưới dạng chữ để khách kiểm tra ngay khi cầm. Nếu nội dung trực tuyến được cập nhật, đối chiếu với những gì đã ghi trên lô phiếu đang lưu hành.
Anh/chị cần in voucher có điều kiện sử dụng, hãy gửi nội dung đã duyệt và khổ phiếu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm tra bố cục.