Hướng dẫn trình mã voucher tại quầy nên cho khách biết cần đưa phần nào của phiếu, đưa lúc nào và ai sẽ kiểm. Nếu nhân viên quét mã, ghi rõ khách đưa mặt có mã cho nhân viên theo đúng quy trình. Nếu quầy nhập mã bằng tay, đặt chuỗi ký tự dễ đọc cạnh nhãn “Mã voucher”. Khi trên phiếu còn một mã dẫn tới thông tin khác, đặt lời giải thích riêng gần từng mã. Thử một lượt từ lúc khách lấy phiếu đến lúc quầy đối chiếu để phát hiện những chỗ dễ đưa nhầm hoặc đọc nhầm.
Viết hướng dẫn theo cách quầy thực sự kiểm
Quầy thu ngân có màn hình. Nguồn: Unsplash
Với quầy dùng thiết bị quét, chọn động từ đúng với người thao tác. Câu “Đưa mặt có mã cho nhân viên” phù hợp khi quầy quét. Nếu khách cần tự quét ở thiết bị được bố trí tại chỗ, chỉ rõ thiết bị hoặc vị trí mà quầy đã xác nhận. Đặt lời nhắc ngay cạnh mã và kiểm dòng đó không lấn vào vùng trống cần thiết. Khi phiếu có hai mặt, thêm lời dẫn ở mặt trước nếu khách thường trình mặt đó trước. Thử lật bằng đúng tư thế khách sẽ cầm để xem mã có dễ đưa vào hướng thiết bị không.
Với quầy đọc và nhập bằng tay, ưu tiên ký tự dễ phân biệt và khoảng cách đủ rõ. Nếu mã có một tiền tố hoặc dấu phân cách, xác nhận quầy cần nhập phần nào. Dùng nhãn để phân biệt mã voucher với số đơn hoặc mã phiên bản cùng xuất hiện trên phiếu. Chọn một chuỗi có ký tự dễ nhầm đưa vào bản thử. Cho nhân viên đọc nguyên dòng từ phiếu thật rồi đối chiếu với dữ liệu đã duyệt. Nếu mã dài hoặc thường được đọc qua lời nói, thử cách người đọc ngắt nhóm và kiểm quy trình nhập có chấp nhận cách ghi đó.
Nếu một phiếu có hai mã với hai công dụng, làm rõ công dụng bằng câu ngắn tại mỗi vị trí. Chẳng hạn, mã để tìm thông tin có thể ghi “Xem hướng dẫn”, còn mã dùng tại quầy ghi “Trình mã này khi sử dụng”. Chọn vị trí để người đọc nhận ra ngay mã cần đưa. Nếu một mã cần nằm trong mặt gấp hoặc lớp che trước khi trao, thử mở đúng cách ở quầy và kiểm hướng dẫn còn thấy được. Khi có vấn đề đọc mã, thông tin in nên đưa khách tới bước hỗ trợ phù hợp với quy trình đã chốt.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhân viên tại quầy phục vụ. Nguồn: Unsplash
Anh/chị kiểm bằng máy quét hoặc thiết bị tại quầy
Chốt ai cầm phiếu và ai quét. Viết câu chỉ dẫn theo thao tác đó, rồi đặt mã ở vùng tay ít che khi khách đưa qua quầy.
Thử bằng đúng thiết bị và điều kiện ánh sáng sẽ dùng. Kiểm trên phiếu đã xén, cán hoặc gấp nếu quy cách đó ảnh hưởng góc quét.
Nếu phiếu có thêm mã thông tin, nhờ người mới chọn mã cần trình trước khi được giải thích. Sửa nhãn hoặc khoảng cách nếu họ chọn nhầm.
Anh/chị kiểm bằng cách đọc hoặc nhập mã
Dùng nhãn rõ và đặt trọn chuỗi trên một dòng nếu có thể. Kiểm các cặp ký tự dễ nhầm tại khổ thật và dưới ánh sáng quầy.
Thử một lượt khách đọc mã và một lượt nhân viên tự đọc từ phiếu. Ghi chỗ dễ bỏ tiền tố, đọc sai ký tự hoặc nhầm với số nằm gần.
Chốt cách xử lý khi một phần mã khó đọc. Chuẩn bị quy trình tiếp nhận để nhân viên biết cần kiểm thêm thông tin nào trước khi xác nhận.
Duyệt bằng một lượt trình và đối chiếu mã
Khách trao đổi tại quầy. Nguồn: Unsplash
Ghi quy trình đã chốt. Xác định khách trình phiếu ở bước nào, dùng thiết bị hay nhập tay, và đâu là thông tin cần đối chiếu.
Dàn mã và câu hướng dẫn. Đặt nhãn sát mã, giữ vùng trống theo quy cách cần thiết và tránh nếp hoặc mép xén. Nếu có hai mã, ghi rõ chức năng từng mã.
Thử trên bản giấy trong tư thế thật. Nhờ người chưa xem thiết kế trình phiếu. Quan sát họ lật mặt nào, đưa mã gì và giữ tờ ở vị trí nào. Nhân viên kiểm theo đúng cách sẽ dùng.
Rà lại các phiên bản. Kiểm tên nhãn, vị trí và mã trên bản cuối. Nếu thay cách tiếp nhận hoặc thiết bị, thử lại bằng mẫu phù hợp trước khi phát.
Khi đặt in voucher dùng tại quầy, gửi loại mã, vị trí đặt và câu hướng dẫn đã duyệt. Với lượt in nhanh làm mẫu, chọn một phiếu có đầy đủ mã và nền để kiểm khả năng đọc.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một phiếu có mã để xem lịch và một mã khác để nhân viên kiểm lúc khách đến. Bản đầu đặt hai mã cạnh nhau với cùng kiểu trình bày. Người thử đưa mã xem lịch khi đứng tại quầy. Nhóm đặt nhãn “Trình tại quầy” ngay cạnh mã cần kiểm, đưa mã xem lịch về cạnh phần chuẩn bị và thử lại với người mới. Nhân viên kiểm bằng thiết bị thật rồi xác nhận người cầm có thể lật tới đúng mặt và đưa mã mà tay không che vùng đọc.
Về giới hạn áp dụng, bản giấy có thể được duyệt về vị trí và độ đọc của mã trong điều kiện đã thử. Trạng thái sử dụng còn phụ thuộc dữ liệu và quy trình đối chiếu của quầy. Nếu đổi định dạng mã, vật liệu hoặc thiết bị, kiểm lại trên bản thành phẩm phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần in chuỗi ký tự cạnh mã quét không?
In khi quầy có quy trình dùng chuỗi đó để tra hoặc nhập tay. Đặt nhãn rõ và thử với trường hợp mã quét khó đọc.
Mã nên nằm ở góc hay giữa phiếu?
Chọn vùng đủ chỗ và ít bị che khi trình. Thử các vị trí theo chiều cầm, nếp gấp và góc của thiết bị ở quầy.
Có thể dùng một câu “Quét mã” cho cả hai mã không?
Nếu hai mã có mục đích khác nhau, dùng câu nêu đúng việc của từng mã. Người đọc cần biết mã nào để xem và mã nào đưa cho quầy.
Anh/chị cần viết hướng dẫn trình mã voucher tại quầy, hãy gửi PDF, loại mã và cách tiếp nhận dự kiến qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bố cục.