Khi in voucher dùng ở nhiều chi nhánh, hãy ghi rõ voucher áp dụng ở đâu, khách cần làm gì trước khi đến và nhân viên dựa vào thông tin nào để kiểm. Đặt phạm vi sử dụng gần tên phiếu hoặc quyền sử dụng. Nếu chỉ áp dụng tại một nhóm chi nhánh, ghi tên đủ phân biệt và dùng cùng cách gọi ở quầy. Nếu địa điểm phát khác địa điểm áp dụng, hãy phân biệt hai thông tin ngay trong câu chữ để khách đến đúng nơi.
Chọn cách ghi phạm vi theo số điểm áp dụng
Tấm thiệp trắng còn trống đặt trên nền giấy nâu, cạnh dải ruy băng vàng. Nguồn: Unsplash
Nếu chương trình dùng tại mọi chi nhánh thuộc một nhóm đã chốt, có thể ghi một câu nêu rõ phạm vi. Khi tên thương hiệu xuất hiện ở nhiều mô hình cửa hàng, dùng cách gọi giúp khách nhận ra nhóm áp dụng. Chẳng hạn, phạm vi có thể là các điểm dịch vụ của một chương trình, trong khi quầy giới thiệu chỉ phát phiếu. Đọc thử câu đó với người chưa biết quy trình. Nếu họ suy ra có thể dùng ngay tại nơi phát dù thực tế phải đến nơi khác, sửa bằng cách đặt câu phạm vi cạnh thông tin sử dụng.
Nếu chỉ có vài điểm áp dụng, ghi tên chi nhánh theo cách khách dễ tìm. Với những nơi có tên gần nhau, thêm khu vực hoặc dấu hiệu nhận diện đã xác nhận. Nếu danh sách dài và có thể đổi, cân nhắc một nơi tra cứu đã chốt. Trên bản giấy, ghi rõ cách mở danh sách và giữ đủ thông tin để khách biết loại địa điểm được áp dụng. Kiểm trực tiếp kênh tra trên một bản mẫu trước khi in, nhất là nếu khách cần sử dụng phiếu tại nơi có kết nối không ổn định.
Đặt điều kiện có thể ảnh hưởng chuyến đi ở chỗ dễ đọc. Nếu phải đặt trước, ghi bước đặt và thông tin khách cần cung cấp. Nếu mỗi chi nhánh có lịch tiếp nhận khác nhau, chỉ dẫn cách kiểm lịch của đúng nơi. Mã phiếu cần đủ dễ đọc ở quầy và có vị trí thống nhất trên các mẫu. Trường hợp một phiếu được quản lý qua nhiều chi nhánh, thống nhất với nhân viên cách xác định trạng thái sử dụng trước khi in hướng dẫn khách.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Thiệp và bao thư giấy nâu xếp cạnh dải ruy băng. Nguồn: Unsplash
Anh/chị dùng một mẫu voucher chung cho nhiều chi nhánh
Chốt câu mô tả phạm vi với người phụ trách từng điểm. Đọc lại theo góc nhìn của khách mới để xem chữ “hệ thống” hay tên nhóm có được hiểu giống nhau không.
Đặt mã và chỉ dẫn sử dụng ở cùng vị trí trên mọi phiếu. Nếu có kênh tra cứu, thử từ bản giấy và rà cách hiển thị tên chi nhánh.
Cho một nhân viên ở điểm phát và một nhân viên ở điểm nhận thử cùng phiếu. So cách họ đọc phạm vi, kiểm mã và hướng dẫn khách chuẩn bị trước khi đến.
Anh/chị có voucher riêng theo chi nhánh hoặc nhóm chi nhánh
Đặt tên điểm áp dụng ở mặt chính, gần quyền sử dụng. Nếu hai mẫu nhìn gần giống, dùng tên hoặc mã nhóm rõ để người phát phân biệt khi lấy từ chồng.
Ghi quy tắc phân bó theo điểm phát và phạm vi sử dụng. Nếu một nơi phát nhiều loại, đặt nhãn bó ghi đầy đủ tên nhóm để người thao tác dễ đối chiếu.
Thử một trường hợp khách cầm nhầm mẫu sang chi nhánh khác. Dùng tình huống này để kiểm nhân viên có thể chỉ đúng phạm vi trên phiếu và hướng dẫn nơi cần đến hay không.
Duyệt bằng một lượt từ phát phiếu đến sử dụng
Tấm thẻ giấy buộc ruy băng vàng có dòng chữ chúc mừng viết tay. Nguồn: Unsplash
Lập danh sách điểm phát và điểm áp dụng. Ghi vai trò của từng nơi, tên sẽ in và cách tra nếu khách cần địa chỉ. Chốt phiên bản của danh sách trước khi dàn.
Đưa thông tin ảnh hưởng quyết định lên mặt dễ xem. Đặt phạm vi, hạn dùng hoặc yêu cầu đặt trước ở nơi khách đọc được khi cầm phiếu. Nếu điều kiện nằm mặt sau, thêm chỉ dẫn cụ thể trên mặt trước.
Kiểm mẫu giấy ở hai đầu quy trình. Cho người phát lấy đúng mẫu từ bó. Cho người nhận đọc phạm vi, tìm nơi áp dụng và thực hiện bước đặt nếu có. Tại điểm dùng, thử đối chiếu mã và trường cần ghi.
Rà file và quy trình cập nhật. Kiểm tên chi nhánh, mã, hướng dẫn và nội dung mặt sau trong PDF. Khi đổi điểm áp dụng, xác định cách xử lý bản cũ đang ở quầy trước khi phát bản mới.
Khi đặt in voucher và phiếu quà tặng, gửi phạm vi áp dụng và các phiên bản cần tách. Nếu cần in nhanh để phân về nhiều nơi, ghi số lượng theo điểm phát và mã nhận diện từng bó.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng phát voucher trải nghiệm tại hai quầy giới thiệu, còn buổi trải nghiệm chỉ tổ chức ở một số chi nhánh có khu hướng dẫn. Bản nháp ghi tên quầy phát lớn ở mặt đầu, khiến người thử tưởng đó là nơi dùng. Nhóm đổi vị trí, đưa phạm vi sử dụng ngay dưới tên trải nghiệm và chuyển thông tin quầy phát xuống phần mã nội bộ. Nhân viên thử thêm một lượt đọc phiếu và hướng dẫn đặt trước để kiểm cả lời in lẫn cách giải thích tại quầy.
Về giới hạn áp dụng, thông tin trên voucher chỉ phản ánh phạm vi và quy trình đã chốt lúc in. Với chương trình có thay đổi điểm tham gia, cần duy trì nơi tra cứu hoặc phương án thông báo phù hợp với các phiếu đã phát. Nhân viên cũng cần có cách kiểm trạng thái nếu một phiếu có thể được trình tại nhiều nơi.
Câu hỏi thường gặp
Có cần in đầy đủ địa chỉ mọi chi nhánh không?
Nếu chỉ vài điểm, tên và thông tin định vị ngắn có thể giúp khách chọn đúng. Nếu danh sách dài, dùng một nơi tra cứu đã kiểm và giữ phạm vi rõ trên phiếu.
Nên ghi điểm phát trên voucher không?
Ghi khi nhân viên cần đối chiếu nguồn phiếu. Đặt thông tin này ở vùng phụ và làm nổi bật nơi áp dụng để khách hiểu đúng khi đọc mặt chính.
Hai chi nhánh dùng hai mẫu nhìn giống nhau thì kiểm sao?
Đặt tên hoặc mã chi nhánh ở cùng vị trí dễ thấy, rồi thử phân bó bằng bản giấy. Đối chiếu cả mặt sau nếu điều kiện hoặc hướng dẫn sử dụng khác nhau.
Anh/chị cần in voucher dùng ở nhiều chi nhánh, hãy gửi danh sách điểm áp dụng, nội dung và số lượng từng mẫu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.