Voucher dùng dần nên có một ô hoặc một dòng riêng cho mỗi lượt, sắp theo thứ tự nhân viên sẽ ghi khi khách sử dụng. Chừa diện tích theo thao tác thật, từ đánh dấu đơn giản đến ghi ngày và ký hiệu xác nhận. Trước khi in, thử điền từ lượt đầu đến lượt cuối để xem khách và nhân viên có cùng đếm được số lượt còn lại hay không.
Chọn nội dung trong ô theo cách quầy kiểm lượt
Phiếu quà tặng giấy dưới bóng nắng. Nguồn: Pexels
Nếu quầy chỉ cần biết lượt đã dùng hay chưa, có thể dùng dãy ô đánh dấu với một hướng dẫn ngắn ở đầu dãy. Nếu nhân viên còn cần xem lượt gần nhất diễn ra khi nào, dành một dòng có vùng ghi ngày cho từng lượt. Đặt dữ liệu thuộc cùng lượt sát nhau. Khi khách quay lại, người tiếp nhận có thể đọc trọn thông tin trong một dòng mà không phải ghép dấu ở một cột với ngày ở cột khác.
Xác định ngay một lần phục vụ có thể trừ nhiều lượt không. Nếu có, hướng dẫn nhân viên ghi theo từng ô tương ứng và xác nhận số lượt còn lại trước khi trả phiếu. Với voucher dùng cho nhiều loại dịch vụ, chỉ thêm trường tên dịch vụ nếu quầy thực sự dùng thông tin đó để đối chiếu. Một dòng quá nhiều trường thường khiến nhân viên viết tắt theo nhiều cách, làm người nhận ca sau khó đọc.
Giữ cụm ghi lượt tách khỏi nội dung in sẵn như tên chương trình và hạn dùng. Nếu phiếu có mặt trước để nhận diện và mặt sau để theo dõi lượt, hãy đặt toàn bộ dãy ghi trên cùng một mặt. Nếu bố cục buộc phải chia, ghi rõ thứ tự tiếp tục để nhân viên biết lật sang đâu và khách không bỏ sót ô còn trống.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Tay cầm phiếu giấy và bao thư. Nguồn: Pexels
Quầy dùng bút để ghi nhận từng lượt
Liệt kê dữ liệu cần ghi sau mỗi lần sử dụng. Giữ đủ chỗ cho ngày, ký hiệu hoặc ghi chú thật sự cần đối chiếu.
Thử bằng bút tại quầy trên đúng mặt giấy đã in. Kiểm chữ khi bàn tay đặt sát mép phiếu và khi phiếu được cất ngay sau lúc ghi.
Chốt cách sửa khi ghi nhầm. Người nhận ca sau cần đọc được ô đã sửa và biết lượt nào còn được sử dụng.
Quầy đánh dấu lượt bằng con dấu
Lấy dấu thật để thử diện tích nét in và khoảng chừa cho sai khác khi đặt tay. Thử cả ô sát mép và ô ở giữa dãy.
Đặt ký hiệu thứ tự ở vị trí vẫn nhìn thấy sau khi đóng dấu. Nếu dùng chung dấu cho nhiều chương trình, thử kiểm từ lúc khách trình phiếu đến lúc trả lại.
Kiểm mực sau khi phiếu được cầm, xếp hoặc cho vào bao theo cách quầy thường làm. Chốt mặt giấy dựa trên mẫu đã thử.
Làm thế nào để thử dãy ô ghi lượt?
Các phiếu giấy nhỏ màu đỏ trên nền hồng. Nguồn: Pexels
Viết quy tắc bằng một câu. Xác định điều kiện để ghi một lượt và ai được ghi. Đưa câu hướng dẫn ngắn lên phiếu hoặc dùng trong quy trình tại quầy. Khi có ngoại lệ, thống nhất cách xử lý trước khi dựng mẫu.
Dàn đủ các ô ở đúng khổ thành phẩm. Đặt thứ tự dễ đọc, giữ khoảng cách giữa các ô và thử vùng đặt tay. Nếu phiếu có dải trang trí hoặc ảnh nền, kiểm nét ghi trên mẫu đã in thay vì chỉ nhìn ô trắng trong file.
Diễn thử từ lượt đầu đến lượt cuối. Sau mỗi lần ghi, nhờ một người khác đếm các lượt còn lại. Thử cả tình huống một ô bị ghi nhầm hoặc một khách dùng nhiều lượt trong cùng lần đến nếu chương trình cho phép.
Đối chiếu với sổ hoặc hệ thống nếu có. Xác định thông tin nào phải giống trên cả hai nơi. Thống nhất người xử lý khi phiếu và bản ghi khác nhau. Giữ một mẫu đã điền để người mới tiếp nhận biết cách ghi.
Khi đặt in voucher và phiếu quà tặng, gửi khổ phiếu, bản thiết kế và ảnh mẫu đã điền. Với đơn in nhanh, đánh dấu mặt cần ghi và nêu dụng cụ sẽ dùng để xưởng đối chiếu quy cách.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cơ sở dùng voucher cho các buổi trải nghiệm. Bản nháp có dãy ô nhỏ chỉ đủ đóng dấu, trong khi nhân viên cần biết ngày khách dùng lượt gần nhất. Cơ sở chuyển sang từng dòng có vị trí ghi ngày và vùng xác nhận cạnh nhau. Khi thử giao phiếu giữa hai ca, người tiếp nhận đọc được lượt mới nhất và đếm phần còn lại mà không phải hỏi lại người đã ghi.
Về giới hạn áp dụng, dãy ô trên giấy phù hợp khi số lượt đã xác định và quầy có cách ghi thống nhất. Nếu phiếu được dùng ở nhiều nơi mà các điểm cần biết ngay lượt vừa trừ, dấu trên phiếu giấy có thể chưa đủ để đối chiếu khi phiếu thất lạc hoặc dữ liệu khác nhau. Khi đó, cần quy định bản ghi nào dùng để xác nhận và cách cập nhật giữa các nơi.
Câu hỏi thường gặp
Nên đánh số ô hay để ô trống giống nhau?
Đánh số giúp nhân viên tìm vị trí tiếp theo và hỗ trợ đối chiếu khi có ô ghi sai. Nếu chỉ dùng ô trống, cần quy định chiều điền và thử để chắc người dùng không bỏ qua ô giữa dãy.
Có cần in sẵn dòng tổng số lượt còn lại không?
Có thể thêm nếu quầy thực sự cập nhật sau mỗi lần sử dụng. Hãy thử xem việc ghi tổng có tạo thêm sai khác với dãy ô không. Nếu các ô đã đủ rõ, người đọc có thể đếm trực tiếp theo thứ tự.
Voucher nhỏ có nên ghi cả chữ ký cho mỗi lượt không?
Chỉ chừa chữ ký khi quy trình cần. Dùng mẫu cắt đúng khổ và thử ký cùng phần ngày. Nếu quá chật, trao đổi với người phụ trách về ký hiệu xác nhận hoặc tăng diện tích vùng ghi.
Anh/chị cần in voucher dùng dần, hãy gửi số lượt, cách ghi và bản điền thử qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ kiểm tra bố cục.