Nên chừa ô xác nhận lượt trên voucher nhóm khi một phiếu có thể dùng nhiều lần hoặc nhóm đến thành nhiều đợt và quầy cần biết phần nào đã sử dụng. Nếu cả nhóm hoàn thành cùng một lần, một ô xác nhận chung thường đủ. Trước khi dàn, thống nhất “lượt” đang tính theo lần nhóm đến, theo từng người hay theo phần dịch vụ. In nhãn theo đúng đơn vị đã chốt. Thử một phiếu đã dùng một phần để xem nhân viên ca sau đọc được phần còn lại mà không cần hỏi người đã xác nhận trước.
Chọn ô theo đơn vị được xác nhận
Nhiều phiếu giấy dùng cho nhóm. Nguồn: Unsplash
Khi một lượt áp dụng cho cả nhóm, đặt một ô cho mỗi lượt đã được quy định. Ghi nhãn theo thứ tự hoặc theo tên buổi nếu cách thực hiện cố định. Nếu mỗi lần có thể ghi nhận số người khác nhau, chỉ thêm trường số người khi quy trình cần dữ liệu đó. Trong trường hợp chỉ dùng một ô chung, cho người đứng quầy biết khi nào được đánh dấu hoàn tất. Chẳng hạn, quy trình có thể xác nhận sau khi cả nhóm đã kết thúc hoạt động. Câu in và cách xử lý nội bộ cần dùng cùng một mốc.
Khi quyền sử dụng tính theo từng người, dùng nhãn thể hiện chính xác đơn vị. Một ô cho từng người có thể phù hợp với nhóm nhỏ và số phần cố định. Nếu số người mỗi lần thay đổi, có thể dùng các dòng ghi số đã dùng, kèm cách đối chiếu phần còn lại. Bố cục phải đủ chỗ cho việc đọc lại, nhất là nếu người tiếp nhận ở lượt sau cần hiểu ngay tổng đã ghi. Xác định ai sẽ thực hiện phép đối chiếu để người sử dụng biết cần mang phiếu hoặc thông tin gì khi quay lại.
Chọn hình thức xác nhận theo điều kiện quầy. Nếu đóng dấu, dùng kích thước dấu thật để thử và kiểm dấu hơi lệch có chạm ô bên cạnh không. Nếu ký hoặc viết, kiểm bề mặt cùng loại bút sẽ dùng. Nếu ghi vào hệ thống, ô giấy có thể chỉ cần hỗ trợ khách nhìn tiến độ khi điều đó có ích. Quy trình cần xác định căn cứ xử lý nếu dấu trên phiếu và dữ liệu theo dõi khác nhau. Khi in, giữ phần ô tách rõ khỏi tên quyền sử dụng để người mới đọc không nhầm một ô với một lựa chọn dịch vụ.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Kiểm phiếu trước khi sử dụng. Nguồn: Unsplash
Anh/chị tiếp nhận cả nhóm trong một buổi
Chốt thời điểm xác nhận và người thực hiện. Dùng một ô đủ cho dấu hoặc chữ ký nếu cần lưu việc cả nhóm đã hoàn thành.
Đặt số người áp dụng trong phần quyền sử dụng. Giữ ô xác nhận riêng để số người và trạng thái buổi được đọc thành hai thông tin rõ.
Thử tình huống một thành viên đến sau. Cho nhân viên xử lý theo quy trình đã thống nhất rồi kiểm phiếu có thể ghi được đúng trạng thái hay không.
Anh/chị cho nhóm dùng nhiều lượt hoặc đến không cùng lúc
Chọn cách ghi theo đơn vị thực tế. Dùng ô riêng khi các lượt cố định, dùng dòng ghi khi mỗi lượt cần số người hoặc dữ liệu thay đổi.
Thử mẫu sau khi ghi một phần. Nhờ người tiếp nhận lượt sau xác định phần còn lại và nói họ dựa vào ô hoặc dòng nào.
Kiểm trường hợp dấu mờ, ký nhầm ô hoặc một lượt được điều chỉnh. Hướng dẫn nhân viên xử lý theo quy trình riêng, giữ vùng in đủ rõ cho trường hợp thông thường.
Thử ô xác nhận qua hai lần tiếp nhận
Xấp phiếu giấy in sẵn. Nguồn: Unsplash
Viết quy tắc tính bằng lời. Ghi một lượt tương ứng với điều gì và được đánh dấu lúc nào. Kiểm câu này với người quản lý dịch vụ trước khi chọn số ô.
Đưa dụng cụ thật vào bản mẫu. Đóng dấu, ký hoặc ghi số trên mẫu đúng khổ. Kiểm chỗ để tay, khoảng cách ô và các dấu dễ bị nối với dòng phía trên.
Diễn thử một lượt dùng dở và một lượt hoàn tất. Cho hai người phụ trách hai lượt. Người sau dùng phiếu để đọc phần đã ghi rồi đối chiếu theo quy trình tại chỗ.
Chốt cách trình bày và hướng dẫn cho quầy. Giữ nhãn đơn vị nhất quán trên phiếu và danh sách theo dõi. Rà PDF cuối để chắc số ô và tiêu đề khớp nội dung đã chốt.
Khi đặt in voucher dùng cho nhóm, gửi quy tắc xác nhận và kích thước dấu hoặc vùng chữ viết. Với lượt in nhanh để thử, chuẩn bị một mẫu đã ghi dở để kiểm cách đọc sau bàn giao.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng cho nhóm dùng phiếu trong hai buổi thực hành. Bản nháp có các ô đánh dấu nhưng chỉ ghi “Xác nhận”, nên một nhân viên định đóng theo từng người. Nhóm đổi nhãn thành “Buổi thứ nhất” và “Buổi thứ hai”, rồi tách số người áp dụng vào phần mô tả quyền sử dụng. Họ đóng thử dấu buổi đầu và đưa phiếu cho ca sau. Người tiếp nhận đọc được ngay phần còn lại và xác nhận đúng lúc khi nhóm kết thúc buổi tiếp theo.
Về giới hạn áp dụng, ô giấy cho thấy thông tin đã được ghi trên phiếu. Khi có nhiều điểm sử dụng hoặc quy trình thay đổi, đội tiếp nhận vẫn cần căn cứ thống nhất để xác nhận. Nếu đổi từ tính theo buổi sang theo người, rà lại toàn bộ nhãn và số ô trước khi in.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi thành viên có cần một ô riêng không?
Chừa ô theo người khi quyền sử dụng thực sự được tính theo từng người. Nếu xác nhận cho cả nhóm, dùng ô theo lượt hoặc theo buổi.
Nên in số thứ tự sẵn hay để nhân viên ghi?
In sẵn khi thứ tự lượt cố định. Nếu nội dung thay đổi ở mỗi lần, chừa dòng có nhãn và thử cách đọc sau khi đã điền.
Ô xác nhận nên nằm ở mặt trước hay mặt sau?
Đặt ở mặt mà người tiếp nhận thường cầm để kiểm. Nếu dùng mặt sau, giữ chỉ dẫn tìm ô khi cần và thử chiều lật ở quầy.
Anh/chị cần bố trí ô xác nhận lượt trên voucher nhóm, hãy gửi cách tính lượt, khổ phiếu và dụng cụ xác nhận qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu mẫu.