Bố cục voucher có cuống lưu nên giữ cùng một mã đối chiếu trên thân phiếu và cuống. Thân phiếu dành cho thông tin người cầm cần để sử dụng. Cuống dành cho dữ liệu nhân viên cần lưu và tra lại sau khi tách. Trước khi dàn, xác định cuống được giữ lúc phát hay lúc tiếp nhận phiếu, vì hai thời điểm cần thông tin khác nhau. Xé thử một bản đúng khổ rồi đưa mỗi phần cho người sẽ dùng. Họ cần đọc được mã, nhận ra đúng phiên bản và biết phải làm gì với phần đang cầm.
Chọn nội dung theo thời điểm tách cuống
Phiếu giấy cầm trên tay. Nguồn: Unsplash
Nếu tách cuống khi phát, phần lưu cần giúp xác định phiếu nào đã được trao và thuộc lượt nào. Ngoài mã đối chiếu, có thể ghi tên điểm phát hoặc ký hiệu người lập khi đội vận hành thực sự cần tra các thông tin này. Thân phiếu ra khỏi quầy phải giữ đủ quyền sử dụng và chỉ dẫn cần thiết. Đặt nội dung đó trên phần người nhận cầm, kể cả khi nó đã xuất hiện trên cuống để tiện đối chiếu. Kiểm phiếu sau khi xé để thấy phần nào trở thành mép ngoài và có còn đọc được trọn dòng sát mép hay không.
Nếu tách cuống khi tiếp nhận, phần lưu nên phản ánh việc đã diễn ra, chẳng hạn mã phiếu, điểm tiếp nhận và dấu xác nhận đã xử lý. Chọn trường theo cách đội sẽ rà cuối ca. Nếu có nhiều loại phiếu dùng chung một dãy số, thêm dấu nhận diện loại ở cả thân lẫn cuống để tìm đúng mục khi rà. Trong trường hợp khách giữ thân phiếu sau khi dùng, xác định thông tin nào trên phần đó còn cần cho lần tiếp theo. Với phiếu chỉ dùng một lần, hướng dẫn nhân viên xử lý thân và cuống theo quy trình đã thống nhất.
Đặt trọn mã ở mỗi bên đường tách. Chừa khoảng để người dùng nắm và xé thuận mà không che hoặc làm mất ký tự. Nếu mã dài, giữ một dòng khi có thể và dùng nhãn đủ rõ để phân biệt với số thứ tự bó. Trên cuống nhỏ, ưu tiên mã và các trường cần tra. Thử viết bằng bút tại quầy nếu cuống có ô điền tay. Xếp nhiều cuống đã tách thành chồng để xem khi rà, nhân viên có thể đọc mã ở cùng vị trí hay phải xoay từng tờ.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Phiếu in nhiều dòng thông tin. Nguồn: Unsplash
Anh/chị lưu cuống ngay khi trao voucher
Ghi dữ liệu giúp truy lại lượt phát. Chọn mã phiếu, điểm phát hoặc ký hiệu người trao theo đúng danh sách sẽ dùng để đối chiếu.
Đọc riêng phần khách cầm sau khi tách. Kiểm quyền sử dụng, hướng dẫn và mã vẫn đầy đủ, nhất là những dòng từng nằm gần đường xé.
Thử giữ cuống theo thứ tự phát. Nếu nhân viên cần gom theo điểm hoặc ca, dùng dấu nhận diện sẵn trên cuống hay trên vật đựng để khỏi tốn lượt phân lại.
Anh/chị chỉ giữ cuống khi khách sử dụng
Xác định thao tác nào diễn ra trước khi tách, chẳng hạn đối chiếu mã hoặc kiểm điều kiện đã thống nhất. Để vùng cần nhìn ở ngoài vị trí tay nắm.
Chừa trường xác nhận phù hợp với cách quầy lưu. Thử điền trên cuống đã tách vì phần nhỏ có thể khó kê hoặc khó giữ hơn tờ nguyên.
Cho nhân viên khác ca tra lại một cuống từ bộ mẫu. Kiểm họ có nhận ra đúng loại phiếu và hiểu cuống đó ghi nhận việc gì hay không.
Duyệt từ tờ nguyên đến hai phần đã tách
Cầm phiếu đã xé cuống. Nguồn: Unsplash
Vẽ ranh giới thân và cuống. Ghi ai giữ mỗi phần, tách khi nào và dùng để làm gì. Chọn các trường cần lặp để hai bên còn đối chiếu được.
Dàn một cặp mã và nội dung đầy đủ. Kiểm mã trùng giữa hai phần. Đặt các trường dài nhất vào mẫu và xem có tiến quá gần đường tách không.
Làm mẫu đúng quy cách rồi xé thử. Cầm như khi đứng tại quầy. Kiểm đường tách, đầu mã và phần chữ ở hai mép mới. Nếu có viết tay, thử ngay sau khi tách.
Rà mã và thứ tự trước khi đóng bó. Kiểm phiếu đầu, phiếu cuối và các điểm đổi dãy hoặc đổi loại. Chốt cách nhận biết bó và nơi cất cuống sau mỗi lượt.
Khi chuẩn bị in voucher có cuống lưu, gửi bản dàn chỉ rõ đường tách và các trường lặp. Với lượt in nhanh làm mẫu, ghi thời điểm xé cuống để kiểm trên đúng thao tác tại quầy.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng xé cuống khi phát phiếu trải nghiệm. Bản đầu có mã trên thân, còn cuống chỉ ghi tên chương trình. Khi rà cuối buổi, nhân viên biết đã phát bao nhiêu phiếu nhưng không nối được từng cuống với mã trong danh sách. Cửa hàng đưa cùng mã sang cuống, giữ chỉ dẫn sử dụng trên thân và chuyển mã ra xa đường tách. Họ xé thử vài phiếu, xếp cuống cùng chiều rồi nhờ người đổi ca tra một mã từ danh sách.
Về giới hạn áp dụng, cuống lưu hỗ trợ đối chiếu theo dữ liệu đã in hoặc điền. Việc theo dõi còn phụ thuộc cách cấp mã, lưu cuống và xử lý phiên bản. Khi đổi thời điểm tách hoặc thêm trường ghi, hãy thử lại trên cuống thật và kiểm quy trình bàn giao.
Câu hỏi thường gặp
Có cần lặp toàn bộ nội dung trên cuống không?
Giữ mã và những mục cần cho việc lưu hoặc tra. Quyền sử dụng và hướng dẫn dành cho người nhận nên nằm đầy đủ trên thân phiếu.
Mã có nên nằm ngay cạnh đường tách không?
Đặt gần nếu dễ nhìn, đồng thời chừa khoảng để xé. Thử vài lần ở tư thế cầm thật và kiểm mã còn đọc trọn trên cả hai phần.
Cuống có cần chừa chỗ ký không?
Chừa khi chữ ký là một bước xác nhận trong quy trình. Thử ký trên cuống đã tách để kiểm chỗ kê tay và độ rõ của nét.
Anh/chị cần dàn voucher có cuống lưu, hãy gửi khổ, nội dung hai phần và cách tách dự kiến qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bản dàn.