Để xác định thứ tự mở tờ gấp hướng dẫn, hãy chọn cạnh mở mà người đọc dễ nắm khi cầm tờ đúng chiều. Mặt ngoài nên cho biết đây là hướng dẫn gì và mở từ đâu. Lượt mở đầu nên để lộ việc người dùng phải chuẩn bị hoặc bước đầu tiên. Nếu hai bước cần nhìn cùng lúc, đặt chúng trong cùng vùng lộ hoặc trên phần trải phẳng. Làm mô hình giấy, gấp đúng nếp rồi nhờ người chưa xem thiết kế mở và thực hiện theo. Quan sát họ gặp từng bước vào lúc nào.
Chia nội dung theo trạng thái đóng, mở một phần và mở hết
Người đọc mở tài liệu in theo từng trang. Nguồn: Unsplash
Khi tờ còn đóng, người đọc cần nhận ra tài liệu và biết cạnh nào để mở. Có thể dùng tên hướng dẫn và một lời nhắc ngắn đặt gần cạnh nắm. Nếu tờ thường nằm trong bao, hãy thử ngay sau khi rút. Mặt ngoài có thể quay ngược với chiều anh/chị xem trên bản dàn. Với tờ được đặt sẵn trên bàn, thử nhìn từ phía người đứng thao tác. Một mũi tên đặt gần nếp chưa chắc đủ rõ nếu người đọc hiểu đó là hướng di chuyển của vật trong hình.
Khi mở một phần, ưu tiên việc người đọc phải biết trước khi bắt tay làm. Đó có thể là danh sách vật cần lấy hoặc một bước kiểm tra. Nếu bước đầu dài, giữ tiêu đề và nội dung cùng lộ ở lượt mở này. Đừng để phần cuối của một câu quan trọng chỉ xuất hiện sau nếp kế tiếp. Với kiểu gấp mà một mặt lồng vào trong, xác định đoạn nào bị lớp giấy phía trên che. Có thể đặt lời dẫn ngắn trên vùng lộ và đưa hướng dẫn đầy đủ vào phần sẽ mở ngay sau đó.
Khi mở hết, sắp các bước theo chiều mắt đọc trong tư thế làm việc. Nếu người dùng vừa nhìn tờ vừa thao tác với vật, giữ hình và câu chỉ dẫn của cùng bước gần nhau. Hai bước cần đối chiếu, chẳng hạn đặt mẫu rồi kiểm kết quả, nên nằm trong cùng một lượt nhìn. Nếu phải chuyển sang mặt sau, đặt lời nhắc ở cuối bước trước và giữ số bước tiếp theo dễ thấy sau khi lật. Rà bằng tờ đã gấp vì thứ tự các ô trên file phẳng có thể khác thứ tự xuất hiện trong tay người dùng.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Lật xem tài liệu có hình minh họa. Nguồn: Unsplash
Anh/chị muốn khách mở từng phần rồi làm từng bước
Chọn một cạnh mở chính và kiểm chỗ ngón tay đặt. Dùng tên hoặc số cho từng bước, giữ dấu chỉ mở tờ đủ khác với dấu chỉ thao tác.
Đưa phần chuẩn bị và bước đầu vào lượt mở phù hợp. Nếu khách phải hoàn thành bước đó mới mở tiếp, ghi rõ điều họ cần kiểm trước khi chuyển.
Cho một người dùng thử mà chưa giải thích miệng. Ghi họ mở nhầm cạnh, gặp bước sau quá sớm hoặc phải quay lại tìm hình ở đâu.
Anh/chị muốn khách mở hết để nhìn toàn bộ hướng dẫn
Đặt lời nhắc mở hết ở mặt ngoài. Khi trải tờ, kiểm hướng đọc và giữ các bước liên quan trong cùng vùng nhìn.
Đặt hình và nhãn quan trọng tránh nếp nếu nếp làm thông tin khó đọc. Thử khi tờ nằm trên bàn có đủ các vật dùng kèm.
Nếu khách cần gấp lại để cất, kiểm họ có nhận ra mặt ngoài và mở lại đúng chiều vào lần sau. Giữ một dấu nhận diện đủ rõ ở mặt đóng.
Kiểm trình tự bằng một mô hình giấy
Đọc tài liệu in cầm tay. Nguồn: Unsplash
Viết các bước theo thứ tự thực hiện. Đánh dấu việc phải đọc trước, việc cần nhìn cùng lúc và thông tin có thể tra sau. Chốt những hình cần đi cùng từng bước.
Gấp giấy đúng khổ và đánh dấu từng mặt. Ghi mặt ngoài, cạnh mở, nếp đầu và vùng lộ ở mỗi lần mở. Dùng mô hình này để đặt nội dung trước khi hoàn thiện bản dàn.
In mẫu và quan sát một lượt làm thật. Đưa tờ theo đúng cách phát. Nhờ người thử mở và làm theo. Ghi chỗ họ xoay tờ, tìm thiếu một phần câu hoặc đọc nhầm thứ tự.
Rà PDF và gấp lại sau khi sửa. Kiểm chiều chữ, số bước, cạnh lật và phần sát nếp. Nếu đổi vị trí một ô, thử lại cả lượt mở để phát hiện phần bị ảnh hưởng.
Khi đặt in tờ gấp hướng dẫn, gửi PDF cùng ảnh mô hình ở trạng thái đóng và mở. Với lượt in nhanh để duyệt, ghi khổ mở, khổ gấp và cạnh người dùng cần nắm trước.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một cửa hàng làm tờ hướng dẫn lắp khay có phần kiểm phụ kiện trước khi thao tác. Bản đầu để hình lắp ở ô lộ trước, còn danh sách kiểm nằm dưới nếp sau. Người thử bắt đầu lắp rồi mới nhận ra còn thiếu một món. Nhóm dời danh sách kiểm sang lượt mở đầu và giữ hình lắp cạnh câu chỉ dẫn trên phần trải phẳng. Họ thử lại từ lúc rút tờ khỏi hộp để xác nhận người đọc gặp thông tin đúng lúc.
Về giới hạn áp dụng, trình tự mở được duyệt theo khổ, kiểu gấp và cách phát đã thử. Khi đổi cách xếp trong bao hoặc đổi hướng nếp, kiểm lại mặt xuất hiện đầu tiên. Với hướng dẫn cần thực hiện theo quy trình đã xác nhận, lấy nội dung do người phụ trách cung cấp làm căn cứ trước khi dàn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đặt bước đầu ngay trên mặt bìa không?
Có thể nếu bước đó ngắn và khách phải biết trước khi mở. Nếu cần kèm hình hoặc danh sách, dùng mặt ngoài để dẫn đến phần lộ ở lượt mở đầu.
Hai bước liên quan có nên nằm hai bên một nếp?
Có thể nếu cả hai cùng đọc được ở góc mở thực tế. Thử bằng tờ gấp và giữ chữ, hình quan trọng khỏi phần dễ bị che.
Chỉ kiểm PDF phẳng có biết đúng thứ tự mở không?
Hãy gấp một mô hình đúng khổ và đánh dấu từng mặt. Dùng nó để kiểm thứ tự xuất hiện, chiều đọc và cạnh người dùng sẽ nắm.
Anh/chị cần kiểm thứ tự mở tờ gấp hướng dẫn, hãy gửi PDF, danh sách bước và ảnh mô hình qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bản dàn.