Tem chờ gộp đơn online nên nằm ở mặt người đóng hàng nhìn thấy khi lấy kiện ra khỏi khay. Dòng lớn nhất trên tem nên cho biết phải giữ kiện lại. Các ô bên dưới chỉ cần đủ để tìm đơn gốc và xác định shop đang chờ phần nào. Cách bố trí này hữu ích khi một món đã được soạn xong, món còn lại đang ở kệ khác, còn người bàn giao cuối ca chỉ nhìn thấy các kiện đã xếp sẵn.
Chọn vị trí theo hướng lấy kiện khỏi khay
Nhiều kiện hàng online chất chồng chờ xử lý. Nguồn: Unsplash
Trước khi đặt in, hãy đứng ở đúng chỗ nhân viên thường lấy kiện và nhìn vào một khay đã xếp đầy. Nếu các hộp đặt thành hàng ngang, mặt quay ra lối lấy hàng thường dễ nhìn. Nếu shop đặt hàng trong khay kéo, mặt trên hoặc đầu kiện gần tay kéo có thể phù hợp hơn. Chọn một hướng dán cho từng kiểu khay để người mới vào ca biết phải tìm dấu ở đâu ngay cả khi kiện bị xoay.
Trên bao bì đã hoàn thiện, dành riêng một khoảng cho thông tin giao nhận. Tem chờ gộp có thể nằm trên một đai giấy tháo được hoặc trên thẻ gắn với khay nếu shop muốn giữ sạch mặt hộp. Với khay chứa nhiều đơn, mỗi kiện vẫn cần dấu nhận diện riêng hoặc một ngăn có vách chia rõ. Một tem ở đầu khay chỉ giúp nhận diện tình trạng của cả khay khi mọi kiện bên trong thực sự thuộc cùng một đơn.
In sẵn việc cần làm, ghi tay phần thay đổi
Kiện hàng gói giấy xếp chồng trong kho nhỏ. Nguồn: Unsplash
Dòng “CHỜ GỘP – GIỮ LẠI” giúp người lấy kiện hiểu ngay hành động cần thực hiện. Bên dưới, có thể chừa các ô “Mã tra nội bộ”, “Chờ thêm” và “Người phụ trách”. Ô “Chờ thêm” cần đủ chỗ ghi tên món hoặc biến thể hay bị nhầm. Ví dụ, “dây đeo bản nhỏ màu đen” có ích hơn một dấu gạch hoặc chữ “phụ kiện” nếu shop có nhiều loại dây đeo trên cùng một kệ.
Lấy vài phiếu soạn cũ để xem mã nội bộ nào dễ tra nhất. Chỉ dùng phần đuôi khi các kiện đang xử lý vẫn phân biệt được bằng phần đó. Nếu từng gặp mã gần giống, hãy chừa chỗ ghi mã đầy đủ. Giữ cùng một định dạng giữa tem, phiếu soạn và danh sách theo dõi để người nhận ca tìm được đơn bằng một lần tra. Màu nền có thể hỗ trợ nhìn từ xa, còn câu chữ cần đủ rõ khi khay nằm dưới bóng kệ.
Định rõ lúc gắn và lúc tháo tem
Các hộp hàng đặt trên kệ, chờ gộp vào cùng một đơn. Nguồn: Unsplash
Gắn tem khi phần hàng đầu tiên được đặt vào khu vực chờ. Khi phần còn lại đến, người soạn mở lại thông tin đơn, kiểm món và biến thể, rồi chuyển kiện sang khu hoàn tất sau khi đủ điều kiện bàn giao. Nếu tem gắn trên đai giấy, tháo cả đai tại bước chuyển khu. Nếu dùng thẻ khay, lấy thẻ ra cùng lúc dọn ngăn. Thao tác tháo dấu cần có người chịu trách nhiệm để ca sau biết trạng thái nào đang còn hiệu lực.
Với đơn qua nhiều kênh, đối chiếu từng phiếu trước khi quyết định gộp kiện. Hai đơn dùng cùng tên người nhận vẫn có thể có cách bàn giao khác nhau. Giữ từng đơn riêng tới khi shop xác nhận được các phần sẽ đi cùng. Để bàn quy cách in tem nhãn decal, hãy gửi ảnh hướng xếp hàng và mẫu thông tin dài nhất cần ghi.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Shop một người tự soạn và tự giao: Dùng một khay chờ riêng. Ghi mã tra và phần còn thiếu ngay khi đặt kiện vào khay để lúc quay lại có thể tiếp tục ở đúng bước.
Shop có người soạn và người bàn giao riêng: Thống nhất ai xác nhận đủ hàng. Đặt dấu ở mặt người bàn giao nhìn thấy khi kéo kiện lên, rồi mô phỏng một lần đổi ca trước khi chọn khổ in.
Shop bán qua sàn và mạng xã hội: Chừa trường ghi kênh hoặc ghi chú tra đơn nếu cần. Dùng cùng cách gọi kênh trên tem và danh sách để tránh tra nhầm hai đơn có thông tin gần giống.
Ví dụ thực tế tại bàn soạn đơn
Giả sử một shop phụ kiện có đơn gồm ví đen và dây đeo tháo rời. Ví đã vào hộp, dây còn nằm ở khu soạn khác. Nhân viên quấn đai giấy ngoài hộp, gắn tem “CHỜ GỘP – GIỮ LẠI” và ghi tên dây vào ô chờ thêm. Hộp được đặt vào khay với tem quay ra ngoài. Cuối ca, người bàn giao có thể nhìn thấy dấu giữ trước khi nhấc hộp.
Khi dây được chuyển đến, người nhận ca tra đơn gốc vì shop có hai kiểu móc gần giống nhau. Sau khi kiểm đúng kiểu, người này bổ sung dây, bỏ đai và chuyển hộp sang khay hoàn tất. Nếu khách đổi biến thể giữa chừng, thông tin mới được cập nhật ở phiếu soạn, rồi tem cũ được thay để kiện quay lại khu chờ với chỉ dẫn đúng.
Giới hạn áp dụng
Tem chờ gộp là dấu thao tác ở khu đóng hàng. Việc gộp chỉ được thực hiện theo thông tin đơn mà shop đã xác nhận. Nếu hàng rời khỏi khay và tem bị mất, cần tra lại đơn trước khi đưa kiện sang khu bàn giao. Với bề mặt dễ bong lớp phủ, nên thử đai hoặc thẻ rời trước khi dán trực tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Có cần in riêng hai mẫu “Chờ gộp” và “Đã đủ”?
Nếu khu chờ và khu hoàn tất tách rõ, một mẫu chờ có thể đủ. Nếu kiện hoàn tất còn qua bước rà soát, mẫu “Đã đủ” có thể ghi thêm người kiểm để ca bàn giao biết nên đối chiếu với ai.
Có nên ghi tên và số liên hệ của khách lên tem?
Mã nội bộ thường đủ nếu người đóng hàng tra được đơn tại bàn. Chỉ đưa lên tem những trường thực sự cần nhìn khi cầm kiện để bề mặt dễ đọc và thông tin khách ít xuất hiện ở khu thao tác chung.
Nên dùng bao nhiêu mẫu tem cho các kênh bán?
Một mẫu có ô ghi kênh là điểm bắt đầu phù hợp khi các kênh dùng chung bàn soạn. Chỉ tách mẫu nếu hành động sau khi nhìn tem khác nhau rõ rệt giữa các luồng xử lý.
Khi cần trao đổi về đơn in nhanh, gửi ảnh khay, bề mặt dự kiến dán và danh sách trường ghi tay cho Phước Lộc Thọ qua Zalo 0985 342 439.