Khi một mẫu đã ngừng bán, hãy rút tem dư khỏi vị trí cấp phát, gom theo mã và phiên bản rồi ghi trạng thái trên từng gói. Giữ mẫu lưu nếu cần tra cứu và tách riêng phần chờ xử lý theo quyết định của người phụ trách. Kiểm cả tờ dùng dở, khay tại bàn dán và file từng được gửi in để bản cũ không quay lại đơn mới.
Xác định đúng mẫu và phạm vi phải thu
Kệ nhiều ngăn đựng hộp có dán nhãn phân loại. Nguồn: Wikimedia Commons
Bắt đầu từ mã sản phẩm hoặc phiên bản đã được thông báo ngừng. So dòng nhận diện trên tem thật, chẳng hạn tên biến thể, dung lượng hoặc mã in, với thông tin đang dùng. Hai mẫu có thể cùng logo và khung hình nhưng khác một dòng nhỏ. Nếu thông báo chỉ nói ngừng một khổ, hãy kiểm phần đó trước khi gom. Với bao bì có tem chính, tem phụ và tem mã riêng, ghi rõ những nhãn nào ngừng cùng sản phẩm, những nhãn nào còn được dùng cho mẫu khác theo thông tin đã duyệt.
Tem dư thường nằm ở nhiều chỗ. Ngoài gói nguyên trong kho còn có tờ đang bóc ở bàn, tem để trong hộp hàng chưa đóng và vài mẫu trong khu vực duyệt. Lấy danh sách nơi cấp phát để rà lần lượt. Nếu một tờ chứa chung tem của mẫu còn bán và mẫu đã ngừng, giữ nguyên tờ trong nhóm chờ kiểm trước khi tách. Việc chỉ ghi bên ngoài “tem cũ” sẽ khó đối chiếu khi có nhiều mẫu ngừng cùng đợt.
Ghi riêng hàng đã dán tem nhưng còn nằm trong kho. Việc xử lý hàng đã hoàn thiện cần người phụ trách quyết định theo trạng thái sản phẩm và nội dung nhãn. Tại bàn dán, ghi số lượng và vị trí để quá trình thu tem dư không bỏ sót nhóm hàng có thể bị đưa nhầm trở lại khu vực soạn.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Ngăn kệ trắng để các hộp lưu trữ. Nguồn: Wikimedia Commons
Shop quản lý tem ở một bàn đóng gói
Đọc mã và dòng phân biệt trên một tem đã xác nhận. Dùng mẫu đó để rà chồng đang dùng, ngăn tem dư và hộp chưa hoàn thiện.
Đóng gói riêng phần thu được. Ghi mã, phiên bản, số còn lại và người phụ trách xử lý. Chuyển gói ra khỏi khay tem đang cấp.
Để lại ảnh của tem đang dùng ở bàn và so hộp đầu tiên sau lúc chuyển mẫu. Kiểm cả mặt trước lẫn tem phụ nếu hai mẫu có thiết kế gần giống.
Kho cấp tem cho nhiều ca hoặc nhiều điểm đóng
Gửi danh sách mã và phiên bản cần thu cho từng điểm. Yêu cầu ghi số lượng gói nguyên, tờ dở và mẫu chưa xác định.
Đối chiếu số trả về với nơi đã cấp. Nếu còn chênh, rà khay hàng đang soạn và tờ ghép trước khi chốt số liệu.
Chặn cấp lại trong sổ hoặc danh mục nội bộ. Giữ bản thiết kế lưu trữ tách khỏi thư mục dùng để đặt in.
Cách tách tem dư và bàn giao xử lý
Tủ hồ sơ nhiều ngăn kéo đặt trong phòng. Nguồn: Wikimedia Commons
Chốt thông tin ngừng dùng. Ghi mã, tên, điểm dễ nhận và ngày áp dụng theo thông báo của cơ sở. Nếu có bản thay thế, để ảnh bản cũ và bản mới cạnh nhau cho người thu dễ kiểm.
Thu theo nơi từng cấp. Đi từ vị trí cất chính đến khay tại bàn. Kiểm cả tờ đã chia nhỏ. Tem chưa chắc thuộc mẫu nào được đưa vào nhóm chờ nhận diện, giữ nguyên giấy đế và dấu gói.
Đếm và ghi trạng thái. Tách gói nguyên, tờ dở và mẫu lưu. Nếu tờ có nhiều SKU, ghi phần nào cần giữ. Chỉ tách những tem còn dùng sau khi kiểm dấu nhận diện vẫn đi cùng từng phần.
Rà file và tài liệu tại bàn. Chuyển PDF cũ sang nơi lưu riêng. Với tệp có nhiều mẫu, dùng mục kiểm tra và xử lý file in khi cần xác định đúng trang. Cập nhật ảnh hướng dẫn và danh sách phiên bản trước khi cấp tem trở lại.
Kiểm lượt tiếp theo. So một sản phẩm đã dán với danh sách phiên bản hiện hành. Khi đặt lại in tem nhãn decal, gửi đúng file đang hiệu lực và loại các trang đã ngừng khỏi bộ sản xuất.
Ví dụ khi tem cũ và tem hiện hành nhìn gần giống
Ví dụ minh họa. Một shop ngừng bán một dung lượng, nhưng vẫn dùng chung vỏ hộp cho dung lượng còn lại. Kho đã thu các gói nguyên, còn một tờ dùng dở trên bàn vì ảnh mẫu gần như giống nhau. Người kiểm đọc dòng dung lượng, lấy tờ đó ra và rà các hộp chưa đóng. Shop giữ một tem cũ làm mẫu tra cứu, ghi mã và phiên bản trên bao lưu, rồi cập nhật ảnh tại bàn. Ở lượt in tiếp theo, họ gửi PDF chỉ chứa mẫu hiện hành và kiểm bản duyệt bằng dòng dung lượng trước khi chốt.
Giới hạn áp dụng. Quy trình phù hợp với tem dư có thể nhận diện qua mã, nội dung hoặc hồ sơ cấp phát. Nếu tờ bị mất dấu và các mẫu nhìn giống nhau, giữ riêng để xác minh trước khi nhập lại kho. Việc dùng lại cho sản phẩm khác cần có quyết định dựa trên nội dung và công dụng của tem. Hàng đã dán, tài liệu lưu và tem trắng chưa in có thể cần cách xử lý riêng.
Câu hỏi thường gặp
Có cần giữ một tem mẫu sau khi ngừng bán không?
Có thể giữ nếu cần đối chiếu các đơn cũ hoặc lịch sử thiết kế. Cất mẫu trong bao ghi rõ mã, phiên bản và trạng thái lưu, tách khỏi vị trí cấp phát hằng ngày.
Tem ngừng bán nằm xen với tem còn dùng thì làm gì?
Giữ nguyên tờ để đối chiếu mã từng nhóm. Nếu có thể chia, đánh dấu phần còn dùng sau khi tách và đếm lại. Nếu không phân biệt chắc, giữ toàn tờ ở khu chờ kiểm.
Đã dời file cũ khỏi thư mục in thì có cần rà bàn dán nữa không?
Cần rà cả tờ đã cấp, khay dùng dở và ảnh hướng dẫn tại bàn. File mới kiểm được đơn in tiếp theo, còn tem đã in vẫn có thể xuất hiện trong lượt đóng đang làm.
Gửi danh sách mã đã ngừng, ảnh tờ ghép và file đang dùng qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách tách mẫu cho lượt in tiếp theo.