Phiếu đối chiếu đồ gửi sự kiện nên có cùng một mã trên phần khách giữ và phần bàn giữ đồ dùng để tìm món. In mã ở vị trí đọc được ngay khi cầm phiếu hoặc khi phần thẻ đã được gắn lên món. Nếu một lượt gửi có nhiều món, ghi số lượng ở cả hai phần và đánh dấu từng món khi chúng có thể bị tách ra. Thử từ lúc nhận đến lúc trả bằng đồ thật để xem mã có còn nhìn thấy và dễ đối chiếu trong giờ đông hay không.
Thiết kế hai phần phiếu theo cách tìm và trả đồ
Nhân viên đón khách tại bàn sự kiện. Nguồn: Pexels
Phần khách cầm nên có mã, tên bàn trả đồ và số món đã nhận gửi. Nếu bàn nhận và bàn trả khác nhau, in hướng dẫn đủ cụ thể để khách nhận ra đúng khu. Phần nhân viên giữ cần cùng mã và có chỗ ghi vị trí lưu như dãy kệ, móc hoặc ngăn. Nếu mã đã chứa ký hiệu khu, dùng cách ghi nhất quán trên phiếu và kệ. Giữ mã chính đủ nổi bật để người tìm ít phải đọc các thông tin phụ.
Khi đồ được gom chung, có thể gắn thẻ vào vật chứa và ghi số món nằm bên trong. Khi áo, túi hoặc vật dài phải để ở các vị trí khác nhau, mỗi món cần dấu nhận diện gắn với mã chung. Có thể dùng ký hiệu phụ cho từng món, chẳng hạn A và B, rồi ghi số món trên phần khách cầm. Nhân viên khi trả sẽ so cả mã chung lẫn số món thực tế, thay vì thấy đúng một thẻ rồi cho rằng đã lấy đủ.
Nếu dùng phiếu có đường xé, đặt trọn mã trong mỗi phần và chừa khoảng cách để nét số vẫn nguyên khi xé lệch nhẹ. Nếu in hai thẻ rời, chuẩn bị theo cặp và thử cách đặt trên bàn để người phát lấy đúng. Chọn cách gắn thẻ theo vật dụng thực tế. Với túi có quai, thử dây hoặc thẻ luồn. Với đồ dễ trầy hay bề mặt khó gắn, thử đánh dấu vật chứa hoặc vị trí lưu để mã vẫn đi cùng đúng món.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Người phụ nữ đứng tại quầy tiếp nhận. Nguồn: Pexels
Anh/chị có một bàn giữ đồ và chủ yếu nhận một món mỗi lượt
Dùng một dãy mã dễ đọc. Chọn kiểu chữ giúp phân biệt các ký tự dễ nhầm, rồi nhờ nhân viên đọc thử qua quầy và dưới ánh sáng tại chỗ.
Đặt sẵn các cặp theo thứ tự lấy. Sau khi giao một phần cho khách, gắn hoặc đặt phần còn lại vào vị trí lưu trước khi bắt đầu lượt tiếp theo.
Chốt cách đánh dấu đã trả và nơi để phiếu thu lại. Thử tìm một món khi các món trên kệ có hình dáng giống nhau để kiểm mã có thực sự nổi bật.
Anh/chị có nhiều bàn, nhiều kệ hoặc thường nhận nhiều món
Gán ký hiệu bàn hoặc khu đủ rõ để mã của hai nơi được phân biệt. Dùng ký hiệu kèm phần số trên cả thẻ nhân viên và phiếu trao khách.
Ghi số món và quy tắc ký hiệu phụ. Thử một lượt có món treo và món đặt kệ để xem người trả có lần theo đúng các vị trí từ cùng mã hay không.
Chốt người xử lý trường hợp phiếu rách, mất hoặc khác số món. Giao cho người đứng bàn một quy trình chuyển trường hợp cần đối chiếu thêm trước khi giao đồ.
Kiểm phiếu theo quy trình nhận và trả
Bàn tay cầm vé giấy. Nguồn: Pexels
Vẽ các điểm bàn giao. Xác định ai nhận món, ai gắn mã, ai xếp kệ và ai giao trả. Nếu nhân viên đổi ca, ghi thông tin tối thiểu để người mới có thể tìm đồ mà không cần biết khách đã gặp ai.
In mẫu những mã dễ nhầm. Dùng vài mã gần giống và kiểm cả hai nửa. Xé hoặc tách theo thao tác dự kiến. Đặt thẻ lên món ở đúng độ cao kệ để xem mã có bị dây buộc, nếp gấp hoặc món bên cạnh che mất.
Diễn thử các lượt có khác biệt. Thử một lượt một món, một lượt nhiều món và một lượt có phiếu hỏng. Cho khách thử đọc mã và cho người đứng bàn tìm đồ từ phần họ giữ. Ghi lại bước nào phải đoán hoặc gọi người khác mới làm được.
Rà dãy mã trước khi đóng bó. Kiểm cặp đầu, cặp cuối và điểm chuyển khu hoặc đổi bó. Nếu cần dùng tiếp dãy ở ca sau, ghi rõ phần đã phát và phần còn lại để người nhận ca lấy đúng thứ tự.
Với bộ phiếu cần in nhanh, gửi phạm vi mã và số phần tương ứng cho mỗi lượt gửi. Khi chọn quy cách cho phiếu cầm tay và thẻ gắn đồ, tham khảo trang in card, thẻ, tag và voucher, rồi ghi rõ phần nào cần xé, phần nào cần lỗ và phần nào phải có chỗ viết tay.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một buổi gặp mặt có khu giữ áo và kệ đặt túi. Phiếu đầu chỉ ghi một mã cho mỗi khách, nên khi áo và túi của cùng người được tách ra, nhân viên lấy áo trước rồi phải hỏi lại khách còn gửi gì. Đội tổ chức sửa mẫu để phần khách giữ có số món, phần bàn có vị trí của từng món, còn thẻ gắn dùng cùng mã và thêm ký hiệu đầu mục. Họ cho nhân viên đổi ca thử trả một lượt để kiểm ai cũng đọc được quy ước.
Về giới hạn áp dụng, phiếu hỗ trợ tìm món và ghi nhận giao trả. Trường hợp mất phiếu, có tranh chấp hoặc gửi món cần quy trình riêng, khâu giao trả còn phụ thuộc cách sự kiện kiểm chứng. Đội tổ chức cần huấn luyện người đứng bàn theo quy trình đã chốt và thể hiện trên phiếu những chỉ dẫn khách cần biết.
Câu hỏi thường gặp
Phiếu hai phần có cần in đủ thông tin giống nhau không?
Mã chính và số món nên đối chiếu được ở cả hai phần. Vị trí kệ và ghi chú nội bộ có thể nằm ở phần nhân viên. Phần khách cầm cần đủ để tìm đúng bàn trả.
Có nên dùng màu riêng cho từng khu giữ đồ?
Có thể dùng màu để nhận ra khu nhanh hơn. In kèm chữ hoặc ký hiệu khu trên cả hai phần để nhân viên còn đọc được khi ánh sáng yếu hoặc màu in nhìn gần nhau.
Mỗi món có cần một tem hay thẻ riêng không?
Nếu các món tách chỗ lưu, mỗi món cần một cách nhận diện gắn với mã chung. Nếu tất cả nằm trong cùng vật chứa, kiểm số món và gắn mã ở nơi dễ đọc trên vật chứa.
Anh/chị cần in phiếu đối chiếu đồ gửi sự kiện, hãy gửi phạm vi mã, số bàn và cách gắn thẻ dự kiến qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.