Hãy cất tem theo từng lô, ghi mốc tính hạn và điều kiện bảo quản theo thông tin của đúng vật liệu hoặc thành phẩm. Khi cấp tem, ưu tiên lô đến hạn trước trong nhóm có cùng thiết kế và còn phù hợp. Nếu thiếu thông tin, bao gói đã hỏng hoặc tem từng để sai điều kiện, giữ riêng để xác minh và thử trước khi sử dụng.
Phân biệt mốc tính hạn với ngày nhập kho
Các hộp lưu trữ màu trắng xếp trên kệ. Nguồn: Wikimedia Commons
Ngày nhận hàng giúp tra phiếu và tìm lô, nhưng hạn lưu kho cần tính từ mốc do nhà cung cấp quy định. Một mốc có thể liên quan đến ngày sản xuất vật liệu hoặc thông tin khác được ghi trong hồ sơ. Khi nhận tem thành phẩm, hãy hỏi thời hạn áp dụng cho đúng cấu hình và trạng thái bảo quản. Ghi lại câu trả lời cùng nhãn lô để lần sau không phải suy từ ngày mở gói. Với tem có mặt cán hoặc cấu tạo riêng, dùng thông tin được xác nhận cho cấu hình đó.
Tem có thể giữ màu nhìn bình thường nhưng khó bóc, xuất hiện cặn hoặc thay đổi độ bám. Vì vậy, theo dõi cả hạn và tình trạng thực tế. Bảo quản gói theo hướng dẫn vật liệu, giữ phẳng và tránh điều kiện nhiệt, ẩm thay đổi rõ. Khi chỉ lấy một phần tờ, bọc lại chồng dư bằng vật liệu phù hợp và giữ dấu nhận diện. Nếu tem được chia sang nhiều khay, mỗi khay cần mang đủ thông tin để nối về gói gốc.
Chỉ so thứ tự dùng giữa các gói có thể thay thế nhau. Hai tem cùng kích thước dán trên một kiểu hộp vẫn có thể khác phiên bản thiết kế hoặc mục đích sử dụng. Trước khi lấy gói đến hạn sớm hơn, kiểm nó còn được phép dùng cho hàng đang đóng. Cách này giúp tránh tận dụng một lô tem cũ mà đưa nhầm nội dung ra thị trường.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhiều hộp lưu trữ trắng xếp chồng trong phòng. Nguồn: Wikimedia Commons
Shop lưu một vài gói tem để dùng dần
Ghi mã mẫu, mã lô và mốc hạn được xác nhận trên từng gói. Giữ nguyên nhãn gốc hoặc chụp lại trước khi chia tờ.
Đặt gói sẽ dùng trước ở vị trí dễ lấy. Khi mở, chỉ lấy lượng cần dán và đưa phần còn lại về chỗ bảo quản ngay.
Giữ một tờ mẫu để thử nếu gói đã mở lâu hoặc điều kiện cất thay đổi. Ghi dấu nhìn thấy trước khi dán lên hàng thật.
Kho cấp tem cho nhiều bàn hoặc nhiều ca
Lập sổ theo mã thiết kế, lô và trạng thái. Tách rõ gói đang dùng, gói chưa mở và gói đang chờ xác minh.
Chốt người cập nhật ngày mở, sự cố bảo quản và số tem trả về. Dán nhãn cho từng khay để phần dư quay lại đúng lô.
Kiểm lô gần hạn trước khi cấp cả gói. Lưu ảnh tờ và kết quả thử trên đúng bao bì đang dùng.
Cách theo dõi hạn và cấp tem từ kho ra bàn
Hộp hồ sơ có nhãn xếp trên kệ kho. Nguồn: Wikimedia Commons
Nhận diện đầy đủ khi nhập. Ghi mã thiết kế, cấu hình, lô và mốc tính hạn được cung cấp. Nếu hồ sơ chưa đủ, đánh dấu đang chờ và hỏi lại trước khi gắn hạn dự kiến.
Chọn chỗ cất theo điều kiện đã xác nhận. Đỡ trọn tờ và giữ bao gói sạch. Tách gói có dấu ẩm, nóng hoặc bị ép khỏi nhóm bình thường. Với decal giấy, theo dõi cả độ phẳng và trạng thái giấy đế qua các lượt mở.
Sắp thứ tự cấp trong từng nhóm tương đương. Đặt lô cần dùng trước ở phía dễ lấy. Khi chọn theo hạn, kiểm lại mã và phiên bản tem. Gói có thiết kế đã thay cần được xử lý theo trạng thái nội dung riêng.
Kiểm mẫu khi tình trạng thay đổi. Nếu gói gần hạn, mất nhãn hoặc từng cất sai điều kiện, xem mép, độ cong và khả năng bóc. Dán thử trên đúng bao bì và kiểm sau thao tác thường gặp. Ghi kết quả cùng ngày kiểm.
Cập nhật khi trả tem về kho. Đếm số dùng được, ghi gói đã mở và bọc lại. Khi đặt thêm in tem nhãn decal, trao đổi cách chia gói và nhận diện lô để dễ dùng theo thứ tự.
Ví dụ khi hai lô có thứ tự dùng khác ngày nhập
Ví dụ minh họa. Một shop có hai gói cùng mẫu. Gói nhận sau lại có mốc lưu kho đến trước theo thông tin đi kèm. Nhân viên xác nhận cả hai vẫn dùng chung cho bao bì hiện tại, đưa gói đến hạn sớm ra trước và ghi số lô trên khay đang dán. Một phần tem trả về còn đủ dấu để ghép vào đúng nhóm. Sau đó, shop phát hiện một gói khác từng để gần cửa kho ẩm. Họ giữ riêng và dán thử trước khi quyết định cấp, thay vì lấy theo thứ tự trên kệ.
Giới hạn áp dụng. Hạn lưu kho có ý nghĩa trong điều kiện đã xác nhận cho vật liệu và bao gói. Gói đã mở, bị ẩm hoặc từng gặp nóng cần đánh giá theo tình trạng riêng. Một phép thử tại bàn giúp sàng lọc khả năng dùng hiện tại. Nếu tem phải đáp ứng yêu cầu độ bám hoặc thời gian sử dụng cụ thể, cần tiêu chí kiểm tương ứng trước khi chốt.
Câu hỏi thường gặp
Gói chưa mở có thể lấy ngày nhận làm ngày tính hạn không?
Hãy dùng mốc ghi trong thông tin của lô. Nếu chỉ có ngày nhận, lưu ngày đó để tra cứu và hỏi lại mốc áp dụng cho vật liệu, tránh đặt một hạn dựa trên ước lượng.
Tem gần hạn nhưng nhìn vẫn đẹp thì dùng được không?
Kiểm cả việc bóc, dán và trạng thái sau thao tác. Dùng đúng bao bì đang đóng và ghi kết quả. Nếu tem có dấu bất thường hoặc lịch lưu kho không rõ, giữ lô riêng để kiểm.
Có cần ghi ngày mở trên từng khay không?
Nên ghi khi tem được chia và dùng qua nhiều ca. Kèm mã mẫu, lô và trạng thái. Nếu chỉ lấy một lượt rồi trả về, giữ thông tin đủ để khay không bị nhập nhầm sang gói khác.
Gửi ảnh nhãn lô, quy cách tem và cách đang lưu kho qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách chia gói và đối chiếu mẫu.