Khi nhờ người lấy hàng in tại Tân Phú, hãy gửi tên đơn hoặc tên người đặt, giờ hàng sẵn sàng, địa chỉ và danh sách phần cần lấy. Báo lại với xưởng ai sẽ đến, người đó lấy toàn bộ hay một phần và được giao kiểm đến mức nào. Một tin nhắn đã chốt giúp người đi thay nhận đúng gói mà không phải đọc lại cả quá trình đặt in.
Ghi đúng tên đơn và phạm vi người đi thay được nhận
Tay dán băng keo niêm phong hộp carton. Nguồn: Pexels
Dùng tên mà xưởng đã ghi để người đi thay có thể đọc lại tại quầy. Nếu một người đặt nhiều đơn, thêm tên sản phẩm hoặc dấu hiệu nhận biết mẫu, chẳng hạn “menu đồ uống bản đã duyệt” hay “card nhóm tư vấn”. Ghi giờ bàn giao mới nhất cùng thông tin đó. Những cách gọi như “đơn hôm nay” hoặc “gói để sẵn” dễ gây nhầm khi có nhiều người tới nhận.
Nếu lấy cả đơn, liệt kê các nhóm hàng và xác nhận số gói sau khi đóng. Số thiết kế, số thành phẩm và số gói phục vụ các bước kiểm khác nhau. Một gói có thể chứa nhiều mẫu, trong khi một mẫu có thể được chia thành nhiều xấp để dễ chở. Nếu người đi thay chỉ đếm gói, hãy gửi đúng số gói và tên trên nhãn để họ có căn cứ kiểm.
Nếu lấy trước một phần, tách dòng “lấy lần này” và dòng “còn chờ” trong thông tin bàn giao. Cách ghi này hữu ích khi nhiều người lần lượt đến lấy cùng một đơn hoặc khi hai phần giống nhau về hình thức. Phần đã bàn giao cần được xác nhận theo đúng tên ban đầu, để lượt sau biết còn món gì và không phải mở lại toàn bộ lịch sử trao đổi.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Kéo và cuộn băng keo đặt trên hộp có nhãn địa chỉ. Nguồn: Pexels
Anh/chị nhờ người đi thay chỉ chở hàng
Gửi tên đơn, địa chỉ, giờ sẵn sàng và tên nhóm cần lấy. Nếu đã có số gói, ghi thành một dòng riêng để họ dễ đọc tại quầy.
Cho biết gói lớn hoặc gói cần giữ phẳng để người đi thay chuẩn bị chỗ chứa phù hợp.
Thống nhất họ kiểm nhãn, số kiện và tình trạng bên ngoài. Nếu gặp phần khác với danh sách, họ gọi đầu mối đã hẹn để xác nhận.
Anh/chị cử đồng nghiệp có trách nhiệm kiểm đơn
Gửi bản duyệt hoặc hình nhận diện của từng mẫu cần kiểm, kèm dấu hiệu phân biệt các phiên bản gần giống nhau.
Chỉ rõ gói nào cần mở tại chỗ và thông tin phải đối chiếu, như mặt sau, tên mẫu hoặc số lượng từng xấp.
Chốt việc đồng nghiệp có thể quyết định và việc cần trao đổi lại, nhất là khi phạm vi bàn giao thay đổi.
Làm thế nào để bàn giao đúng người, đúng gói?
Người dán nhãn giấy lên hộp carton. Nguồn: Pexels
Xác nhận với xưởng trước khi người đi thay xuất phát. Báo tên hoặc cách nhận diện đã thống nhất, khoảng giờ tới và phần được nhận. Nếu đổi người, gửi lại cả phạm vi nhận để thông tin mới không chỉ thay tên mà bỏ sót các chi tiết khác.
Gửi một thông tin hoàn chỉnh cho người đi thay. Đặt tên đơn và giờ nhận ở đầu, địa chỉ ở dòng tiếp theo, rồi liệt kê các nhóm hàng. Nếu giờ vẫn đang chờ xưởng chốt, nói rõ để họ chưa sắp chuyến theo một mốc dự kiến.
Đọc nhãn và đếm khi các gói đã tập hợp đủ. Tại xưởng, đối chiếu tên đơn, nhóm hàng và số gói trước khi đưa lên xe. Nếu có nhãn khó phân biệt, nhờ xác nhận tại quầy. Kiểm trạng thái bên ngoài hoặc mở mẫu theo phạm vi đã giao.
Báo lại phần thực sự đã nhận. Dùng tên nhóm như trên danh sách. Nếu cần nhận tiếp, xác định phần còn tại xưởng và mốc dự kiến để người đi sau có thông tin mới nhất. Khi hàng tới nơi sử dụng, người đặt kiểm nội dung và số bản theo quy cách đã chốt.
Điểm lấy hàng tại xưởng in nhanh Tân Phú là 226/31 Tân Hương, P. Phú Thọ Hòa, TP.HCM. Với đơn in nhanh có nhiều nhóm thành phẩm, hãy gửi yêu cầu nhận thay theo đúng tên nhóm đã dùng khi chốt đơn.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Một tình huống thường gặp là đội phát cần lấy tờ rơi trước, còn card nhân sự được nhận sau. Người đặt gửi cho đồng nghiệp tên đơn, giờ nhận và nhãn của nhóm tờ rơi. Đến xưởng, đồng nghiệp đếm số gói đã chốt, xem nhãn rồi báo đã lấy đúng nhóm. Người đến sau nhận được thông tin rằng phần tờ rơi đã bàn giao và chỉ cần đối chiếu nhóm card.
Về giới hạn áp dụng, kiểm nhãn và số gói phù hợp khi người nhận thay chỉ phụ trách vận chuyển. Cách này chưa đủ để duyệt nội dung từng mẫu, so màu hoặc kiểm số bản trong một kiện chưa mở. Nếu các tiêu chí đó cần kiểm ngay, cử người có bản duyệt và giao rõ phạm vi. Khi chưa xác nhận hàng sẵn sàng, tên đơn đầy đủ cũng chưa đủ căn cứ để người đi thay xuất phát.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ gửi tên người đặt cho người đi lấy có đủ không?
Nên gửi thêm tên đơn hoặc tên nhóm ấn phẩm. Nếu cùng tên người đặt có nhiều đơn, giờ bàn giao và phần cần nhận giúp quầy xác định đúng gói. Với phần lấy trước, ghi riêng món nào còn chờ.
Người đi thay cần làm gì nếu nhãn gói khác danh sách?
Đọc lại tên đơn và hỏi người giao tại quầy. Nếu vẫn chưa rõ, gửi ảnh nhãn cho người đặt xác nhận trước khi chở đi. Với kiện cần giữ kín, chỉ chụp phần thông tin cần đối chiếu ở bên ngoài.
Đổi người đi lấy sát giờ cần báo những gì?
Báo người sẽ đến, khoảng giờ mới nếu có và phần được nhận. Gửi cho họ cùng bản thông tin mà xưởng đã được báo, nhất là khi còn những nhóm hàng đã được phân cho lượt khác.
Anh/chị cần nhờ người lấy hàng thay, hãy gửi tên đơn, người sẽ đến và phần cần bàn giao qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.