Khi in ấn phẩm dùng chung cho nhiều cửa hàng, hãy in chung phần có cùng nội dung, cùng cách dùng và cùng quy cách. Đưa thông tin thay theo nơi, như tên điểm bán, hướng dẫn nhận hàng hoặc danh sách áp dụng riêng, vào vùng dễ kiểm. Có thể dàn một bản chung kèm tờ riêng nếu người đọc gặp được hai phần đúng lúc. Khi thông tin riêng quyết định nơi khách phải đến hoặc việc họ phải làm, nên thể hiện rõ trên ấn phẩm của từng cửa hàng. Hãy thử đóng và phát một bộ trước khi chốt.
Phân biệt nội dung giống nhau với nội dung dùng được ở mọi nơi
Quầy giao dịch của một cửa hàng, khách đứng chờ. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu bằng danh sách thông tin cần in. Mỗi dòng xác định ai dùng, dùng ở đâu và có thay đổi giữa các cửa hàng hay không. Phần giới thiệu một nhóm sản phẩm có thể dùng chung nếu danh sách đúng ở mọi nơi phát. Nếu một vài điểm chỉ trưng một phần, xem người đọc có hiểu phần giới thiệu là danh mục sẵn có tại chỗ hay không. Khi cách hiểu đó ảnh hưởng quyết định, cập nhật câu chữ hoặc đưa danh sách riêng vào nơi khách dễ thấy. Một bản chung nên giữ những lời hướng dẫn mà mọi cửa hàng thực hiện được.
Với phần riêng, chọn cách dàn theo tần suất và mức độ quan trọng. Nếu mỗi cửa hàng chỉ khác một dòng tên và chỉ dẫn nhận, có thể dùng cùng bố cục với một vùng thay đổi. Nếu nội dung thay nhiều, làm tệp riêng theo từng điểm và giữ mã để quản lý. Tờ chèn, nhãn phân biệt hoặc phần ghi riêng có thể phù hợp khi nhân viên lắp đúng và khách đọc được trong lúc cần. Thử lấy riêng ấn phẩm khỏi bộ. Nếu mất tờ chèn làm khách hiểu sai nơi sử dụng, đưa thông tin đó lên món chính.
Cần kiểm cả quy cách thực tế tại nơi dùng. Một tờ có thể đặt vừa khay của cửa hàng này nhưng bị che tên ở cửa hàng khác. Với bản chung để quầy, thử ở điểm có vị trí đặt chật nhất trong nhóm. Với bản bỏ vào túi hàng, thử trên loại túi đại diện và rà chiều lộ. Khi cùng nội dung phải làm hai khổ khác nhau, dùng cùng bản thông tin làm nguồn rồi lưu từng PDF theo công dụng. Ghi rõ phiên bản nào đi với cửa hàng nào và phiên bản nào có thể dùng linh hoạt.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhân viên tại quầy của một cửa hàng tiện lợi. Nguồn: Unsplash
Anh/chị có nội dung chung, chỉ thay một vài dòng theo nơi
Chốt một bản nội dung chung trước. Ghi phần được phép thay và người xác nhận nội dung riêng cho từng cửa hàng.
Thử dòng dài nhất của vùng thay, chẳng hạn tên điểm hoặc lời chỉ dẫn. Kiểm sau khi xuống dòng xem phần bên dưới có bị đẩy khỏi vùng đọc thuận không.
Đặt mã bản ở nơi người đóng bó dễ đọc. Dùng cùng mã trên tên file, danh sách số lượng và nhãn bó để đối chiếu.
Anh/chị dùng một bản chung kèm tờ hoặc phần bổ sung riêng
Ghi thứ tự khách sẽ gặp các món. Nếu tờ riêng mang thông tin cần đọc trước, đặt ở mặt lộ hoặc ngay cạnh dòng chỉ dẫn trên bản chung.
Chọn người ghép bộ và cách kiểm. Thử với hai tờ riêng có hình gần giống để xem mã và tên cửa hàng đủ rõ khi lấy từ bàn đóng hay không.
Nếu dự định chuyển phần dư giữa các nơi, xác định món nào dùng chung và món nào phải giữ đúng điểm. Nhãn bó nên giúp người nhận phân biệt được ngay.
Duyệt trước khi chia hàng về các cửa hàng
Khách thanh toán tại quầy của một cửa hàng khác trong chuỗi. Nguồn: Unsplash
Lập danh sách chung và riêng. Ghi nội dung, cửa hàng áp dụng và quy cách. Đánh dấu phần liên quan trực tiếp đến bước tiếp theo của khách.
Chốt cách thể hiện phần riêng. So một bản có vùng thay đổi với phương án dùng tờ kèm nếu cả hai đều khả thi. Thử theo cách phát ở cửa hàng để kiểm người đọc tiếp cận được thông tin cần thiết.
Làm mẫu với hai nơi dễ nhầm. In đúng khổ, xếp thành bộ và nhờ người khác lấy đúng bản theo danh sách. Kiểm tên, nội dung riêng và nhãn ngoài bó.
Khóa danh sách bàn giao. Ghi mã file, số lượng từng mẫu và nơi nhận. Nếu thay nội dung chung sau khi đã tạo các bản riêng, rà lại toàn bộ bản liên quan trước khi gửi in.
Khi đặt in nhiều mẫu số lượng ít cho nhiều cửa hàng, gửi danh sách phần chung và phần riêng theo mã. Với đơn in nhanh cần chia bó, dùng cùng tên điểm trong yêu cầu in và danh sách nhận hàng.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một chuỗi cửa hàng dùng chung tờ giới thiệu cách chọn bộ quà, nhưng mỗi điểm bố trí nơi nhận hàng khác nhau. Bản nháp để chỉ dẫn nhận ở tờ nhỏ rời, dễ bị bỏ lại tại quầy. Nhóm giữ nội dung giới thiệu chung, đưa chỉ dẫn của từng cửa hàng vào một vùng cố định trên bản chính và ghi mã tương ứng trên nhãn bó. Họ thử phát hai phiên bản ở hai quầy có cách đặt khác nhau để kiểm khách tìm đúng dòng chỉ dẫn.
Về giới hạn áp dụng, phương án in chung phù hợp khi thông tin và cách dùng thật sự nhất quán. Nếu mỗi cửa hàng thay đổi quy trình riêng hoặc cập nhật ở thời điểm khác nhau, cần duy trì danh sách phiên bản hiện hành. Khi thêm điểm mới, kiểm lại điều kiện áp dụng và chỗ đặt trước khi dùng bản có sẵn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên in cùng một bản rồi điền tên cửa hàng bằng tay?
Có thể nếu lượng ít và người điền có quy trình kiểm. Thử bút, vùng ghi và độ đọc. Nếu tên điểm quyết định khách đi đâu, kiểm từng bản trước khi phát.
Có thể chuyển bó còn dư sang một cửa hàng khác không?
Có thể với bản chung đã xác nhận phù hợp. Rà nội dung và nhãn trước khi chuyển, đặc biệt khi trong bó có tờ riêng theo điểm.
Đổi một dòng dùng chung cần sửa tệp nào?
Cập nhật bản nguồn rồi rà tất cả PDF có chứa dòng đó. Dùng danh sách mã để biết bản nào đã được thay trước khi duyệt in.
Anh/chị cần in ấn phẩm dùng chung cho nhiều cửa hàng, hãy gửi nội dung chung, phần riêng và số lượng theo từng điểm qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu cách chia bản.