Ô ghi tay trên voucher tại quầy nên dành cho thông tin chỉ biết khi trao phiếu, chẳng hạn tên người nhận, mã tham chiếu hoặc ký hiệu người lập. Chỉ giữ trường mà người nhận hoặc nhân viên sẽ dùng ở bước sau. Các dòng giống nhau trên mọi phiếu có thể in sẵn. Đặt ô cần điền theo thứ tự thao tác tại quầy và thử bằng loại bút, mặt kê cùng bề mặt giấy thực tế. Duyệt cả lúc viết, đọc lại và trao phiếu ngay sau khi điền.
Chọn trường ghi tay theo người sử dụng thông tin
Phong bì quà buộc nơ đỏ. Nguồn: Unsplash
Ô tên người nhận có ích nếu phiếu gắn với một người hoặc được trao như quà có tên riêng. Chừa đủ chỗ cho tên dài và dấu tiếng Việt. Nếu nhân viên chỉ cần ghi một tên để đối chiếu, dùng nhãn “Người nhận” và một dòng đủ rộng. Với phiếu dùng được bởi người cầm, xác định tên có giúp thực hiện bước nào hay chỉ làm tăng thao tác. Nhờ người đứng quầy điền mẫu từ một tình huống thật để thấy họ có phải hỏi thêm thông tin không cần thiết hay không.
Ô mã tham chiếu phù hợp khi nhân viên cần nối phiếu với một lượt giao hoặc một mục trong danh sách. Nếu mã đã in sẵn và sử dụng được, giữ nó ở chỗ dễ đọc để nhân viên đối chiếu. Nếu mã phải ghi tay, dùng nhãn phân biệt với những ký hiệu khác và thử bằng chuỗi dài nhất. Khi có phần do nhân viên điền và phần người nhận sẽ điền sau, đặt thành hai vùng hoặc thêm tên người thực hiện. Ký hiệu người lập hoặc ô xác nhận chỉ cần diện tích đủ cho thao tác đã chốt.
Thử thực tế vùng để tay. Một ô có thể đủ dài nhưng nằm sát cạnh phiếu khiến người viết khó đặt bút. Nếu phải ghi khi đứng, dùng mặt kê đúng như tại quầy và thử cầm bằng tay còn lại. Với nền in, lớp cán hoặc phần có hiệu ứng, viết trên mẫu đã hoàn thiện để xem nét có rõ, bám và dễ đọc lại không. Dùng cùng một dòng để thử các bề mặt, rồi trao hoặc đặt chồng trong khoảng thời gian anh/chị thường thao tác.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Bàn tay cầm tấm thẻ giấy. Nguồn: Unsplash
Anh/chị điền nhanh một hoặc hai mục khi trao phiếu
Chọn các trường người đứng quầy biết ngay. Đặt trường điền đầu tiên ở vị trí dễ thấy và giữ phần in sẵn tránh vùng tay thường tì lên.
Thử với một trường hợp ngắn và một trường hợp dài. Nếu nét phải chen sát nhãn hoặc chạy sang ô khác, tăng khoảng viết hoặc bỏ đường chia bên trong ô.
Nhờ người khác đọc lại sau khi phiếu được trao. Kiểm mã và tên có thể phân biệt ngay, nhất là khi chữ viết nhanh hoặc có ký tự dễ nhầm.
Anh/chị cần ký hiệu nhân viên hoặc phần đối chiếu riêng
Ghi rõ phần dành cho quầy bằng nhãn ngắn. Nếu người nhận còn phải điền phần khác, tách hai vùng để tránh ghi vào ô của nhau.
Đặt mã tham chiếu và ô xác nhận theo thứ tự kiểm rồi trao. Nếu cần so với một danh sách, thử cho nhân viên tìm đúng lượt chỉ từ dữ liệu trên phiếu.
Kiểm việc sửa nét khi viết nhầm. Chốt cách xử lý phiếu lỗi theo quy trình của quầy và thử cách tách phiếu đó khỏi các phiếu đã điền đúng.
Duyệt mặt ghi tay ngay tại vị trí sẽ trao
Hộp quà nhỏ buộc dây. Nguồn: Unsplash
Liệt kê trường cần điền và ai sẽ đọc. Ghi lý do giữ từng ô. Ví dụ, tên dùng để giao đúng người, mã dùng để tìm lượt, ký hiệu dùng để biết người đã lập phiếu. Đưa các mục có nội dung cố định vào bản in.
In mẫu đúng khổ và thử chuỗi dài. Viết bằng bút đang dùng, cả trên bàn và trong tư thế cầm tay nếu cần. Kiểm chỗ đặt ngón, khoảng cách với mép và khả năng đọc các dấu hoặc ký tự cuối.
Thử trao phiếu ngay sau khi viết. Lật phiếu, đưa vào bao hoặc đặt cùng giấy tờ khác theo quy trình thật. Kiểm xem chữ có bị chạm, lem hoặc chuyển vết sang bề mặt liền kề.
Dùng một mẫu đã điền để bàn giao. Giữ mẫu có đủ các trường tại quầy. Nhờ người mới đọc nhãn và điền thử khi chưa được giải thích, rồi sửa vị trí khiến họ phải dừng hỏi.
Khi đặt in voucher trao tại quầy, gửi bản dàn có đánh dấu vùng viết và một mẫu nội dung đã điền. Với đơn in nhanh, ghi loại bút dự kiến và mặt cần thử để đối chiếu quy cách bề mặt.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một quầy giao phiếu cho khách sau khi kiểm danh sách. Bản đầu có ô tên rộng, ô mã nhỏ nằm sát cạnh phải và một chỗ ký không rõ dành cho ai. Khi điền thử, mã dài tràn vào mép và khách tưởng mình phải ký. Quầy dời ô mã xuống dưới tên, tăng vùng viết và đổi nhãn chỗ ký thành “Nhân viên lập phiếu”. Họ dùng bút tại quầy điền rồi đưa phiếu vào bao ngay để kiểm vết cọ và độ đọc khi lấy ra.
Về giới hạn áp dụng, mẫu viết thử chỉ phản ánh loại bút, bề mặt và tư thế đã dùng. Khi thay lớp cán, đổi bút hoặc thêm trường dài, cần thử lại. Với quầy có lượng phiếu lớn, chỉ giữ các ô thực sự phục vụ giao nhận và đối chiếu để thao tác còn phù hợp trong giờ đông.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chừa một ô ghi chú trống trên mọi voucher?
Chừa khi quầy có thông tin thay đổi cần chuyển cho người nhận hoặc bộ phận tiếp theo. Nếu mục đích ổn định, dùng nhãn cụ thể để dễ điền và đọc lại.
Ô ghi tay có cần đường kẻ chia từng ký tự không?
Có thể dùng nếu mã có độ dài cố định và việc chia ô giúp đọc chính xác. Với tên hoặc mã thay đổi chiều dài, thử một dòng liền để người viết có đủ chỗ.
Phiếu có cán màng nên thử gì khi ghi?
Viết bằng đúng bút trên mẫu đã cán. Kiểm độ rõ ngay sau khi viết, rồi thử cầm và bỏ vào bao để xem nét có bị xóa hoặc dây sang mặt khác không.
Anh/chị cần chừa ô ghi tay trên voucher tại quầy, hãy gửi danh sách trường, mẫu ghi và bút dự kiến qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu vùng viết.