Tem handmade có thể in tên riêng từng món bằng cách dùng chung một mẫu thiết kế và thay nội dung tên theo danh sách đã duyệt. Mỗi dòng dữ liệu cần cho biết tên sẽ in, món nào nhận tem đó và cần bao nhiêu tem cùng nội dung. Hãy thử tên dài, tên có dấu và đơn có nhiều món trước khi in cả lượt.
Chốt tên hiển thị và mã đối chiếu cho từng món
Trong một đơn quà, tên người nhận có thể khác tên người đặt. Một người nhận cũng có thể gửi cùng lúc nhiều món với nhiều cách xưng hô. Vì vậy, hãy lưu riêng tên sẽ in và mã dùng để soạn hàng. Cột tên in nên chứa đúng cách viết đã duyệt, gồm dấu tiếng Việt, chữ hoa, dấu nối hoặc khoảng trắng. Cột đối chiếu có thể dùng mã đơn kèm ký hiệu từng món để người đóng gói tìm đúng dòng.
Đặt quy ước mỗi dòng đại diện cho một món hoặc một nhóm tem có nội dung giống hệt nhau. Nếu hai món dùng chung tên nhưng khác mẫu, hãy tách hai dòng. Nếu một món cần hai tem giống nhau, ghi rõ số bản trong cột riêng. Khi đặt in tem nhãn decal, gửi một danh sách đã chốt cùng mẫu thiết kế để xưởng đọc được quan hệ giữa tên, mẫu và số lượng.
Dựng vùng tên dùng được cho nhiều độ dài
Chọn cỡ chữ từ tên dài nhất đã có
Đưa tên dài nhất vào vùng thiết kế và xem ở khổ thành phẩm. Nếu tên chạm viền hoặc quá sát họa tiết, thử mở rộng vùng chữ. Với mẫu cho phép xuống dòng, chọn vị trí ngắt sao cho họ và tên vẫn dễ đọc. Chốt cách xử lý trước khi chạy danh sách để những tên khác nhau được trình bày theo cùng nguyên tắc.
Kiểm dấu và ký tự trên bản xuất thật
Thử một tên có nhiều dấu tiếng Việt, một tên có dấu nối và một tên có cách viết hoa đặc biệt nếu danh sách có những trường hợp này. Mở bản xuất và đối chiếu từng ký tự với nội dung gốc. Kiểm cả khoảng trống phía trên chữ để dấu không chạm họa tiết, nhất là với kiểu chữ có nét trang trí. Nếu thay kiểu chữ sau khi duyệt, hãy kiểm lại các tên khó trước khi xuất toàn bộ.
Giữ vùng tên cân đối với cả tên ngắn
Tên chỉ có một từ có thể trông lọt thỏm trong vùng dành cho tên dài. Hãy đặt mẫu tên ngắn và tên dài cạnh nhau rồi so cách căn. Một mốc căn ổn định giúp cả bộ trông đồng nhất khi đặt trên bàn quà. Nếu cần hai mức cỡ chữ, chốt rõ trường hợp nào dùng từng mức và kiểm bằng các tên ở sát điểm chuyển.
Cách bàn giao danh sách và ghép tem vào đúng đơn
Lập một bảng dữ liệu chính. Dùng các cột mã đơn, mã món, tên in, mẫu tem và số bản. Tách ghi chú giao hàng khỏi trường nội dung để tránh đưa nhầm lời dặn lên tem.
Rà dòng trùng và dòng trống. Hai đơn trùng tên có thể là hai người khác nhau. Dò theo mã món hoặc mã đơn trước khi xóa bất kỳ dòng nào. Nếu thiếu tên đã duyệt, đánh dấu dòng đó để xử lý trước khi in.
Duyệt theo dữ liệu mẫu. Với in dữ liệu biến đổi, chọn một tên ngắn, một tên dài và một đơn có nhiều món để kiểm. So thứ tự, kiểu chữ và số bản của từng dòng với bảng gửi in.
Chia tờ theo cách soạn đơn. Nếu đóng từng đơn liên tiếp, sắp nhóm tem theo mã đơn. Nếu đóng theo dòng sản phẩm, thống nhất cách đánh dấu từng nhóm để người soạn tìm đúng tem khi ghép vào đơn.
Đọc lại trước lúc dán. Đặt món và tem cạnh phiếu soạn. So tên hiển thị và mã món ở cùng một lượt. Khi một đơn có nhiều tên, hoàn thành nhóm hiện tại rồi mới mở nhóm tem kế tiếp.
Ví dụ, một đơn quà có hai móc khóa cùng màu. Mỗi chiếc cần một tem tên riêng, còn người đặt muốn thêm một chiếc tem dự phòng cho một trong hai tên. Hãy ghi hai dòng với mã món khác nhau và số bản tương ứng. Khi nhận tem, giữ tem dự phòng cùng nhóm của tên đó. Nếu chỉ ghi ba tem cho một đơn mà thiếu số bản theo tên, người đóng gói phải suy lại thông tin từ tin nhắn ban đầu.
Xử lý tên đổi sau khi đã duyệt
Khi khách sửa cách viết tên, cập nhật đúng dòng trong bảng chính và ghi dấu phiên bản mới. Nếu tem cũ đã được in, tách những bản cần thay khỏi khu vực soạn hàng. Khi nhận tem thay, đối chiếu theo mã món rồi mới đưa vào nhóm của đơn. Với nhiều yêu cầu đến rải rác, gom các dòng cần sửa vào một danh sách có ngày duyệt để tránh dùng lại tên từ ảnh chụp hoặc bảng đã cũ.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi tên in một tem có cần làm một file thiết kế riêng không?
Có thể dùng một mẫu chung nếu các tem cùng bố cục. Chuẩn bị danh sách tên theo từng dòng và xác nhận vùng chữ thay đổi. Nếu một số tem dùng mẫu khác, ghi rõ mã mẫu trên các dòng tương ứng.
Có thể in nhiều bản cho riêng một tên được không?
Có. Ghi số bản cần in của từng dòng, kể cả các dòng tên giống nhau thuộc đơn khác. Kiểm tổng số tem và số bản theo mã món trước khi chốt danh sách.
Nếu tên có dấu hoặc viết hoa khác thường thì kiểm thế nào?
Sao chép đúng bản khách đã duyệt vào cột tên in. Đối chiếu thêm trên bản xuất vì kiểu chữ hoặc xử lý tự động có thể làm thay đổi cách hiển thị. Duyệt riêng những tên có ký tự đặc biệt trước khi in.
Gửi mẫu tem, danh sách tên đã chốt và cách chia đơn qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách bố trí vùng tên và sắp tem theo từng món.