Với đơn in số lượng ít, chỉ vài chục tờ để phát, trưng bày hoặc dùng nội bộ, in kỹ thuật số thường phù hợp. Hãy đặt theo số thành phẩm sau xén hoặc gấp, ghi rõ số lượng của từng mẫu và chốt cách sử dụng để xưởng bố trí đúng trên tờ in. Với đơn ít bản, một gói giao nhầm mẫu cũng có thể làm thiếu phần hàng của cả nhóm.
Đặt theo thành phẩm thực tế cần dùng
Tờ giấy chạy qua máy là tờ in. Tờ rơi, phiếu hoặc card anh/chị nhận sau khi cắt là thành phẩm. Một tờ in có thể chứa nhiều thành phẩm tùy khổ và khoảng chừa sản xuất. Vì vậy, nếu cần mỗi nhân viên một phiếu, hãy đặt theo số phiếu giao tay. Xưởng sẽ tính số tờ in và cách sắp các mẫu theo quy cách đã chốt.
Với tờ gấp, cần nêu khổ khi mở và khổ khi gấp. Với tài liệu có nhiều trang rời, hãy xác định số bộ đủ trang thay vì chỉ cho biết tổng số tờ. Ví dụ, nếu mỗi túi tài liệu cần một lịch trình và một sơ đồ, dòng đặt hàng nên ghi số bộ, mỗi bộ gồm hai món theo tên file tương ứng. Cách ghi này giúp người đóng hàng kiểm được từng bộ hoàn chỉnh.
Cách chia số lượng cho nhiều mẫu nhỏ
Lập danh sách theo nơi dùng. Ghi tên mẫu, điểm phát hoặc nhóm nhận, số bản và số mặt. Nếu cùng một nội dung được dùng ở hai quầy nhưng cần đóng riêng, ghi một mẫu với hai gói. Nếu nội dung đổi tên địa điểm, ghi hai mẫu dù hình thức bên ngoài gần giống nhau.
Gắn tên file với quy cách. Tên file nên có dấu hiệu nhận biết như “phieu-quay-A” hoặc “to-gioi-thieu-lop-toi”. Nếu gửi mặt trước và mặt sau bằng hai file, đặt tên để ghép đúng cặp. Khi mặt sau dùng chung, đánh dấu rõ trong danh sách để xưởng áp cùng một mặt cho các mẫu tương ứng.
Tính phần dự phòng theo cách phát. Nếu sự kiện có khách đến thêm hoặc cần giữ mẫu tại quầy, tách số bản dự phòng thành một dòng dễ kiểm. Trường hợp phiếu có số thứ tự hoặc mã riêng, ghi rõ cách xử lý bản dự phòng để tránh trùng mã hoặc phát nhầm mã dành cho nhóm khác.
Thống nhất cách chia gói. Ghi tên muốn thấy ngoài gói và thứ tự ưu tiên khi giao. Với các mẫu có bố cục gần giống nhau, nhãn ngoài gói nên ghi cả tên mẫu lẫn số lượng. Người nhận sẽ kiểm được hàng theo danh sách ngay tại chỗ.
Chẳng hạn, hai chi nhánh cùng cần tờ giới thiệu một chương trình nhưng mỗi nơi có mã QR dẫn về trang đăng ký riêng. Nếu chỉ ghi “in vài chục tờ cho hai chi nhánh”, xưởng chưa biết có hai file hay một file dùng chung. Hãy ghi tên từng chi nhánh, số thành phẩm, mã tương ứng và yêu cầu chia gói. Trang in nhanh nhiều mẫu số lượng ít phù hợp với cách đặt theo từng phiên bản như vậy.
Kiểm tra bản in hai mặt và chi tiết sát mép
Đặt hai mặt trên giấy nháp hoặc xem PDF theo thứ tự rồi thử lật theo cách người đọc sẽ cầm. Với phiếu ngang, mặt sau có thể bị ngược nếu bên đặt in và bên sản xuất hiểu khác nhau về cạnh lật. Kèm một ảnh minh họa hướng lật hoặc ghi rõ mặt nào đọc lên trên khi lật qua cạnh nào. Nếu mặt sau có ô điền, hãy xem vị trí đó có thuận tay sau khi lật.
Với nền màu hoặc ảnh chạm mép, giữ phần nền tràn ra ngoài đường xén theo quy cách xưởng. Dòng chữ, mã hoặc biểu tượng quan trọng cần có khoảng cách với mép cắt. Nếu thiết kế có một khung viền mảnh chạy đều quanh tờ, lệch nhỏ khi xén cũng có thể làm viền nhìn mất cân. Hãy kiểm tra chi tiết đó trên bản xem ở kích thước thành phẩm, nhất là với phiếu hoặc card cỡ nhỏ.
Chọn phương án hoàn thiện theo nơi sử dụng
Phiếu phát một lần ở quầy thường chỉ cần thành phẩm dễ tách và dễ đếm. Phiếu phải ký hoặc đóng dấu cần chừa vùng có bề mặt phù hợp. Tờ giới thiệu bỏ vào túi nhỏ cần kiểm tra khổ sau khi gấp và chiều đưa vào túi. Mỗi công đoạn nên gắn với thao tác thực tế. Nếu ấn phẩm phải viết tay, mang bút thường dùng để kiểm tra trên mẫu giấy trước khi chốt.
Với tờ phát tay, xem in tờ rơi nhanh để chuẩn bị quy cách theo khổ và số mặt. Với đơn gộp tờ rơi, phiếu và card, hãy lập một danh sách chung nhưng giữ riêng dòng số lượng cho từng món khi gửi yêu cầu in nhanh. Nhờ vậy, một món thay đổi vẫn có thể cập nhật mà không làm sai số của cả bộ.
Câu hỏi thường gặp
Có thể in chung nhiều mẫu nếu mỗi mẫu chỉ cần ít bản không?
Có thể xem xét khi khổ, giấy và cách hoàn thiện phù hợp với cách bố trí của xưởng. Hãy gửi số lượng riêng theo mẫu. Nếu mẫu dùng giấy khác hoặc một mẫu cần gấp, ghi riêng công đoạn để xưởng kiểm tra cách sản xuất.
Một nội dung cần giao cho nhiều nhóm thì ghi đơn thế nào?
Ghi một file in và liệt kê số bản giao cho từng nhóm. Đặt tên gói theo nhóm nhận. Nếu cần thêm vài bản giữ tại quầy, đưa phần đó vào danh sách để người phát dễ kiểm.
In vài chục tờ có thể đặt đúng lượng cần phát không?
Hãy đưa ra số thành phẩm cần dùng để xưởng xác nhận theo khổ, giấy và cách hoàn thiện. Với tài liệu phát theo bộ, chốt số bộ đủ món và cách chia gói để việc kiểm nhận dựa trên số bộ sử dụng được.
Anh/chị cần in vài chục tờ, hãy gửi file và danh sách số lượng theo mẫu qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu quy cách.