Khi in tài liệu phỏng vấn tuyển dụng, hãy tách phần ứng viên được nhận, phần hội đồng dùng để chấm và phần điều phối ca. Mỗi nhóm có điểm phát và số lượng riêng. Nếu một vị trí có nhiều ca, bộ câu hỏi chung có thể in theo số người phỏng vấn, còn phiếu nhận xét thường cần tính theo từng lượt chấm. Việc chia từ đầu giúp người chuẩn bị bàn biết xấp nào được đưa ra ngoài và xấp nào cần chuyển thẳng cho người phụ trách.
Liệt kê bộ giấy theo người thực sự dùng
Người phỏng vấn đọc hồ sơ ứng viên in trên giấy. Nguồn: Unsplash
Ứng viên có thể cần đề bài, hướng dẫn làm bài và trang trả lời. Người phỏng vấn có thể cần câu hỏi chung, tiêu chí đánh giá và phiếu ghi nhận. Người điều phối thường cần lịch ca và danh sách để kiểm có mặt. Với mỗi tài liệu, ghi rõ phát cho ai, dùng ở bước nào và thu lại ở đâu. Một cuộc phỏng vấn chỉ có trao đổi trực tiếp sẽ có bộ giấy khác với buổi có bài viết và phần trình bày.
Tách các tài liệu lặp lại cho mọi ca khỏi phần thay theo vị trí hoặc theo ứng viên. Chẳng hạn, hướng dẫn nộp bài có thể dùng chung, đề thực hành thay theo chức danh và phiếu nhận xét cần ghi mã ca. Nếu tài liệu ứng viên đã được chuẩn bị riêng, chỉ đưa vào bộ những trang mà người phỏng vấn cần dùng. Giao một người chịu trách nhiệm nhận và cất xấp có thông tin cá nhân.
Dàn trang để phát đúng và ghi nhận đủ
Các tờ hồ sơ in sẵn đặt cạnh kính và bút. Nguồn: Unsplash
Đặt tên tài liệu ở đầu trang, kèm vị trí tuyển dụng hoặc mã ca nếu chi tiết đó quyết định nơi phát. Với đề có nhiều trang, ghi số trang và tên đề để người nhận nhận ra khi xấp bị rời. Nếu có tài liệu dành cho ứng viên và tài liệu dành cho hội đồng, dùng tiêu đề riêng ở đầu từng loại. Khi nhìn từ mép tập, người điều phối cần nhận ra bộ giấy trước khi đưa qua bàn.
Phiếu nhận xét nên dành vùng viết theo lượng thông tin mà hội đồng thực sự ghi. Nếu có mục “Dẫn chứng từ phần trả lời”, chừa chỗ cho vài dòng mô tả. Nếu có mục chỉ cần chọn một trong các mức, dùng vùng đánh dấu dễ nhìn. Để duyệt khoảng viết, nhờ người thường phỏng vấn điền thử một nhận xét bằng bút ở đúng khổ giấy. Kiểm xem dòng xác nhận hoặc phần ghi tiếp có dễ bị bỏ qua sau khi lật mặt hay không.
Kiểm số lượng theo ca và đóng bộ theo thứ tự phát
Ứng viên cầm tài liệu in trong buổi phỏng vấn. Nguồn: Unsplash
Tính số lượng theo cách sử dụng của từng loại giấy. Bộ câu hỏi dùng lại có thể tính theo số bàn phỏng vấn. Phiếu ghi nhận dùng riêng cần tính theo số ứng viên và số người chấm, tùy quy trình. Đề bài phát ra cần tính theo số người làm của từng phiên bản. Nếu có bản dự phòng, xác định người giữ và ghi rõ bộ nào có thể bổ sung cho ca nào.
Đặt một bộ mẫu lên bàn theo trình tự phát. Kiểm trang đầu, trang cuối và trạng thái in một hay hai mặt. Với đơn in nhanh, gửi bản chốt, danh sách số bộ và yêu cầu chia theo ca. Nếu file gồm nhiều phiên bản gần giống, ghi nhận diện ngay trong tên file và đầu trang, rồi trao đổi về kiểm tra và xử lý file in trước khi giao bản cuối.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhân sự trực tiếp tổ chức một vòng: Lấy lịch phỏng vấn để đếm số bộ. Làm thử một lượt bàn giao từ quầy đón tới phòng phỏng vấn và xác định ai thu đề, bài làm hoặc phiếu nhận xét.
Hội đồng có nhiều người chấm: Duyệt cách ghi nhận trước khi in. Thử cho hai người điền cùng một tình huống để xem các trường có rõ và đủ vùng viết.
Nhóm điều phối nhiều vị trí song song: Chia xấp theo phòng, vị trí và thứ tự ca. Giữ tài liệu riêng trong xấp có người nhận cụ thể. Cho người phát thử nhận diện hai bộ gần giống bằng trang đầu.
Ví dụ thực tế với hai vị trí dùng chung một phòng
Giả sử một doanh nghiệp phỏng vấn vị trí chăm sóc khách hàng vào buổi sáng và vị trí điều phối kho vào buổi chiều. Hai nhóm dùng chung hướng dẫn làm bài, nhưng đề và tiêu chí chấm khác nhau. Nhân sự đặt tên vị trí ở đầu đề, dùng một xấp hướng dẫn chung và chia phiếu chấm theo hai phiên. Phiếu hội đồng được chuyển thẳng đến người chủ trì phòng.
Trong lần kiểm bộ mẫu, người điều phối thấy trang trả lời in hai mặt có một mặt dễ bị bỏ qua. Nhóm thêm lời nhắc lật trang ngay dưới câu cuối của mặt trước. Họ thử phát một bộ, thu lại theo trình tự dự kiến và chỉ sau đó mới chốt số bộ. Cuối buổi sáng, người điều phối thu xấp còn dư trước khi mở bộ giấy của vị trí tiếp theo.
Giới hạn áp dụng
Cách chia bộ hỗ trợ việc phát, dùng và thu giấy. Nội dung câu hỏi, tiêu chí chấm và cách quản lý thông tin ứng viên do nhóm tuyển dụng xác nhận. Nếu lịch ca, vị trí tuyển hoặc số người chấm thay đổi, cần rà lại số lượng và kiểm phiên bản trước khi dùng các bộ đã in.
Câu hỏi thường gặp
Nên đóng ghim cả bộ hay để tài liệu rời?
Đóng ghim phần cần đi cùng nhau, như đề nhiều trang. Để riêng phần phải phát, thu hoặc chuyển cho người khác tại một bước riêng để tránh lẫn lúc điều phối.
Có nên in tên ứng viên sẵn trên phiếu đánh giá?
Dùng tên in sẵn khi danh sách đã chốt và phiếu được giao đúng người giữ. Nếu ca dễ đổi, cân nhắc in trường điền mã hoặc tên rồi để người phụ trách ghi theo danh sách cập nhật.
Nên kiểm mục nào trước khi duyệt in?
Rà tên vị trí, mã đề, trang trả lời, vùng viết, số bộ và cách chia. Chọn hai phiên bản gần giống nhất để thử phân biệt bằng trang đầu.
Gửi file chốt, số bộ theo ca và cách chia tài liệu cho Phước Lộc Thọ qua Zalo 0985 342 439.