Chọn dạng in lịch trình team building theo lúc người tham gia cần mở ra xem. Một chuyến đi trong ngày, ít điểm hẹn, thường phù hợp với tờ phẳng có thứ tự dễ quét mắt. Chuyến có nhiều ngày hoặc nhiều tuyến riêng có thể dùng tờ gấp, với một phần riêng cho mỗi ngày hoặc mỗi tuyến. Nếu trưởng nhóm cần danh sách tập trung và hướng dẫn điều phối, hãy chuẩn bị bản riêng để bản phát chung gọn hơn và dễ tra khi đang di chuyển.
Xác định ba thông tin phải đọc được trong một lượt
Tờ lịch trình in sẵn đặt trên bàn gỗ. Nguồn: Unsplash
Ở mỗi chặng, người tham gia thường cần biết giờ có mặt, nơi tập trung và việc cần làm tiếp. Đặt ba thông tin đó thành một cụm, ví dụ “Tập trung tại sảnh chính”, kèm giờ và nhóm áp dụng. Nếu giờ tập trung khác giờ bắt đầu hoạt động, ghi nhãn rõ để người đọc biết mốc nào cần làm theo. Với địa điểm dễ nhầm, ghi một dấu nhận diện mà người tham gia có thể thấy tại chỗ, chẳng hạn tên cổng hoặc tên khu vực trên biển.
Xếp các mốc theo ngày rồi theo thứ tự thực hiện. Giữ tên nhóm, xe và địa điểm thống nhất với cách gọi trong thông báo chung. Những chi tiết như mô tả trò chơi dài hoặc đoạn giới thiệu địa điểm có thể đặt sau phần cần tra. Trên một mặt lịch, kiểm xem người đọc có tìm được mốc tiếp theo mà vẫn thấy ngày, nhóm và nơi tập trung hay không.
Chọn tờ phẳng, tờ gấp hoặc bản riêng theo vai
Nhóm đồng nghiệp tham gia trò chơi ngoài trời. Nguồn: Unsplash
Tờ phẳng phù hợp khi hành trình có một chuỗi mốc chính. Nếu in hai mặt, có thể để lịch ở một mặt và sơ đồ hoặc thông tin cần dùng ở mặt còn lại. Thử lật đúng chiều khi cầm bằng một tay. Người tham gia có thể cần xem lịch trong lúc đang cầm hành lý, vì vậy hãy giữ những chi tiết tra thường xuyên gần nhau.
Tờ gấp có ích khi cần tách ngày, tuyến hoặc khu hoạt động thành các phần. Dùng mặt đầu cho giờ và nơi tập trung đầu tiên. Khi mở, tiêu đề phần mới nên xuất hiện trước danh sách mốc. Gấp thử bản phác để kiểm một cụm giờ và điểm hẹn có bị chia qua nếp. Nếu mỗi ngày chỉ vài dòng và người dùng thường phải đối chiếu nhiều ngày một lúc, thử tờ phẳng trước khi chốt nếp gấp.
Bản riêng cho trưởng nhóm có thể chứa thứ tự gọi nhóm, điểm kiểm người và thông tin cần chuyển cho ban tổ chức. Hãy dùng chung tên điểm hẹn và mốc thời gian với bản phát. Đặt tên vai ở đầu trang để khi nhận xấp giấy, người điều phối biết bản nào là bản dùng nội bộ.
Thử tra lịch theo tình huống phát sinh
Đoàn team building đi bộ trên đường đồi. Nguồn: Unsplash
Đưa mẫu cho một người chưa xem lịch và yêu cầu họ tìm giờ tập trung sau bữa trưa, rồi chỉ đúng nhóm của mình. Nếu người đọc mở sai phần, làm rõ tên ngày hoặc tên tuyến ở mép dễ nhìn. Nếu chuyến có khả năng đổi điểm gặp, ghi trên bản phát cách ban tổ chức sẽ thông báo điều chỉnh. Với tài liệu đã chỉnh, thêm dấu nhận diện phiên bản ở một vị trí người phụ trách dễ kiểm trước khi phát.
Khi gửi yêu cầu in nhanh, cung cấp số bản theo nhóm và số mặt. Nếu làm dạng tờ gấp, gửi thêm sơ đồ thứ tự mở hoặc ảnh bản gấp thử để đối chiếu mặt đầu, mặt trong và chiều đọc.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Nhóm đi trong ngày và di chuyển chung: Dùng bản phẳng theo thứ tự chặng. Ưu tiên điểm đón, giờ tập trung lại và nơi kết thúc. Để phần ghi chú riêng nếu các mốc đã đủ trên một mặt.
Ban tổ chức có nhiều đội đi theo tuyến: Tách lịch theo tuyến nếu các mốc khác nhau đáng kể. Ghi tên đội ở vị trí thấy được khi xếp tờ, rồi đóng riêng xấp cho người phụ trách từng đội.
Trưởng nhóm phải điều phối nhiều lượt: Giữ bản phát chung trong bộ tài liệu của mình và thêm trang ghi việc cần làm ở từng điểm. Đối chiếu mốc trên hai bản trước khi in.
Ví dụ thực tế với chuyến có hai điểm đón
Giả sử một chuyến có hai xe đón ở hai nơi, sau đó cùng đến một khu hoạt động. Bản đầu ghép cả hai điểm đón ở một đoạn, khiến người thử đọc nhầm giờ của xe còn lại. Ban tổ chức tách phần đón theo xe, đặt tên xe ở đầu từng bản và giữ chung phần hoạt động sau khi đến.
Bản phát được làm dạng tờ hai mặt. Mặt trước chứa điểm đón, giờ có mặt và chuỗi mốc chung. Mặt sau dành cho sơ đồ khu hoạt động và cách nhận thông báo điều chỉnh. Trưởng nhóm giữ thêm một trang kiểm người theo từng chặng. Trước hôm phát, người điều phối cầm hai xấp lên thử, thấy tên xe ở đầu mỗi xấp và so lại với danh sách điểm đón.
Giới hạn áp dụng
Lịch in phản ánh thông tin đã chốt vào lúc duyệt. Khi giao thông, địa điểm hoặc trình tự hoạt động thay đổi, trưởng nhóm cần chuyển thông tin mới qua kênh đã thống nhất và xác nhận các nhóm bị ảnh hưởng đã nhận được. Nếp gấp, số mặt và cỡ chữ cần thử ở đúng khổ thành phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Có nên in chung lịch của mọi xe trên một tờ?
Có thể in chung khi các xe chỉ khác một vài mốc dễ phân biệt. Nếu điểm đón và giờ khác nhau ở nhiều chặng, bản riêng theo xe giúp người đọc tìm đúng dòng cần dùng.
Có cần chừa chỗ ghi thay đổi bằng tay?
Chừa ô ghi chú khi người tham gia có thể cần ghi một mốc mới. Ghi cạnh phần liên quan để người đọc sau đó biết ghi chú đang cập nhật chặng nào.
Lịch có sơ đồ nên đặt sơ đồ cạnh mốc nào?
Đặt gần chặng cần dùng sơ đồ, chẳng hạn lúc tìm khu tập trung. Nếu sơ đồ nằm ở mặt sau, thêm chỉ dẫn ngắn ngay cạnh điểm hẹn ở mặt trước.
Gửi lịch chốt, số bản theo xe hoặc theo nhóm và ảnh mẫu gấp nếu có cho Phước Lộc Thọ qua Zalo 0985 342 439.