Khi in ít cho nhiều mẫu tem, hãy chốt số lượng trên từng dòng có mã tem, phiên bản file và bao bì tương ứng. Với mỗi dòng, lấy số tem cần cho đợt đóng sắp tới, cộng phần dùng để duyệt hoặc thay tem lỗi, rồi trừ số tem còn tốt và đúng phiên bản. Sau cùng, cộng các dòng để kiểm tổng. Cách này giữ lượng in theo nhu cầu của từng mẫu và giúp bàn đóng gói nhận đúng tem dù nhiều thiết kế chỉ khác một dòng chữ.
Chia theo mã tem trước khi cộng tổng
Chồng hộp carton nâu dán băng keo xanh chờ giao. Nguồn: Unsplash
Một mã tem nên tương ứng với nội dung, kích thước và cấu hình đã duyệt. Nếu tên giống nhau nhưng dung tích khác, lập dòng riêng. Nếu nội dung giống nhau nhưng dùng hai khổ bao bì, cũng ghi riêng từng khổ. Những mẫu chỉ khác nền màu vẫn cần tên dễ nhận ra để tránh chọn nhầm tệp. Dùng cùng một mã trên file, danh sách số lượng và cách đánh dấu khi nhận tem để người kiểm có thể đối chiếu từ đầu đến cuối.
Trong mỗi dòng, ghi lượng hàng sẽ đóng trước đợt bổ sung tiếp theo. Dùng nhu cầu đã xác nhận hoặc dữ liệu bán có liên quan đến đúng phiên bản. Nếu một vị bán nhanh hơn, hoặc một quy cách chỉ dùng cho đơn riêng, số lượng tem có thể khác dù hai mẫu dùng cùng bố cục. Chia nhóm theo thời điểm dùng giúp nhận ra mẫu nào có thể chốt ngay và mẫu nào nên chờ kết quả duyệt nội dung hoặc quy cách.
Khi kiểm tồn, đặt tem còn trên đế cạnh file hiện hành. Xem chữ, khổ, vật liệu và mép tem trước khi trừ vào nhu cầu. Tem từ đợt trước có thể giống màu nhưng mang dung tích cũ hoặc có một dòng đã thay. Đánh dấu nhóm dùng được và cất riêng nhóm chờ xác nhận. Nếu một mẫu đã đủ tồn, ghi rõ trong danh sách để người tổng hợp hiểu vì sao mẫu vẫn có trong kế hoạch đóng hàng.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Hai hũ nến thủy tinh có dán nhãn giấy. Nguồn: Unsplash
Shop bán nhiều vị, cùng kiểu túi hoặc hũ
Đặt mã theo vị và quy cách. Dùng tên ở đúng file duyệt để ghi danh sách, nhất là khi tên nội bộ khác cách gọi trên nhãn.
Tính theo số gói của từng vị sẽ đóng và so với tồn tương ứng. Với loại chỉ bán theo đơn đã nhận, đối chiếu số gói trong đơn trước khi duyệt.
Chuẩn bị phiếu nhận theo mã. Khi nhận tem, đọc từ phân biệt trên một mẫu của từng nhóm, đếm theo danh sách rồi chuyển riêng sang khay dán.
Cơ sở có nhiều khổ hoặc nhiều chất liệu trong một đợt
Tách nhóm theo loại bao bì, kích thước và mặt tem. Ghi rõ các mẫu có chung thiết kế nhưng khác khổ để thuận tiện kiểm bằng thước hoặc mẫu đã lưu.
Xác định mẫu nào dùng sớm và mẫu nào còn chờ bao bì. Chốt số cho nhóm đã xác nhận, đồng thời ghi rõ trạng thái của các mẫu cần thử thêm.
Khi nhận hàng, so tem đầu của từng nhóm với ảnh mẫu đã dán. Xử lý tại bàn kiểm nếu khổ, hướng hoặc vật liệu chưa khớp để tránh đưa nhầm sang bàn đóng.
Cách rà số lượng từ file đến bàn đóng gói
Ba hũ thủy tinh nắp vàng có nhãn dán phía trước. Nguồn: Unsplash
Lập dòng cho từng quy cách. Mỗi dòng ghi mã mẫu, tên hiển thị, bao bì, kích thước thành phẩm, phiên bản file và số cần dùng. Kiểm dòng trùng mã hoặc thiếu nhận diện.
Kiểm tồn theo bản hiện hành. Đếm phần đúng nội dung và có thể dùng. Đặt mẫu lên bao bì nếu vừa đổi lô hộp hoặc túi rồi mới trừ vào nhu cầu.
Tính phần cần thử theo mẫu. Với chai hoặc hũ dự kiến dùng tem decal nhựa, giữ mẫu để thử dán trên đúng vật liệu. Ghi mục đích của phần dự phòng để dễ kiểm tồn về sau.
Gửi file và số theo cùng thứ tự. Khi đặt in tem nhãn decal, đối chiếu mã trong tên file với mã trên danh sách. Ghi tổng để kiểm phép cộng, đồng thời giữ số cụ thể ở từng dòng.
Nhận và chia theo mã. Rà nội dung nhìn thấy, khổ và số lượng. Cất riêng tem chưa dùng, ghi lại lượng đã đưa tới từng bàn để lần đặt tiếp theo dễ xác nhận.
Ví dụ khi nhiều mẫu chỉ khác một dòng chữ
Ví dụ minh họa. Một shop bán các vị hạt trong cùng loại túi, với tem nhìn gần giống nhau. Ban đầu shop gửi một tổng và tên các vị trong tin nhắn. Khi đọc lại, người soạn thấy một vị còn tem từ đợt trước, còn một vị có đơn giao sớm. Shop đặt mã riêng cho từng vị, đếm tồn theo bản đang bán rồi ghi số cần bổ sung cạnh từng file. Khi nhận, họ chia tem theo mã vào các khay và kiểm tên vị trước lúc dán gói đầu tiên.
Giới hạn áp dụng. Số theo mã cần cập nhật nếu đơn hàng, tồn hoặc phiên bản thay đổi sau khi lập danh sách. Cách phân nhóm hữu ích khi mã tem có thể đối chiếu rõ giữa file, tem nhận và bao bì. Với mẫu chưa duyệt khổ hoặc vật liệu, ghi trạng thái để tránh đưa vào số lượng đã chốt.
Câu hỏi thường gặp
Có nên chia đều số tem cho tất cả mẫu không?
Chia đều phù hợp khi nhu cầu, tồn và phần thử của các mẫu tương đương. Nếu một mẫu có đơn riêng hoặc còn tồn dùng được, tính riêng theo lượng cần đóng.
Hai mẫu dùng cùng file nhưng khác kích thước nên ghi thế nào?
Dùng mã quy cách riêng và ghi kích thước thành phẩm trên từng dòng. Kèm ảnh mặt dán hoặc tên bao bì để người kiểm phân đúng khi nhận.
Nên kiểm gì trước khi giao tem cho bàn dán?
Đối chiếu tên hiển thị, mã mẫu, khổ và chất liệu với danh sách. Với các mẫu gần giống, dán thử gói đầu rồi tách tem theo khay trước khi tiếp tục.
Gửi danh sách mẫu, số cần dùng và ảnh từng bao bì qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu khổ và số lượng theo mã.