Khi in bù tờ lỗi trong bộ tài liệu, hãy giữ một bộ chuẩn và một bộ có lỗi để đối chiếu. Ghi tên bộ, vị trí tờ, mặt trước, mặt sau và số bộ cần thay. Kiểm tờ đó có thể rút ra riêng hay đang nằm trong một tay gấp, một cuốn ghim hoặc phần đã đóng gáy. In mẫu bù theo phiên bản đã duyệt, đặt cạnh các tờ cũ và ráp thử trước khi làm đủ số lượng. Sau khi thay, rà bộ theo thứ tự đọc và kiểm số lượng đã xử lý.
Khoanh đúng phần cần thay trước khi chọn số lượng
Chồng giấy trắng xếp ngay ngắn. Nguồn: Unsplash
Bắt đầu bằng cách xác định dạng lỗi. Một bộ thiếu tờ, một tờ sai nội dung và một tờ có vết in đều dẫn đến cách kiểm khác nhau. Nếu thiếu tờ, đối chiếu danh mục thành phần hoặc bộ chuẩn rồi tìm vị trí lẽ ra có tờ đó. Nếu sai nội dung, mở đúng PDF đã dùng và xác định lỗi có trong file hay chỉ ở một phần thành phẩm. Nếu lỗi là vết bẩn, xước hoặc nhầm mặt, giữ mẫu lỗi và ghi số bộ thực tế bị ảnh hưởng trước khi yêu cầu in bù.
Phân biệt số trang đọc với tờ vật lý cần thay. Một tờ rời in hai mặt có thể mang hai trang. Một tờ gấp trong cuốn có thể chứa nhiều trang ở các vị trí khác nhau. Khi phần lỗi nằm trong tờ ghim hoặc gáy dán, hãy trao đổi khả năng thay nguyên tờ, thay phần đóng hoặc làm lại cuốn tùy kết cấu. Kiểm phương án trên một cuốn mẫu trước, vì thao tác tháo có thể ảnh hưởng mép giấy, nếp, gáy và các trang bên cạnh.
Giữ quy cách của phần bù gần với bộ đang dùng. Ghi khổ, giấy, chiều đọc, bề mặt và cách hoàn thiện. Nếu tờ nằm cạnh một mảng màu hoặc dải nhận diện chạy qua các trang, so ở đúng vị trí giáp nhau. Với nội dung phải sửa, kiểm các trang dẫn chiếu đến tờ đó, chẳng hạn mục lục, mã mẫu hoặc hướng dẫn lật trang. Nếu thay đổi làm nội dung ở nơi khác sai theo, chốt lại phạm vi bù trước khi gửi số lượng.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Các tấm bìa trắng xếp lệch nhau. Nguồn: Unsplash
Anh/chị có bộ tờ rời, tài liệu xếp tập hoặc tờ kèm trong bìa
Đếm riêng số bộ có lỗi và ghi mỗi bộ thiếu hay sai những tờ nào. Nếu nhiều lỗi xuất hiện cùng bộ, ghi theo mã tờ để tránh đếm thiếu hoặc in trùng.
Giữ một bộ đã xếp đúng để bàn thay thế đối chiếu. Đánh dấu cạnh đầu và vị trí chèn tờ. Nếu tờ in hai mặt, kiểm mặt nhìn thấy khi mở bộ.
Tách bộ chờ thay, tờ bù và bộ đã kiểm tại những vị trí riêng. Dùng danh sách để ghi lượt hoàn tất và giữ tờ lấy ra cùng ghi chú khi cần truy lại.
Anh/chị có cuốn đã ghim, gấp hoặc đóng gáy
Chụp vị trí lỗi, trang liền kề và kiểu đóng. Ghi số trang in trên cuốn cùng số trang trong PDF nếu hai cách đánh số khác nhau.
Xác định tờ vật lý chứa đoạn lỗi. Kiểm các mặt và trang đi cùng nó trước khi xuất riêng, đặc biệt với tờ gấp có nhiều phần nằm ở các vị trí đọc khác nhau.
Thử phương án thay trên một cuốn. Sau khi ráp, mở đến đầu, giữa và cuối để kiểm thứ tự, độ bám và chỗ nhô mép trước khi xử lý phần còn lại.
Kiểm từ file bù đến bộ đã ráp
Tờ giấy trắng gấp đôi. Nguồn: Unsplash
Lập danh sách số bộ và số tờ. Ghi mã bộ, lỗi, vị trí thay và số lượng cần bù. Nếu phát hiện nhiều phiên bản trong cùng lô, chia theo phiên bản rồi kiểm riêng từng nhóm.
Xuất đúng phần đã duyệt. Nếu lỗi chỉ nằm ở một mặt của tờ hai mặt, vẫn gửi đủ hai mặt cần sản xuất cùng nhau. Ghi rõ phiên bản mới hay bản gốc được dùng và chỉ phần nội dung đã sửa.
So một tờ bù với bộ thật. Đo khổ, lật kiểm chiều đọc và đặt vào đúng vị trí. So vùng giấy và màu dễ thấy cạnh tờ cũ. Nếu có nếp, lỗ hoặc lớp cán, dùng mẫu đã hoàn thiện để thử.
Ráp và xác nhận số bộ đã xử lý. Kiểm nơi vừa thay, mặt liền trước và mặt liền sau. Đếm lại số bộ đã ráp, số tờ còn lại và số trường hợp chờ xử lý để tránh bỏ sót trong lúc bàn giao.
Với yêu cầu in nhanh phần bù, gửi số lượng theo từng tờ và cung cấp mẫu đang dùng. Nếu cần xác định tờ hai mặt, trang gấp hoặc nguồn lỗi trong PDF, trao đổi qua trang kiểm tra và xử lý file in và đính kèm vị trí cần đối chiếu.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một bộ tài liệu đào tạo có một tờ hướng dẫn hai mặt. Một nhóm bộ bị kẹp nhầm bản cũ. Người phụ trách đếm riêng nhóm này, lấy tờ đúng từ bộ chuẩn và đối chiếu cả hai mặt với PDF. Họ in một tờ bù, xếp cạnh trang mở đầu rồi thử đọc theo thứ tự. Sau khi duyệt, nhóm thay tờ theo từng bộ và chuyển sang chỗ đã kiểm. Cách này giúp xác định số bộ đã sửa và phát hiện thêm một tờ đặt ngược khi rà lần cuối.
Về giới hạn áp dụng, in bù từng tờ phù hợp khi phần lỗi có thể thay và phần còn lại vẫn đúng phiên bản. Nếu lỗi ảnh hưởng nhiều chỗ hoặc kết cấu đóng khiến việc tháo làm hỏng cuốn, cần thử phương án thay theo phần hoặc cả cuốn trước khi quyết định.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ sai một mặt thì cần gửi mặt còn lại không?
Có nếu thành phẩm là một tờ in hai mặt. Gửi đúng cặp, ghi chiều lật và kiểm trên tờ bù để nội dung ở mặt còn lại vẫn đúng vị trí.
Có thể dùng giấy nhìn gần giống để in bù không?
Hãy thử trong bộ thật nếu giấy cũ không còn. Kiểm độ dày, sắc giấy, bề mặt và vùng màu tiếp giáp, rồi duyệt ở trạng thái ráp hoàn chỉnh.
Số bộ bị lỗi có bằng số tờ cần in bù không?
Chỉ bằng khi mỗi bộ cần đúng một tờ thay. Lập danh sách theo mã tờ và số bộ ảnh hưởng để xác định số cần in cho từng loại.
Anh/chị cần in bù tờ lỗi trong bộ tài liệu, hãy gửi PDF, ảnh vị trí lỗi và số bộ cần thay qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.