Có thể in bù một mẫu card đã hết nếu xác định được đúng phiên bản và quy cách cần giữ cho phần bổ sung. Hãy gửi file in của mẫu đó, một card cũ nếu còn và số bản cần bổ sung. Nếu mẫu đã hết hẳn, dùng card cùng bộ để đối chiếu các đặc điểm chung, rồi duyệt riêng tên, nội dung và hai mặt của mẫu cần in bù.
Xác định mẫu thiếu từ bộ card đang sử dụng
Trước hết, ghi tên hoặc dấu hiệu nhận diện của mẫu đã hết. Với một bộ card nhân sự, có thể dùng tên người, bộ phận và phiên bản đang dùng. Với bộ card giới thiệu nhiều nhóm dịch vụ, xác định đúng tên nhóm và mã nội bộ nếu có. So lại danh sách phát hành để tránh lấy nhầm thiết kế cũ có cùng tên nhưng khác thông tin liên hệ hoặc mặt sau.
Nếu file chứa toàn bộ bộ card, đánh dấu đúng cặp trang trước và sau cần lấy. Một số bộ dùng mặt trước riêng và mặt sau chung. Một số bộ có cùng phong cách nhưng mặt sau thay đổi theo chi nhánh hoặc vai trò. Hãy mở bản cuối của mẫu cần bù và kiểm theo cặp. Việc nhìn thấy đúng tên ở mặt trước chưa đủ để xác nhận phần còn lại đã khớp.
Khi còn một card cũ của đúng mẫu, giữ nguyên để đối chiếu mặt in, khổ và cách hoàn thiện. Nếu chỉ còn card của người khác trong cùng bộ, ghi rõ đó là mẫu vật liệu và bố cục chung. Dữ liệu cá nhân hoặc nội dung riêng vẫn lấy từ tệp đã xác nhận. Trường hợp chỉ có ảnh chụp, dùng ảnh để nhận diện mẫu, sau đó kiểm lại kích thước và bố cục trên file hoặc bằng bản giấy.
Đối chiếu quý cách để card mới xếp được vào bộ
Đo kích thước sau xén và xem cạnh, góc của card đang dùng. Nếu bộ đang đặt trong khay có rãnh hoặc được chia thành xấp, chồng một mẫu mới lên card cũ để kiểm cảm giác khi rút. Góc bo và chiều card cần khớp với mục đích sử dụng. Một mẫu có hai cạnh đúng số đo vẫn có thể nhìn khác khi kiểu góc hoặc vị trí hình xê dịch so với bộ.
Đối chiếu giấy và bề mặt bằng mẫu thật nếu có. Quan sát sắc giấy ở vùng chưa in và thử độ cứng khi cầm. Nếu card cũ đã sử dụng lâu, xem một bản lưu chưa dùng để hạn chế sai khác do bề mặt bị xước hoặc đổi sắc trong lúc sử dụng. Khi quy cách cũ chưa rõ, hãy đánh dấu đặc điểm cần giữ, chẳng hạn mặt sau phải viết được hoặc card phải đứng vừa khay.
Nếu card mới đặt cạnh card cũ, kiểm những vùng dễ thấy khi xếp chung như dải nhận diện, nền và vị trí logo. Đặt mẫu dưới cùng ánh sáng, theo đúng chiều trưng bày. Trường hợp lô cũ dùng giấy hoặc lớp hoàn thiện chưa xác định được, hãy thống nhất bằng mẫu sẽ sử dụng cho phần in bù. Lưu lại quy cách vừa duyệt để lần bổ sung sau có căn cứ rõ ràng.
Cách gửi yêu cầu in bù để tránh lấy nhầm mẫu
Lập một dòng yêu cầu cho mẫu cần bổ sung. Ghi tên mẫu, số lượng, khổ và những đặc điểm cần giữ từ bộ cũ. Nếu thay một thông tin nhân sự, chỉ rõ nội dung đổi và kiểm tra chỗ có thể xuất hiện lại trên mặt sau.
Tách file in và mẫu đối chiếu. Đặt tên riêng cho PDF sản xuất và ảnh card cũ. Trong tin nhắn, ghi số trang nếu file có nhiều mẫu. Nếu gửi mẫu vật lý của một card khác, ghi rõ phần nào chỉ dùng để so giấy, góc hoặc lớp hoàn thiện.
Duyệt một mẫu đúng cỡ. Xem mặt trước, lật theo chiều đã chốt và kiểm mặt sau. Đặt lên card cùng bộ để so kích thước và hướng. Nếu có khay trưng bày, thử xếp và rút như lúc dùng thực tế.
Kiểm phần hàng mới trước khi trộn. Đối chiếu tên, hai mặt và số bản nhận được. Giữ một bản làm mẫu cho lần sau. Nếu đợt bổ sung cũng là lúc cập nhật thông tin, thu các bản còn mang nội dung cũ ở những điểm đang phát.
Khi đặt in namecard lấy nhanh, gửi đúng mẫu cần bổ sung và mô tả cách đối chiếu với bộ. Nếu nhiều người cùng cần bổ sung ở các mức khác nhau, xem in nhanh nhiều mẫu số lượng ít và ghi số bản theo tên. Với đơn in nhanh đặt cùng các ấn phẩm khác, giữ riêng phần ghi chú về mẫu card cũ.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ còn ảnh card cũ thì có in bù được không?
Ảnh giúp nhận ra nội dung và bố cục. Hãy tìm thêm file gốc hoặc một card cùng bộ để xác định khổ và bề mặt. Nếu cần dựng lại, duyệt bản đúng kích thước và đọc từng dòng trước khi sản xuất vì ảnh chụp có thể thiếu nét hoặc bị méo góc.
Đổi chức danh khi in bù có cần kiểm cả mặt sau không?
Có. Kiểm tra mặt sau có nhắc lại vai trò, nhóm công việc hoặc kênh liên hệ gắn với chức danh cũ hay không. Nếu dòng mới dài hơn, xem lại khoảng cách với các mục kế bên trên bản đã xén đúng cỡ.
Có cần giữ riêng card in bù với card còn lại trong bộ không?
Nên giữ riêng đến khi kiểm đúng mẫu, số lượng và quy cách. Sau khi xác nhận, có thể đưa vào cùng khay hoặc xếp chung với bộ. Nếu bản bổ sung có thay đổi thông tin, phân biệt rõ bản cũ cần thu hồi và bản mới được đưa vào sử dụng.
Anh/chị cần in bù một mẫu card, hãy gửi file, ảnh mẫu cũ và số lượng qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu.