Khi dàn thẻ tên diễn giả hội thảo, hãy ưu tiên tên mà người điều phối sẽ dùng để giới thiệu. Đặt vai trò hoặc đơn vị ở dòng dưới nếu thông tin đó giúp khán giả nhận diện. Dùng chung một mẫu dàn, nhưng thử tên dài và trường hợp phải xuống dòng trước khi áp dụng cho cả danh sách. Nếu thẻ đặt trên bàn, đọc thử từ vị trí khán giả và kiểm phần bị chân giá che. Nếu diễn giả thay giữa các phiên, chia thẻ theo phòng, phiên và ghế để người phụ trách đặt đúng.
Dàn thẻ để đọc đúng tên từ vị trí sử dụng
Diễn giả đeo thẻ tên trên dây đeo khi trao đổi tại hội thảo. Nguồn: Unsplash
Lấy danh sách tên đã được xác nhận, gồm dấu, cách viết và thứ tự tên. Nếu có học hàm, học vị hoặc cách xưng danh đã duyệt, xác định phần nào cần xuất hiện trên thẻ và phần nào người điều phối sẽ đọc trong lời giới thiệu. Giữ họ tên thành một cụm dễ nhìn. Với tên dài, ngắt ở điểm phù hợp và giữ khoảng cách đủ để hai dòng vẫn thuộc cùng người. Khi có nhiều người cùng họ hoặc tên gần giống, xem dòng phân biệt có đủ rõ mà không lấn chỗ của tên chính hay không.
Vai trò và đơn vị chỉ nên chiếm phần tương ứng với nhu cầu nhận diện. Một phiên trao đổi có thể cần phân biệt người điều phối, diễn giả và khách mời. Nếu vai trò thay theo phiên, dùng nội dung đúng cho phiên đó. Nếu tên đơn vị dài, chọn cách viết đã được xác nhận, rồi kiểm chữ ở đúng khổ thay vì thu nhỏ tùy ý. Với thẻ có hai mặt, quyết định mặt hướng khán giả và mặt hướng người đặt. Mặt sau có thể giữ tên hoặc ký hiệu ghế giúp sắp đúng vị trí, tùy cách tổ chức đã chốt.
Thử trên đúng bàn, giá và ánh sáng. Với thẻ gấp đứng, kiểm nếp, góc dựng và phần chữ có bị kéo xuống gần mặt bàn không. Với giá kẹp, đo vùng bị mép hoặc chân giá che. Nhờ một người ngồi ở vị trí thường nhìn lên đọc tên và nhờ người điều phối nhìn từ phía của họ. Màn hình thiết kế cho phép xem gần, còn khán giả có thể nhìn xiên hoặc từ xa. Sau khi thử, chỉnh cỡ chữ, khoảng cách hoặc vị trí giá theo điểm đang gây khó đọc.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Khách mời hội thảo đeo thẻ tên khi trò chuyện. Nguồn: Unsplash
Anh/chị có một bàn diễn giả với vị trí tương đối cố định
Chốt sơ đồ ghế và thứ tự tên trước khi in. Ghi riêng tên được giới thiệu và vai trò cần xuất hiện trên thẻ để người rà không lấy nhầm nội dung.
Thử thẻ của người có tên dài ở vị trí xa nhất cần đọc. Kiểm cả khi một vật trên bàn, như micro hoặc chai nước, nằm trước thẻ.
Nhờ người khác đặt toàn bộ thẻ từ sơ đồ. Sau khi xếp, nhìn từ khán phòng và rà trái phải theo quy ước đã thống nhất.
Anh/chị đổi diễn giả theo phiên hoặc dùng nhiều phòng
Chia bộ theo phòng và phiên. Dùng nhãn bó đủ rõ để nhận ra phần dành cho lượt đang chuẩn bị ngay cả khi thẻ có cùng bố cục.
Nếu diễn giả tham gia nhiều phiên, kiểm vai trò và ghế ở từng lượt. Giữ tên chính nhất quán và chỉ thay phần đã được xác nhận.
Thử chuyển phiên bằng bộ mẫu. Nhờ người phụ trách thu thẻ cũ, đặt thẻ mới và đọc lại từng vị trí theo lịch đang dùng.
Duyệt thẻ từ danh sách đến lúc đặt trên bàn
Người tham dự đeo thẻ ở khu vực đón khách của sự kiện. Nguồn: Unsplash
Chốt nguồn tên và thông tin đi kèm. Ghi tên, vai trò, đơn vị, phòng và phiên. Đánh dấu những tên cần giữ cách viết hoặc cách xuống dòng riêng.
Dàn với các tên đại diện. Thử tên ngắn, dài và trường hợp có dòng đơn vị dài. Kiểm khoảng cách, chân giá và dấu nhận diện dành cho người đặt nếu có.
In đúng khổ và thử tại phòng. Đặt lên bàn, nhìn từ chỗ khán giả và từ phía nhân viên. Kiểm tên còn đọc được khi có vật dụng đi kèm và khi thẻ hơi lệch góc.
Rà trước khi chia bó. Kiểm từng tên theo lịch, thứ tự ghế và phiên. Nếu có thay người, sửa đúng tệp, ghi lại bản được bàn giao và cất thẻ cũ khỏi phần đang dùng.
Khi chuẩn bị in thẻ tên diễn giả, gửi danh sách đã duyệt, khổ thẻ và ảnh giá đặt. Nếu dùng in nhanh cho nhiều phiên, ghi mã phòng và phiên để đối chiếu khi chia bó.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một hội thảo có hai phiên liên tiếp dùng cùng bàn. Bản đầu để đơn vị lớn gần bằng tên, khiến tên dài phải thu nhỏ. Một thẻ còn bị mép giá che phần dấu ở dòng dưới. Nhóm giảm phần đơn vị, dàn lại tên dài trong hai dòng và đưa chữ lên khỏi vùng giá che. Họ chia thẻ theo phiên, rồi cho người đổi ca đặt thử trước khi kiểm từ hàng ghế thường sử dụng.
Về giới hạn áp dụng, khả năng đọc phụ thuộc khoảng cách, góc nhìn và vị trí thẻ đã thử. Với phòng lớn, thẻ để bàn có thể chủ yếu phục vụ các vị trí gần. Khi đổi cách bố trí bàn hoặc thay diễn giả, rà lại hướng đặt, tên và tệp dùng cho phiên tương ứng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để chức danh dài trên thẻ không?
Giữ phần giúp nhận diện và dùng cách viết đã được duyệt. Thử bản đúng khổ để chắc tên người vẫn dễ đọc.
Thẻ có cần in hai mặt giống nhau không?
In giống nhau nếu hai phía đều cần xem cùng thông tin. Nếu mặt còn lại chỉ phục vụ người đặt, dùng nội dung giúp xác nhận đúng ghế hoặc phiên.
Tên dài nên thu chữ hay xuống dòng?
Thử xuống dòng theo cụm đã được xác nhận trước. So độ đọc từ vị trí thực tế và giữ khối tên đủ tách khỏi vai trò hoặc đơn vị.
Anh/chị cần dàn thẻ tên diễn giả hội thảo, hãy gửi danh sách tên, lịch phiên và ảnh bàn hoặc giá đỡ qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bản dàn.