Phiếu ghi yêu cầu khách tại hội chợ nên có ba vùng dễ tìm: thông tin để liên hệ lại nếu cần, nội dung khách hỏi và việc đã thống nhất sau cuộc trao đổi. Đặt tên sản phẩm hoặc mã mẫu gần phần yêu cầu để người ghi nối được câu hỏi với đúng món khách vừa xem. Nếu phiếu phải chuyển cho người khác xử lý, chừa ô ghi người phụ trách và mốc đã hẹn. Thử điền phiếu trên mặt kê sẽ dùng tại gian hàng trước khi in cả lô.
Đặt các ô theo thứ tự cuộc trao đổi
Gian hàng bày đồ thủ công tại hội chợ. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels
Vùng đầu phiếu nên giúp người ghi nhận ra cuộc gặp nào đang được ghi. Tùy cách bàn giao, có thể dùng tên khách, tên đơn vị hoặc mã phiếu kèm tên người tư vấn. Nếu khách đồng ý để được liên hệ lại, để một dòng đủ dài cho kênh và thông tin liên hệ đã chọn. Chẳng hạn, dùng nhãn “Kênh liên hệ” và một dòng ghi chi tiết để nhân viên có thể điền đúng thông tin khách cung cấp mà vẫn đọc lại được sau đó.
Vùng giữa dành cho sản phẩm khách quan tâm và yêu cầu cụ thể. Nếu gian hàng trưng nhiều biến thể, đặt ô mã mẫu trước phần ghi chú. Dùng tùy chọn đánh dấu cho những yêu cầu lặp lại như gửi tài liệu, kiểm quy cách hoặc xem thêm mẫu. Chừa một vùng viết liền cho kích thước, số lượng dự kiến hoặc chi tiết cần làm rõ. Khi khách hỏi hai món khác nhau, mỗi món nên có dòng riêng. Người xử lý sau đó cần biết ghi chú nào thuộc món nào.
Vùng cuối nên ghi được đầu việc, người phụ trách và thời điểm đã thống nhất nếu có. Một ghi chú như “gửi bản thông số của mẫu B” dễ bàn giao hơn “gửi thông tin”. Nếu nhân viên mới hẹn sẽ kiểm lại với bộ phận kỹ thuật, hãy ghi đúng việc cần kiểm. Để một chỗ đánh dấu “chờ khách bổ sung” khi tài liệu còn thiếu. Ô này giúp người tiếp nhận biết lúc mở phiếu họ có thể làm ngay hay cần chờ thêm một dữ liệu.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Tờ phiếu giấy có các ô điền thông tin và cây bút xanh. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels
Anh/chị có gian hàng đông, mỗi lượt trao đổi ngắn
Đưa các mục thường gặp lên đầu vùng ghi yêu cầu. Thử đọc từng lựa chọn trong lúc đứng cạnh sản phẩm, vì nhãn quá giống nhau sẽ làm người ghi phải dừng để phân biệt.
Đặt một vùng viết nhanh cạnh mã mẫu để ghi khác biệt quan trọng. Nếu dùng mã trên kệ, kiểm các mã đọc được từ vị trí nhân viên thường đứng.
Chuẩn bị chỗ đặt phiếu đã ghi. Hướng dẫn nhân viên chuyển phiếu cần xử lý gấp theo cùng một cách để người gom phiếu nhận ra ngay.
Anh/chị tư vấn kỹ hoặc bàn giao cho nhiều người sau hội chợ
Chừa dòng cho từng món và điều kiện sử dụng. Đặt phần “cần kiểm thêm” gần yêu cầu để người tiếp nhận thấy đâu là chi tiết còn mở.
Ghi rõ người tiếp nhận xử lý hoặc nhóm phụ trách. Nếu có nhiều đầu việc từ cùng cuộc gặp, ghi từng việc bên cạnh mã sản phẩm tương ứng.
Thử bàn giao một phiếu đã điền cho người chưa dự cuộc trao đổi. Nhờ họ đọc lại sản phẩm, yêu cầu và bước tiếp theo rồi sửa phần khiến họ phải hỏi lại.
Thử phiếu từ lúc ghi đến lúc bàn giao
Bàn bày nhiều món đồ nhỏ tại gian hàng. Nguồn: Pexels. Nguồn: Pexels
Chọn các tình huống thường gặp. Viết ra một lượt hỏi nhanh, một lượt hỏi nhiều món và một lượt cần hẹn gửi thêm. Dùng ba tình huống để chọn ô đánh dấu và vùng cần viết tay. Mỗi trường nên có một người sử dụng hoặc một quyết định cụ thể ở bước sau.
Điền mẫu ở đúng tư thế làm việc. Đặt phiếu lên bìa kê hoặc mặt bàn thật. Ghi một mã có nhiều ký tự và một yêu cầu có nhiều dòng. Kiểm khoảng để tay, vị trí mép giấy và khả năng đọc các ô khi người ghi đứng lệch sang một bên.
Kiểm khả năng đọc lại. Dùng bút sẽ mang đi hội chợ. Viết trong lúc một người nói như khách, sau đó đưa phiếu cho người khác đọc. Nếu ký tự dễ nhầm hoặc ghi chú tràn sang ô kế bên, tăng khoảng viết hoặc tách dòng.
Diễn thử quy trình gom và xử lý. Trộn phiếu của nhiều nhân viên, rồi cho người nhận tìm một trường hợp đã hẹn gửi mẫu. Chốt vị trí ghi người phụ trách và cách lưu phiếu đã xử lý. Nếu nhập lại vào hệ thống, đối chiếu thứ tự ô giấy với thứ tự trường cần nhập.
Khi cần in nhanh phiếu cho hội chợ, gửi PDF đúng khổ và ghi mặt sẽ dùng để viết. Nếu in cùng tờ rơi giới thiệu sản phẩm, đối chiếu mã và tên mẫu giữa hai ấn phẩm. Một tên gọi nhất quán giúp nhân viên ghi theo tài liệu khách đang cầm và giúp người xử lý tìm lại đúng mẫu sau sự kiện.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Ví dụ minh họa, một gian hàng trưng các mẫu túi giấy. Khách hỏi loại trên kệ, rồi muốn xem thêm một mẫu có quai khác. Phiếu nháp chỉ có một ô “Yêu cầu”, nên người tiếp nhận đọc được câu “gửi mẫu quai khác” nhưng chưa biết mẫu nào đã được khách xem. Nhóm dàn thêm hai dòng “Mã mẫu” và “Việc cần làm” đi theo từng món. Họ đặt ô người phụ trách ở cuối để biết ai sẽ gửi tài liệu, rồi thử bàn giao lại bằng một phiếu đã viết tay.
Về giới hạn áp dụng, một tờ phiếu ngắn phù hợp để giữ nội dung trao đổi và giao bước xử lý. Với yêu cầu có nhiều bản vẽ, ảnh hoặc tài liệu đính kèm, ghi mã tham chiếu trên phiếu và cất tài liệu theo cùng mã. Nếu phiếu có thông tin liên hệ, bố trí chỗ thu phiếu để nhân viên phụ trách dễ quản lý trong lúc gian hàng đông.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng ô đánh dấu hay dòng viết tay?
Dùng ô đánh dấu cho yêu cầu lặp lại và dùng dòng viết cho chi tiết thay đổi theo khách. Thử xem người nhận phiếu có đọc được cả lựa chọn lẫn ghi chú bổ sung trong một lượt không.
Có nên đặt phần ghi chú ở mặt sau?
Có thể nếu mặt trước có dòng báo còn nội dung ở mặt sau. Giữ mã phiếu ở nơi dễ nhận diện và kiểm cả hai mặt khi bàn giao hoặc nhập lại dữ liệu.
Một phiếu có thể ghi nhiều sản phẩm không?
Có thể nếu mỗi sản phẩm có mã và yêu cầu riêng. Khi nhiều món cần giao cho các nhóm khác nhau, tách đầu việc theo mã để từng nhóm biết chính xác phần phải xử lý.
Anh/chị cần in phiếu ghi yêu cầu khách tại hội chợ, hãy gửi danh sách trường cần điền và một mẫu đã ghi thử qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu bố cục.