Để giao ấn phẩm đến gian hàng hội chợ tại TP.HCM, hãy báo tên sự kiện, địa chỉ, sảnh, mã gian, cổng giao và khung giờ có người nhận. Xác nhận rõ người giao được vào tới gian hay sẽ bàn giao tại cổng hoặc khu tập kết. Dùng hướng dẫn của ban tổ chức cho đúng ngày và ca giao để chốt điểm hẹn.
Ghi địa chỉ ngoài đường và điểm bàn giao thành hai dòng
Người dùng máy dán băng keo niêm phong hộp. Nguồn: Pexels
Địa chỉ ngoài đường giúp người giao tới đúng khu tổ chức. Tên sảnh, dãy và mã gian giúp xác định vị trí cuối của ấn phẩm. Nếu một địa điểm tổ chức nhiều sự kiện, đặt tên hội chợ ở đầu tin nhắn và trên nhãn gói. Nếu thương hiệu có nhiều gian trong cùng sự kiện, dùng mã gian để phân biệt thay vì chỉ viết tên thương hiệu.
Hỏi đội phụ trách xem cổng nào được dùng vào đúng khung giờ dự kiến. Chỉ dẫn cho khách tham quan có thể khác chỉ dẫn cho chuyến giao. Khi có sơ đồ, khoanh cổng hoặc điểm tập kết, đánh dấu sảnh và ghi tên điểm hẹn đúng như trên hướng dẫn. Người giao cần một tên có thể đọc lại khi hỏi ở chốt tiếp nhận, cùng một vị trí mà người ra nhận tìm được.
Nếu phát sinh bước chuyển tay ở cổng, giữ mã gian trên gói và chốt người mang hàng vào. Người nhận cần biết khối lượng công việc sau khi nhận, chẳng hạn gói nào phải đưa lên quầy trước và gói nào để ở nơi tập kết nội bộ. Khi số gói nhiều hơn khả năng mang một lượt, bố trí người hoặc phương tiện chuyển tiếp theo quy định của sự kiện.
Bạn thuộc nhóm nào thì làm gì
Chồng giấy trắng trên nền vải. Nguồn: Pexels
Anh/chị phụ trách gian hàng và có mặt tại hội chợ
Lấy hướng dẫn vào cổng từ ban tổ chức, kiểm tên cổng, khung tiếp nhận và thủ tục cần làm nếu có.
Chỉ định người có thể rời gian để nhận. Báo cho họ tên món, số gói và thứ tự cần chuyển vào gian.
Chốt giờ ấn phẩm phải có trên quầy, tính cả thời gian từ cổng tới gian và thời gian mở, chia xấp.
Anh/chị đặt in từ xa và giao cho đội gian hàng nhận
Gửi một bản thông tin chung cho xưởng, người thực hiện chuyến giao và đầu mối nhận. Dùng cùng tên cổng, sảnh và mã gian.
Ghi ai được quyền đổi điểm hẹn và ai nhận thay khi người chính bận. Kiểm người nhận thay có đủ thông tin để ra đúng chỗ.
Yêu cầu xác nhận khi gói đã bàn giao và khi phần ưu tiên đã tới gian nếu hai mốc này phục vụ hai việc khác nhau.
Làm thế nào để chốt một chuyến giao cho gian hàng?
Tem nhãn dán trên hộp carton vận chuyển. Nguồn: Pexels
Lấy mốc sử dụng làm căn cứ. Ghi trước giờ đội cần có hàng tại gian. Hỏi người nhận mất công đoạn nào từ lúc ra đón, mang hàng vào đến lúc đặt tài liệu lên kệ. Thống nhất khung giao sau khi đối chiếu các bước đó và lịch tiếp nhận của địa điểm.
Xác nhận điều kiện vào tại thời điểm giao. Hỏi rõ giao ở cổng hay vào sảnh, cần đăng ký hoặc thẻ gì nếu có và ai hỗ trợ việc đó. Nếu có hai hướng dẫn dành cho ca dựng gian và ca mở cửa, lưu đúng bản áp dụng cho chuyến đang chuẩn bị.
Chia gói theo nơi sử dụng trong gian. Ghi tên sự kiện, mã gian, tên món và số thứ tự kiện khi có nhiều gói. Nếu cần mở ngay một gói, đánh dấu rõ ở bên ngoài. Với gói dự phòng, ghi vị trí lưu để người nhận biết nên chuyển về đâu sau khi vào sảnh.
Kiểm bàn giao theo từng chặng. Ở điểm hẹn, đọc lại mã gian và đếm số gói. Sau khi chuyển vào trong, kiểm gói ưu tiên đã tới đúng quầy. Nếu cổng thay đổi, cập nhật cho cả người giao và người ra đón trước khi họ tiếp tục di chuyển.
Khi đặt in nhanh cho hội chợ, gửi trước yêu cầu chia gói và mốc cần bàn giao để xưởng kiểm phương án. Nếu đội gian hàng tự bố trí người lấy, dùng thông tin xưởng in nhanh Tân Phú để xác định điểm xuất phát và tính cả chặng từ cổng vào gian.
Ví dụ thực tế và giới hạn áp dụng
Một tình huống thường gặp là gian cần brochure ở bàn tư vấn và tờ thông tin ở kệ tự lấy. Ban tổ chức hướng dẫn giao tại cổng nhận hàng. Đội gian hàng cử một người ra cổng, kiểm mã gian và số gói, rồi mang hai nhóm vào đúng vị trí ghi trên nhãn. Người đứng quầy biết brochure đã có thể phát khi người nhận xác nhận gói đã tới bàn.
Về giới hạn áp dụng, địa chỉ và mã gian đủ để chỉ đích cuối, còn việc đưa hàng vào sảnh phụ thuộc quy định tại sự kiện. Khi địa điểm giới hạn phương tiện, yêu cầu người có thẻ hoặc thay đổi cổng theo ca, cần có người tại chỗ xác nhận và nhận ở điểm được phép. Mốc giao tới cổng chỉ dùng để hẹn ra đón nếu đội còn phải tự chuyển hàng vào gian.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ gửi tên hội chợ và mã gian có đủ để giao không?
Nên gửi thêm địa chỉ, tên sảnh, điểm hẹn và người nhận. Mã gian giúp tìm đúng điểm cuối, còn người giao cần biết cổng có thể tiếp cận trong khung đã hẹn.
Nếu người giao không được vào trong thì cần chuẩn bị gì?
Chốt điểm bàn giao được phép và cử người ra nhận. Giữ mã gian trên mọi gói, báo trước số kiện và chuẩn bị cách chuyển vào trong để tránh phải để hàng chờ ở cổng.
Đổi cổng ngay trong ngày nên báo lại thông tin nào?
Báo tên cổng mới, khung giờ và người ra đón. Nếu gửi sơ đồ, khoanh điểm mới và xác nhận cả hai bên đã đọc. Nếu dự kiến tới trễ hơn, báo lại đội đang chờ ấn phẩm trong gian.
Anh/chị cần giao ấn phẩm tới gian hội chợ, hãy gửi địa chỉ, mã gian, cổng và khung nhận qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ đối chiếu phương án bàn giao.