Trên tem cà phê, hãy đặt ngày rang và mã mẻ cạnh nhau, mỗi trường có tên rõ ràng và lấy từ cùng một hồ sơ mẻ đã duyệt. Ngày rang cho biết thời điểm rang, còn mã mẻ giúp tìm đúng bản ghi khi cần kiểm tra một túi. Quy trình cần giữ được mối liên kết này từ lúc bàn giao dữ liệu đến lúc dán tem lên túi.
Phân biệt ngày rang, ngày đóng gói và mã mẻ
Ngày rang được lấy từ bản ghi rang. Nếu cơ sở còn theo dõi ngày đóng gói, lưu ở trường riêng. Một mẻ có thể được đóng vào nhiều lượt, nên lấy ngày ở bàn đóng gói để thay cho ngày rang dễ làm mất thông tin gốc. Trên tem, dùng tên trường đúng với nội dung đã duyệt để người mua đọc ngày và nhân viên đối chiếu được với hồ sơ.
Mã mẻ nên dẫn về đúng bản ghi mà cơ sở dùng để tra cứu. Hai mẻ rang trong cùng ngày có thể cùng ngày rang nhưng cần mã riêng nếu hồ sơ theo dõi chúng riêng. Một mã có thể kết hợp chữ và số theo quy ước nội bộ. Nếu trong bảng dữ liệu có số ở đầu mã, hãy lưu mã dưới dạng văn bản để khi mở hoặc xuất bảng, các ký tự đó vẫn được giữ nguyên.
Khi chuẩn bị tem nhãn thực phẩm đóng gói cho nhiều quy cách cà phê, ghi rõ mã sản phẩm và mã mẻ trong dữ liệu. Mã sản phẩm giúp người soạn xác định đúng loại và quy cách túi. Mã mẻ giúp tìm hồ sơ của lần rang hoặc nhóm sản xuất đã quy định. Hai trường này thuận tiện cho hai bước kiểm khác nhau tại bàn đóng gói.
Chọn cách in phù hợp với tần suất thay mẻ
In tem riêng theo từng mẻ đã chốt
Có thể dùng khi ngày rang, mã mẻ và số tem cần cho từng quy cách đã rõ. Mỗi nhóm tem nên có nhãn nhận diện ở phần bao gói hoặc phiếu kèm theo để nhân viên lấy đúng. Khi một mẻ chia vào nhiều khổ túi, mã mẻ có thể giống nhau theo hồ sơ, còn tên sản phẩm và quy cách tem cần được đối chiếu trước khi chia nhóm.
Giữ tem chính và bổ sung nhãn thông tin mẻ
Phương án này phù hợp khi mẫu nhận diện ổn định còn dữ liệu mẻ thay đổi liên tục. Xác định trước vị trí nhãn mẻ trên túi để người đọc tìm nhanh và để nhân viên có đủ chỗ miết. Thử kiểm một túi thành phẩm từ góc thường cầm. Ngày và mã nên đọc được cùng nhau, nhất là khi tem chính có nhiều thông tin hoặc túi có nếp gập.
In dữ liệu thay đổi khi có nhiều nhóm tem
Với in dữ liệu biến đổi, có thể dùng chung một bố cục và thay ngày, mã hoặc các trường đã thống nhất theo từng bản ghi. Khi bàn giao, ghi rõ mỗi dòng dữ liệu đại diện cho một tem hay cho một nhóm tem có số lượng riêng. Thống nhất cách chia tờ hoặc gói theo thứ tự để người nhận đối chiếu nhanh với bảng gốc.
Cách lập bảng dữ liệu và kiểm trước khi dán
Đặt mỗi nhóm tem trên một dòng. Các trường có thể gồm mã sản phẩm, quy cách túi, ngày rang, mã mẻ, số tem và ghi chú. Nếu cùng mẻ có hai quy cách, tách hai dòng để người kiểm đếm và chia tem đúng.
Giữ một định dạng hiển thị cho ngày. Dùng định dạng đã thống nhất trong thiết kế. Kiểm tra bản xuất từ bảng vì phần mềm có thể tự đổi cách hiển thị ngày hoặc bỏ ký tự đầu của mã.
Duyệt mẫu tại điểm đổi mẻ. So bản ghi cuối của nhóm trước và bản ghi đầu của nhóm sau. Đây là chỗ dễ phát hiện cột bị lệch hoặc tên sản phẩm đi với ngày của nhóm khác.
Đối chiếu ở bàn đóng gói. Trước khi chuyển mẻ, dọn nhóm tem cũ khỏi bàn. Kiểm túi đầu tiên của nhóm mới bằng bản ghi gốc, sau đó rà thêm tại thời điểm đổi người hoặc bổ sung tem.
Lưu mốc để tra cứu. Giữ phiên bản bảng đã dùng và một ảnh mẫu túi hoàn thiện. Khi nhận yêu cầu tra cứu, dùng mã đọc trên túi để tìm hồ sơ mẻ.
Ví dụ, một cơ sở rang hai mẻ cùng ngày, trong đó chỉ một mẻ được chia vào hai khổ túi. Nhân viên cần giữ nguyên ngày rang cho cả hai mẻ nhưng lấy đúng mã theo hồ sơ và đúng khổ tem cho từng túi. Khi gửi yêu cầu in tem nhãn decal, cơ sở gửi bảng đã duyệt cùng bản thiết kế, chỉ rõ điểm chuyển giữa các nhóm để dễ kiểm khi nhận tem.
Câu hỏi thường gặp
Hai mẻ rang cùng ngày có dùng chung mã được không?
Nếu hồ sơ cần truy riêng từng mẻ, hãy dùng mã riêng theo quy ước của cơ sở. Ngày giống nhau vẫn có thể hiển thị trên cả hai tem. Kiểm một túi mẫu của mỗi mẻ để chắc rằng mã tìm về đúng bản ghi.
Cùng một mẻ chia nhiều khổ túi thì phải đổi mã mẻ không?
Có thể giữ mã mẻ nếu các túi thuộc cùng bản ghi rang theo cách cơ sở theo dõi. Giữ trường quy cách túi riêng để phân biệt các nhóm tem và đối chiếu số lượng ở bàn đóng gói.
Nếu dùng mã QR, có nên in ngày và mã mẻ bằng chữ không?
Phần chữ giúp kiểm nhanh tại quầy và thuận tiện khi chưa quét được. Nếu mã QR dẫn tới dữ liệu về mẻ, thử quét trên túi thật và so nội dung hiện ra với ngày, mã in bên cạnh.
Gửi mẫu túi, bố cục tem và bảng ngày rang, mã mẻ qua Zalo 0985 342 439 để Phước Lộc Thọ xem cách bố trí và chia nhóm tem.